Chiedete la clausola.
Leggete il passaggio.
Fate la domanda in italiano e Userbot cerca nei vostri contratti. La valutazione resta a voi: non è consulenza legale.
- Il passaggio citato, sempre
- Le scansioni firmate si cercano
- Dati in Unione Europea
- Parte del Gruppo Smeup
Dal 2017 portiamo l'AI in produzione, nelle aziende e nella PA italiana.
Il problema
La domanda è breve. La risposta è a pagina quaranta.
Alle sei di sera l'ufficio acquisti chiede se con Beta si paga a sessanta giorni.
Risponde la Conoscenza aziendale, con il passaggio del contratto.
- La stessa domanda, da tre reparti diversie ogni volta si riapre lo stesso contratto
- Chi ha fretta risponde a memoriae la memoria di un contratto di tre anni fa è un'approssimazione
- I contratti firmati sono scansioniquindi la ricerca del computer non trova le parole al loro interno
- Le cartelle si chiamano «def», «def2», «NUOVO»e la versione buona la sa una persona sola
- Aprire l'archivio a tutti non si puòquindi resta chiuso, e ogni domanda passa da voi
- Si chiede come si chiederebbe a un collegasenza sintassi né operatori di ricerca
- La risposta porta il passaggio citatosi apre e si controlla prima di girarla a chi ha chiesto
- Le scansioni passano dall'OCRil riconoscimento del testo nelle immagini; se un file non entra, resta segnato in errore
- Se la risposta non c'è, lo diceinvece di riempire il vuoto con una clausola plausibile
- Ognuno cerca con il proprio accountl'archivio si apre una cartella alla volta
Come funziona
Cerca nei file. Cita il passaggio.
La Conoscenza aziendale è la funzione di Userbot che cerca nei vostri documenti. Qui la vedete in cinque schermate.
Una domanda in italiano.
Si chiede quello che si vuole sapere, senza indovinare la parola che compare nel file. La ricerca guarda dove scegliete: nei file caricati in Libreria, l’archivio dei file dell’area di lavoro, oppure nelle fonti collegate, come OneDrive e Outlook. E ogni risposta dice da quale documento arriva.
Il contenzioso resta riservato.
Contratti di fornitura e contenzioso sono cartelle separate. L’accesso si autorizza una cartella alla volta: agli acquisti i contratti di fornitura, all’ufficio legale anche il contenzioso. Userbot cerca solo dove quella persona è già autorizzata a guardare.
Ogni frase porta il suo documento.
La fonte si apre sul passaggio esatto, con il nome del file e la data. Così il testo su cui si risponde è già davanti. Un esempio? Prima di scrivere alla controparte sul tetto di responsabilità, un avvocato interno apre la fonte e legge la clausola del contratto quadro.
Dice anche cosa non è entrato.
Ogni file mostra a che punto è mentre viene preparato, scansioni comprese: il testo lo estrae l’OCR. Se un file supera la dimensione massima del caricamento, resta segnato in errore e non sparisce come se non esistesse. Per esempio, l’archivio contratti 2015-2019 è troppo grande: risulta in errore, e chi lo ha caricato sa subito che quei contratti sono fuori.
Vede ciò che vede chi chiede.
La ricerca gira con l’account di chi sta chiedendo. Le cartelle che una persona non può aprire restano fuori dai suoi risultati, senza modo di aggirarlo. Per esempio, un responsabile acquisti cerca le condizioni di Beta e trova i contratti di fornitura, mentre il contenzioso resta fuori.
Ricerca e citazione
Quattordici file. Una domanda sola.
Alla domanda «a quali fornitori abbiamo concesso il recesso a novanta giorni?» Userbot risponde citando il passaggio di ogni file, senza aprirli uno a uno.
- Il passaggio, oltre al file.Sotto ogni risposta ci sono il file da cui è tratta e il passaggio citato. Si apre, si legge, e solo dopo si gira la risposta a chi l'ha chiesta.
- Anche le scansioni firmate.L'OCR estrae il testo, e da lì quel PDF si cerca e si cita come uno nato digitale. È la parte di archivio che una ricerca senza OCR non trova. Per esempio, la fornitura servizi del 2021 è una scansione firmata, e compare nella risposta con il suo passaggio.
- Parole diverse, stessa clausola.Prima di cercare, la domanda viene riscritta in più varianti. Poi si cerca sia per significato sia per parola esatta. Così la ricerca trova la clausola anche quando il contratto la scrive con parole diverse da quelle della domanda.
- Il contratto e le email, insieme.Lo scambio con la controparte entra nella stessa risposta. OneDrive, Outlook, Google Drive e Gmail si leggono nel momento della domanda, quindi la revisione è quella di oggi. Quello che è fuori da queste fonti si carica in Libreria.
Riservatezza
L'archivio si apre. Solo a chi decidete voi.
Oggi l'archivio resta chiuso e ogni domanda passa da voi. Con Userbot si apre una cartella alla volta, con i permessi che già avete.
- Una cartella alla volta.Ai contratti di fornitura accedono gli acquisti e la rete commerciale, il contenzioso resta solo a voi. Chi entra nel gruppo dopo trova la cartella già pronta. Per esempio, un responsabile acquisti appena assunto entra nel gruppo dell'ufficio acquisti, e i contratti di fornitura sono già lì.
- Con l'account di chi chiede.Sulle fonti collegate la ricerca entra in OneDrive, Outlook, Google Drive o Gmail con le credenziali di quella persona. Un contenuto che quella persona non vede resta fuori dai suoi risultati, senza modo di aggirarlo.
- Nella vostra area di lavoro.I documenti restano nell'area di lavoro della vostra azienda, su infrastruttura in Unione Europea, e non addestrano nessun modello. Al fornitore del modello AI arrivano il messaggio, i passaggi recuperati e le istruzioni impostate nell'area di lavoro. L'archivio, mai. Con un modello vostro è diverso: le richieste vanno all'indirizzo (endpoint) che indica il vostro IT, e valgono le condizioni del fornitore di quel modello, conservazione dei dati compresa.
- Ogni permesso resta scritto.Il Registro di audit tiene gli accessi, i permessi cambiati con il valore prima e dopo e i download dei file caricati da altri. Così si ricostruisce chi ha cambiato i permessi, e quando. Le voci restano nel registro novanta giorni, e potete scegliere un'altra durata. Il contenuto delle conversazioni resta fuori dal registro.
Il perimetro
Trova il passaggio. Il giudizio resta vostro.
Il perimetro è scritto qui, in grande. Userbot trova il passaggio e lo mostra; cosa significhi lo stabilite voi.
- Userbot non dà consulenza legale.Userbot cerca nei documenti che avete collegato e riporta il passaggio con il nome del file. Se una clausola sia valida, se vi convenga, se regga davanti a una controparte: questo resta a chi ne risponde.
- Clausole e confronti restano a voi.Le clausole le scrivete voi. Anche capire cosa è cambiato fra la bozza di marzo e quella di giugno non è compito di Userbot: è un'altra funzione, e non la promettiamo.
- Se non trova, lo dice.Se nei documenti collegati manca la condizione che avete cercato, lo dichiara invece di produrre una clausola plausibile. Per esempio, una giurista chiede quali contratti prevedono una penale per ritardo: se nei documenti collegati non c'è, la risposta lo dice.
- Ogni pezzo con il suo file.Ogni pezzo di risposta dice da quale file arriva, con nome e data, anche con tre versioni dello stesso contratto in cartella. Quale valga lo scegliete voi.
Da dove partire
Prima i contratti più chiesti. Poi il resto.
Conviene partire dai contratti su cui gli altri reparti vi fanno più domande. Quelli più delicati vengono dopo.
Per questi lavori serve la Conoscenza aziendale
- Una condizione dentro un contratto quadroLa trova nel file giusto e mostra il passaggio, senza che voi sappiate in quale cartella sia.
- Cosa vi siete detti con una controparteCerca insieme nelle email e nei file su OneDrive o Google Drive, e rimette in fila lo scambio con le date.
- Un obbligo dentro una scansione firmataL'OCR estrae il testo, e da lì la scansione si cerca come gli altri file.
- Il testo di una clausola che avete già usato altroveLo trova nel contratto in cui l'avete scritta e lo riporta parola per parola, con il nome del file.
Vale per tutte e quattro: si cerca solo dove chi domanda ha già accesso.
Per questi lavori serve un altro strumento di Userbot
- La stessa domanda, ogni settimana, dagli altri repartiConviene un Agente, l'assistente di Userbot configurato per un compito, con quei contratti già collegati e le istruzioni su come rispondere e su quali argomenti non toccare.
- Una scadenza da controllare a data fissaServe un Workflow, un'automazione che parte da sola all'ora stabilita. Ogni esecuzione lascia traccia di quello che ha fatto.
- Un documento che deve diventare una riga in un sistemaL'Agente Vision è un blocco del Workflow che legge le immagini: apre un PDF, un JPG o un PNG ed estrae i dati richiesti, per esempio importo e data. Lo stesso blocco legge le fatture dei fornitori, come spiegato nella pagina Amministrazione di questo sito.
- Un'azione che richiede un via liberaUna Regola, scritta in italiano, può richiedere l'approvazione: il compito resta sospeso finché la persona indicata dà il sì. Il dettaglio è nella pagina AI Governance e Sicurezza.
Se non sapete quale strumento vi serve, nella demo lo decidiamo insieme guardando il vostro lavoro.
Domande frequenti
Domande precise. Risposte per iscritto.
I contratti sono riservati. Chi li vede dentro la piattaforma?
Solo le persone che autorizzate voi. I documenti sono in cartelle, e l'accesso si concede una cartella alla volta, a uno o più gruppi. Se la cartella dei contratti di fornitura è aperta ad alcuni gruppi, chi è fuori da quei gruppi non li trova nei suoi risultati. Sulle fonti collegate vale un livello in più: la ricerca entra in OneDrive, Outlook, Google Drive o Gmail con le credenziali di chi sta chiedendo. Così un contenuto che quella persona non vede resta fuori dai risultati, senza modo di aggirarlo. I permessi che avete già restano quelli, e nessuno deve ricostruirli. I file caricati restano nell'area di lavoro della vostra azienda, su infrastruttura in Unione Europea, e non vengono usati per addestrare nessun modello.Questa è consulenza legale?
No. Userbot cerca nei documenti che avete collegato e riporta il passaggio, con il nome del file. Il prodotto non redige clausole, non dice se una condizione vi conviene e non valuta un rischio. E non confronta due versioni di un contratto per dirvi cosa è cambiato. La valutazione resta a chi ne risponde. Si accorcia il tempo che serve per avere davanti il testo da valutare.E se cita male una clausola, e qualcuno ci si fida?
Ve ne accorgete prima di usarla, perché la fonte è sempre lì. Sotto ogni risposta ci sono il documento da cui è tratta e il passaggio citato, da aprire e leggere subito. L'AI generativa può sbagliare, e lo dichiariamo: per questo la verifica si fa senza dover cercare. E quando nei documenti collegati la risposta non c'è, Userbot lo dice invece di riempire il vuoto con una clausola plausibile.I nostri contratti sono scansioni firmate.
Si cercano e si citano lo stesso. Entrano come gli altri file. Il testo lo estrae l'OCR, il riconoscimento del testo nelle immagini, e da lì quel PDF si cerca e si cita come uno nato digitale. Mentre il file viene preparato si vede a che punto è. Se un documento supera la dimensione massima del caricamento, resta segnato in errore e non sparisce come se non esistesse: così sapete quali contratti sono dentro e quali no. I formati sono PDF, Word, Excel, testo e CSV, scansioni comprese.I documenti finiscono in un modello americano?
No. I documenti restano in Unione Europea, salvo un caso che scegliete voi. I modelli sono ospitati in Unione Europea, e al fornitore del modello AI arriva solo quello che serve a rispondere: il messaggio, i passaggi recuperati e le istruzioni impostate nell'area di lavoro. L'archivio dei documenti, mai. Ogni fornitore del modello AI applica la conservazione zero, cioè non tiene copia dei dati. Il divieto di usare quei contenuti per addestrare i modelli è nel contratto fra Userbot e ciascun fornitore del modello AI. Il caso che scegliete voi è un modello vostro: le richieste vanno all'indirizzo (endpoint) che indica il vostro IT, e valgono le condizioni del fornitore di quel modello, conservazione dei dati compresa. Il resto è nel Trust center, la pagina con la documentazione su sicurezza e dati.Chi tiene aggiornato l’archivio?
Dipende da come lo collegate, ed è una scelta da fare una volta sola. Se i contratti sono su una fonte collegata come OneDrive o Google Drive, nessuno deve aggiornarli. Userbot non ne tiene una copia: la ricerca guarda la fonte nel momento della domanda, quindi legge la revisione di oggi. Se sono file caricati in Libreria, sono una copia. La versione nuova la porta dentro chi possiede il documento, trascinandola. In nessuno dei due casi serve l'IT.Resta traccia di chi ha fatto cosa?
Sì, per accessi e permessi. Nel Registro di audit restano gli accessi, riusciti e falliti, e ogni casella della matrice dei permessi, la tabella che dice chi può fare cosa, con il valore prima e dopo. Restano anche i download dei file caricati da altri. Così si ricostruisce chi ha cambiato i permessi, e quando. Le voci restano nel registro novanta giorni, e potete scegliere un'altra durata. Due cose invece il registro non le traccia, e conviene saperlo prima di scrivere un'informativa interna: il contenuto delle conversazioni e la lettura dei singoli documenti.
Chi c'è dietro
Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.
- Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
- GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
- 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione
Il passo dopo
Trenta minuti.
Le domande dei vostri reparti.
Vi mostriamo come si cerca in un archivio di contratti, e da quale passaggio è tratta ogni risposta.