AI Governance e Sicurezza
Governata da voi.
Protetta da noi.
I dati sono in Unione Europea e non addestrano nessun modello. Le azioni importanti aspettano il sì di una persona.
Da 10 anni in produzione dove i dati sono sensibili: banche, ospedali, pubblica amministrazione, utility e identità digitale.
Perché adesso
L'AI è già entrata. Dalla porta sul retro.
Nei vostri uffici c'è già chi incolla un listino in ChatGPT, da un account personale. Nessuna regola lo disciplina e non resta traccia.
Oggi, senza regole
- Account personali, scelti uno per unonessuno li ha valutati
- Nessuna regola per l'AIogni persona decide da sola cosa è accettabile
- Il controllo arriva a cose fattel'offerta è già partita
- Nessuna traccia di cosa è successol'audit parte da zero
- Chi se ne va porta via tuttoaccount suo, cronologia sua
Con Userbot
- Un'area di lavoro sola, la vostrai vostri domini email, i vostri gruppi di persone
- Regole scritte da voi, in italianoe valgono anche per Agenti e Workflow
- Le azioni importanti si fermano primal'Agente chiede, una persona decide
- Novanta giorni di Registro di auditchi ha fatto che cosa, e quando
- Chi se ne va lascia tutto quiaccesso e chiavi API si revocano, le integrazioni si scollegano
Sicurezza dei dati
Server in Unione Europea. Contratto con un fornitore italiano.
I dati sono su server in Unione Europea, con infrastruttura certificata ISO/IEC 27001. Sono cifrati e le password non si possono rileggere, nemmeno da noi.
- GDPRvoi titolari, noi responsabili
- ISO 27001infrastruttura certificata
- Dati in UEserver in Unione Europea
- DORA art. 30diritto di audit e strategia di uscita
Certificazioni, contratti e documenti per la due diligence: tutto nel Trust center
Regole e Approvazioni
Si scrivono in italiano. E l'AI si ferma prima.
Una Regola ha due parti. Le linee guida orientano l'AI, che può interpretarle; ciò che richiede approvazione la ferma, e chi sta chattando lo vede.
- Con le parole di tutti i giorni.Scrivete «sconti oltre il 15%» o «rimborsi oltre 500 €»: l'offerta con il 18% aspetta l'ok della direzione commerciale. «Operazioni rilevanti» no: non definisce niente, e la Regola finisce per fermare troppo o per non fermare nulla. Solo l'elenco di cosa richiede approvazione è un vincolo: il compito non parte senza un sì.
- Per un gruppo di persone, una persona o tutta l'area di lavoro.Il commerciale ha il suo listino, il supporto la sua procedura di rimborso. Chi rientra in più Regole le rispetta tutte.
- Le scrive solo l'Admin.Regole e Approvazioni sono il suo compito e non si possono delegare a nessun altro ruolo. La richiesta di approvazione arriva a un Admin o alla persona che indicate. Ogni modifica finisce nel Registro di audit.
Ruoli e permessi
Tre ruoli. E un permesso per ogni cosa.
Il ruolo dice cosa una persona può configurare. Il permesso dice chi vede e chi modifica ogni cartella, Agente, Workflow o Mini App.
- MembroNel menu del prodotto compare come Member. Usa la Chat e gli Agenti, cerca nei documenti dell'azienda, scrive testi. Modelli, Regole e costi non li tocca.
- EditorCostruisce Agenti, Skill (istruzioni che l'AI richiama da sola quando servono), Workflow e Mini App, e decide chi può usare quello che ha creato. Le Regole restano all'Admin.
- AdminSceglie modelli, funzionalità, integrazioni, Regole e costi, e legge il Registro di audit. Ha tutti i permessi di amministrazione. È Proprietario di tutto ciò che si può condividere, cartelle private comprese, ma le chat private dei colleghi non le legge.
- Privato, finché non decidete voi.Una conversazione, la sua memoria e i suoi file sono di chi li ha creati. Cartelle, Agenti e Workflow nascono riservati e si aprono a un gruppo di persone o a tutta l'area di lavoro. Ogni cosa condivisa ha tre permessi: Proprietario, Editor e Visualizzatore, che può solo leggere quella cosa; con più permessi vale il più alto. I ruoli dell'area di lavoro sono invece tre e nessuno è di sola lettura. Ogni cambio resta scritto.
Il registro
Chi ha cambiato cosa. E cosa non registriamo.
Il Registro di audit annota chi ha cambiato cosa nell'area di lavoro, e quando. Gli eventi restano consultabili per novanta giorni, poi si eliminano da soli.
Cosa resta scritto
- Gli accessi, riusciti e fallitiCon indirizzo IP e browser. Negli altri eventi questi due dati restano vuoti: meglio saperlo prima di cercarli altrove.
- Membri e ruoliInviti, cambi di ruolo (con il prima e il dopo), uscite. E ogni permesso che cambia, uno per uno.
- Integrazioni, chiavi API, Agenti e Mini AppIntegrazioni collegate e scollegate, chiavi API create e revocate, Agenti creati ed eliminati, Mini App pubblicate. E ogni download di un file caricato da un collega.
- Le impostazioni che cambiateQuelle dell'area di lavoro, con l'elenco dei campi cambiati, e quelle dei prodotti. Anche l'accesso di un nostro tecnico, quando lo autorizzate voi.
Il registro non si spegne, nemmeno in parte, e vale anche per chi amministra.
Cosa il registro non legge
- Il contenuto delle conversazioniIl registro dice chi ha fatto cosa, non cosa si sono detti. Le chat di una persona restano sue finché non decide di condividerle.
- La lettura di un documentoSe qualcuno scarica il file di un collega resta scritto, se lo legge no. Meglio dirlo al revisore prima che lo chieda.
- Le conversazioni con i clientiQui il contenuto si vede, ed è voluto: nel Customer Service chi supervisiona vede tutte le conversazioni, perché sono con persone fuori dall'azienda.
- Un ruolo di sola letturaUn ruolo Auditor non esiste. Il permesso «Vedere il registro di audit» si dà a un ruolo, non a una persona: dandolo al ruolo Editor lo leggono tutti gli Editor, revisore compreso, senza renderlo Admin.
Il vostro schema di audit chiede una riga che qui manca? Ditecelo alla demo: la cerchiamo insieme sul registro vero.
Fin dove arriva
L'AI vede quanto vedete voi. Niente di più.
Collegando Google Drive o OneDrive, l'AI non legge le cartelle di tutti. Usa l'account di chi la usa e arriva solo dove arriva già quella persona.
- Personale, di serie.Vale solo per chi l'ha autorizzata e gli altri non la vedono. Non supera i permessi che l'account ha già: la stessa domanda, fatta da due colleghi, può avere due risposte diverse.
- Condivisa, se la scegliete.Una sola connessione per tutti quelli che usano quell'Agente, limitata alle azioni che avete selezionato. La autorizza solo chi ne ha il permesso.
- Un Agente può solo restringere.Può usare meno di quello che l'area di lavoro consente. Non può inventarsi un accesso che nessuno gli ha dato. Le integrazioni hanno una pagina dedicata.
- La ricerca resta nell'area di lavoro.Per restringerla ancora, collegate una cartella alla conversazione: la ricerca resta dentro quella cartella. Ne parla la pagina sulla Conoscenza aziendale.
Da parte nostra
Un nostro tecnico può entrare? Solo se lo autorizzate voi.
Nella vostra area di lavoro nessuno di noi entra senza il vostro permesso. E quando lo date, l'accesso compare nel vostro Registro di audit.
- Il sì lo date voi, ogni volta.Un accesso permanente di assistenza non esiste. Senza la vostra autorizzazione l'area di lavoro è chiusa anche a noi.
- E resta scritto.Chi, che cosa e quando, come ogni altra azione. E nessuno può toglierlo, nemmeno noi. Il Registro di audit.
- Solo quello che serve.La regola che chiedete ai vostri colleghi vale anche per i nostri: chi lavora alla vostra richiesta vede quello che serve per lavorarci, niente di più.
- Chi firma, e in che vesteLa società che firma il contratto è Neuraltech S.r.l. (Userbot), del Gruppo Smeup. Sui dati che passano dalla piattaforma voi siete titolari e noi responsabili ai sensi dell'art. 28 del GDPR: il DPA (il contratto sul trattamento dei dati) e il resto della documentazione sono nel Trust center.
Sub-responsabili
Chi tratta i vostri dati, oltre a noi. Nomi, non categorie.
I principali hanno due compiti: due ospitano la piattaforma, tre portano le domande ai modelli e ricevono solo quello che serve per rispondere. L'elenco completo è nell'Appendice C delle Condizioni di servizio.
| Sub-responsabile | A cosa serve | Dove |
|---|---|---|
| OVH | Ospita l’infrastruttura della piattaforma | Unione Europea |
| AWS | Ospita l’infrastruttura della piattaforma | Unione Europea |
| Microsoft Azure | Porta le richieste ai modelli | Modelli serviti in Unione Europea |
| Amazon Bedrock | Porta le richieste ai modelli | Modelli serviti in Unione Europea |
| Eden AI | Porta le richieste ai modelli | Modelli serviti in Unione Europea |
I due che ospitano la piattaforma, OVH e AWS, tengono la base dati, l'archivio dei file e l'indice di ricerca, su dischi cifrati. Gli altri tre, Microsoft Azure, Amazon Bedrock ed Eden AI, ricevono solo il messaggio, la parte utile della conversazione, i passaggi trovati nei documenti e le istruzioni, mai l'archivio dei documenti. Nessuno dei tre conserva i contenuti, e ognuno ha firmato una clausola che vieta di usarli per addestrare i modelli. Restano fuori dalla tabella le app che collegate voi, come Google Drive o OneDrive: non sono nostre sub-responsabili. Le autorizzate voi, e l'AI le usa con l'account di chi sta lavorando (le integrazioni). L'elenco contrattuale, con ragione sociale, paese e finalità, e il preavviso se l'elenco cambia si allegano al DPA: la documentazione è nel Trust center.
Documentazione
I documenti che vi chiederanno. Già pronti.
AI Act
Cosa tocca a noi e cosa a voi, obbligo per obbligo, con le scadenze.
LeggiTrust center
Il contratto sul trattamento dei dati (DPA), l'elenco dei fornitori, i livelli di servizio (SLA), la gestione degli incidenti e l'uscita.
ApriCosa succede ai dati
La pagina della documentazione per chi deve autorizzare Userbot: dove sono i dati, cifratura, cancellazioni.
LeggiStato del servizio
Disponibilità e storico, pubblici e senza login: è l'indirizzo da dare al vostro supporto IT.
Controlla
Prima che le chiediate a noi
Le domande che arrivano sempre.
I nostri documenti finiscono nell'addestramento dei modelli?
No. Le domande arrivano ai modelli di OpenAI, Anthropic, Google e Mistral passando da Microsoft Azure, Amazon Bedrock ed Eden AI. Nessuno di loro conserva i contenuti, nemmeno per controllare gli abusi, e ognuno ha firmato una clausola che vieta di usarli per addestrare. Ogni modello riporta nel selettore l'indicazione EU quando è ospitato nell'Unione europea. Al modello arriva solo quello che serve per rispondere: il messaggio, la parte utile della conversazione, i passaggi trovati nei documenti e le istruzioni. Fa eccezione un modello vostro, collegato con un indirizzo (endpoint) e una chiave vostri: valgono le condizioni del fornitore di quel modello. I contratti sono nel Trust center, il catalogo dei modelli è qui.Dove sono fisicamente i dati, e cosa resta dopo una cancellazione?
In Unione Europea, su OVH e AWS, in tre depositi: la base dati (conversazioni, impostazioni, registro di audit), l'archivio dei file e l'indice di ricerca. L'indice conserva anche il testo dei passaggi, oltre alla sua forma numerica (una rappresentazione matematica del significato, che serve a cercare), perché il testo serve a mostrarvi da dove viene una risposta. Cosa resta dopo una cancellazione dipende da cosa eliminate. Un documento sparisce subito dal prodotto, con il file originale, l'anteprima e i passaggi nell'indice, e non c'è un cestino. Una conversazione sparisce dagli elenchi, ma i suoi messaggi restano sul server finché non li rimuove la Conservazione dati impostata da chi amministra: con «Per sempre» restano. Quanto durano le copie di backup dopo una cancellazione non è scritto nella documentazione pubblica: chiedetelo per iscritto a privacy@userbot.ai. Il resto è nel Trust center.Come sono cifrati i dati, e chi tiene le chiavi?
I dischi sono cifrati e il traffico viaggia su HTTPS. Chi custodisce le chiavi di cifratura dei dischi non è scritto nella documentazione pubblica: chiedetelo per iscritto a privacy@userbot.ai. Le altre chiavi funzionano così. Le password sono conservate in una forma che nessuno può rileggere, e la chiave privata di una passkey non lascia mai il vostro dispositivo. Le chiavi dei modelli e delle integrazioni restano sul server: nel browser non passano mai. Una chiave API si vede una volta sola, quando la create; poi non la può leggere più nessuno, nemmeno noi. Ogni area di lavoro è separata da quelle degli altri clienti, e una Mini App gira in uno spazio isolato.Chi amministra può leggere le chat dei dipendenti?
No. Una conversazione è di chi l'ha aperta, e nessuna schermata di amministrazione la mostra finché quella persona non la condivide. Lo stesso vale per la memoria, cioè quello che l'AI ricorda di ogni persona: ruolo, preferenze, progetti. Chi amministra è però Proprietario di tutto ciò che si può condividere, cartelle private comprese: conviene dirlo alle persone, perché una cartella privata serve a non perdere il lavoro di chi se ne va, non a nasconderlo. Fa eccezione il Customer Service: lì le conversazioni sono con i clienti, e chi supervisiona le vede tutte.Possiamo dare a un revisore il solo accesso in lettura?
No, non per il registro. Un ruolo Auditor di sola lettura non esiste: i ruoli sono tre, Membro, Editor e Admin, nessuno è di sola lettura e per ognuno si scelgono i permessi. Il Visualizzatore vale solo su una singola cosa condivisa. Il permesso «Vedere il registro di audit» si dà a un ruolo, non a una persona: dandolo al ruolo Editor, il revisore legge il registro senza diventare Admin. Il permesso però vale per tutti gli Editor, e il revisore avrebbe anche i permessi di un Editor, come condividere Agenti con un gruppo o creare integrazioni. Ogni cambio di ruolo finisce nel registro, con il ruolo di prima e quello di dopo.Cosa succede quando una persona lascia l'azienda?
Perde l'accesso appena la togliete dai Membri, e le sue chiavi API sono revocate. Poi, nel Registro di audit, filtrate per il suo nome e controllate due cose: le integrazioni che aveva collegato e i file dei colleghi che ha scaricato. Le integrazioni si scollegano. Le sue conversazioni e le sue cartelle restano nell'area di lavoro, perché chi amministra ne è Proprietario: meglio spiegarlo alle persone il primo giorno, non l'ultimo.Per l'AI Act cosa tocca a voi e cosa tocca a noi?
A voi spetta decidere il livello di rischio, perché dipende da cosa fate fare all'Agente: nessuna piattaforma può deciderlo al posto di chi la usa. Noi vi diamo gli strumenti per gestirlo (la supervisione umana con Regole e Approvazioni, la tracciabilità del Registro di audit, la trasparenza verso chi parla con un Agente) e i documenti contrattuali. Cosa tocca a Neuraltech (la società dietro Userbot) come fornitore e cosa alla vostra azienda come utilizzatore (nell'AI Act, deployer), riga per riga e con le scadenze, è nella pagina AI Act.Con quali metodi si entra, e possiamo togliere il link via email?
Con passkey (il gesto che sblocca il dispositivo), SSO Google e Microsoft (l'accesso con l'account aziendale), password o link via email. Sì, il link via email si spegne per tutta l'area di lavoro, se la vostra politica aziendale non lo ammette. Due cose le diciamo subito, perché il questionario le chiede: la verifica in due passaggi non c'è (il fattore forte è la passkey), e l'SSO incluso in tutti i piani è OIDC con Google e Microsoft, non SAML. L'SSO verso un vostro provider aziendale (Keycloak e simili) è sul piano Enterprise. Ogni sessione dura trenta giorni. Ogni persona le chiude una per una dal proprio profilo: non c'è un comando per chiuderle tutte insieme, ma cambiando la password si chiudono tutte le altre.Chiunque abbia una mail aziendale può registrarsi da solo?
Solo se avete rivendicato il dominio, e potete non farlo. Rivendicarlo vuol dire dimostrare che è vostro con un record TXT nel DNS, una riga da aggiungere alla configurazione del dominio: da quel momento chi ha un indirizzo del vostro dominio entra senza invito, come Membro, e conta come utente del piano Pro, quindi lo vedete anche in fattura. Se non lo volete, l'ingresso per dominio si spegne e si entra solo su invito. In tutti e due i casi gli accessi, riusciti e falliti, finiscono nel Registro di audit con indirizzo IP e browser.Possiamo limitare da quali reti si entra?
Sì. Indicate gli indirizzi o gli intervalli da cui si può entrare, e da fuori l'area di lavoro risponde «Rete non autorizzata», anche alle chiamate fatte con una chiave API. Due limiti da conoscere: funziona solo su IPv4, quindi chi si collega in IPv6 viene rifiutato anche se è in ufficio, e chi è fuori dagli intervalli riesce comunque ad accedere con le sue credenziali, ma poi trova «Rete non autorizzata» al posto dell'area di lavoro. Il filtro non ferma neppure le attività programmate. Dalle stesse impostazioni di sicurezza scegliete dopo quanti mesi scadono le nuove chiavi API, e ogni modifica finisce nel Registro di audit.Cosa succede ai nostri dati quando il rapporto con voi finisce?
A fine rapporto cancelliamo i dati entro trenta giorni e, se lo chiedete, rilasciamo un attestato. Nel prodotto le eliminazioni non hanno un cestino: un documento eliminato sparisce subito, con la sua copia nell'indice. Le conversazioni scadono da sole dopo 30, 90, 180 o 365 giorni se l'area di lavoro imposta la Conservazione dati; senza, restano per sempre, e la pulizia parte quando qualcuno apre l'elenco delle conversazioni. Potete verificarlo già nell'area di prova: caricate un documento di prova, eliminatelo e cercatelo. Quanto durano le copie di backup dopo una cancellazione non è scritto nella documentazione pubblica: chiedetelo per iscritto a privacy@userbot.ai.Possiamo valutarvi senza metterci dentro dati veri?
Sì, e non serve un ambiente speciale. Ogni area di lavoro è già separata dalle altre, quindi quella di prova è isolata come sarà quella definitiva, con gli stessi controlli: passkey o SSO, reti autorizzate, durata delle conversazioni, Registro di audit. Alla fine eliminate i documenti, oppure l'intera area di lavoro: non c'è un cestino e il supporto non recupera nulla. Se la vostra politica aziendale vieta comunque documenti veri su un servizio non ancora approvato, usate documenti che potreste mostrare a chiunque: Regole, Approvazioni, permessi e registro si vedono lo stesso.Fate test di sicurezza? E se succede un incidente?
Sì. Una volta all'anno un'azienda esterna fa un penetration test sulla piattaforma, cioè prova a forzarla come farebbe un attaccante. Il report si condivide sotto NDA, e potete chiederlo anche prima di firmare. Se un incidente di sicurezza vi riguarda, vi avvisiamo entro ventiquattro ore. Lo stato del servizio, con lo storico, è pubblico e senza login su status.userbot.ai: è l'indirizzo da dare al vostro supporto IT. Per il report, per segnalare una vulnerabilità o per il DPA scrivete a privacy@userbot.ai.Siamo un soggetto vigilato: come vi collochiamo rispetto a DORA?
Sì, in buona parte. Quello che DORA vi chiede di verificare su un fornitore ICT (di tecnologie dell'informazione e della comunicazione) è già in questa pagina: dove sono i dati (in Unione Europea), chi li tratta oltre a noi (i sub-responsabili, con il nome), come si revocano accessi e chiavi, e chi ha fatto cosa (il Registro di audit, che non si spegne). Sui punti contrattuali dell'articolo 30 la risposta è sì, per iscritto: diritto di audit, cooperazione con la vostra autorità di vigilanza e una strategia di uscita concordata. La formulazione si scrive sul vostro schema, in una chiamata a cui conviene portare anche il vostro ufficio legale.
Osservatorio Adozione AI
A che punto è la vostra azienda con l'AI?
Scoprite il vostro AI Adoption Index: un punteggio da 0 a 100 su cinque dimensioni, con i prossimi passi su misura. Bastano due minuti.
Chi c'è dietro
Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.
- Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
- GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
- 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione
Portate chi deve firmare
Mezz'ora per la prima Regola.
Sul vostro caso.
Scriviamo insieme la Regola, la guardiamo fermare un'azione e poi cerchiamo la riga nel Registro di audit.