Prodotto

Conoscenza Aziendale.
Trovate quello che l'azienda sa già.

Cercate nelle app collegate, sempre aggiornate, e nei file caricati, copie da aggiornare voi. Ogni risposta cita file e passaggio.

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Una domanda in chat a cui Userbot risponde cercando fra le email e i file dell’azienda, con a destra i passaggi della ricerca

Da 10 anni portiamo l'AI in produzione, nelle aziende e nella PA italiana.

  • Banca Valsabbina
  • Prestipay
  • Leasys
  • Aboca
  • Mecolpress
  • iRobot · Nital
  • ENEA
  • Comune di Rimini
  • Namirial
  • Regione Emilia-Romagna
  • AGSM
  • CUP Solidale
  • Prelios
  • Engineering

Perché adesso

La risposta esiste già. È solo sparsa ovunque.

Un capitolato in una cartella di rete, un'offerta in un'email, una procedura in un PDF di due anni fa. Ogni volta si cerca da capo.

Oggi, la caccia ai documenti
  • Conoscenza sparsa tra file e appcartelle di rete, OneDrive, Google Drive, caselle di posta
  • Una ricerca per ogni sistemalo stesso quesito ripetuto ovunque
  • Si chiede al collega più espertola conoscenza dipende dalle persone
  • Non si sa da dove arriva la rispostanessuna fonte da verificare
Con Userbot
  • Nelle app collegate non c'è niente da aggiornareGoogle Drive, OneDrive, Outlook, Gmail, Google Calendar e Jira sono letti al momento della domanda
  • Vedete cosa sta facendoquali parole cerca, dove, quanti risultati
  • Ogni risposta dice da dove arrivail passaggio esatto, con il nome del file
  • La ricerca usa l'account di chi chiedeciascuno trova solo ciò che può già aprire

Come funziona

Scegliete dove cercare. Poi basta una domanda.

Cercate nella Libreria, l'archivio dei file caricati, o nelle app collegate. Ogni risultato indica il file da cui arriva.

  • Una domanda naturale, come a un collega.

    Scrivete la domanda come la fareste a un collega. La ricerca avviene dove avete scelto: nella Libreria o nelle app collegate. Userbot mette insieme i risultati e indica da dove arriva ogni risposta.

  • Ogni reparto vede le sue cartelle

    Nella Libreria i documenti sono in cartelle, e ogni cartella si apre ai reparti che servono: ufficio tecnico, amministrazione, risorse umane. I file caricati sono copie: se il documento cambia, caricate la revisione nuova.

  • Ogni frase ha il suo documento

    Aprite la fonte e leggete il passaggio esatto da cui arriva la risposta, con il nome del file. Prima di inoltrarla a un cliente potete verificarla subito.

  • Anche una scansione diventa cercabile

    PDF, Word, Excel, testo e CSV: li trascinate in una cartella della Libreria e la ricerca li trova non appena il file risulta pronto. Le scansioni passano dall’OCR, il riconoscimento del testo nelle immagini: anche un capitolato fotocopiato si cerca e si cita come un file nato digitale.

  • Vede quello che vedete voi

    La ricerca usa l’account di chi chiede. Le cartelle a cui una persona non ha accesso non compaiono nei suoi risultati, e non c’è modo di aggirare il limite.

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Come cerca

Vedete come cerca. Dalla domanda al file.

Chi chiede di rado usa le parole del documento: Userbot riscrive la domanda in più modi, cerca dove avete scelto e mostra i risultati.

  • Cerca anche con parole diverse dal documentoLa domanda viene riformulata in più varianti, e si cerca sia per significato sia per parola esatta.
  • Mette in cima quello che conta davveroUna seconda selezione riordina i risultati prima di scrivere la risposta, invece di prendere i primi che capitano.
  • PDF, Word, Excel, testo e CSV. Anche scansionati.Li prendete dal disco di rete o da un allegato di posta e li trascinate in una cartella della Libreria. Le scansioni passano dall'OCR, il riconoscimento del testo, e ogni file mostra a che punto è.
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Governance & permessi

La ricerca rispetta i permessi. Quelli che avete già.

Ogni persona collega le app con il proprio account, e la ricerca vede solo ciò che quella persona può già aprire.

  • Cerca con l'account di chi chiedeChi non può aprire una cartella di OneDrive non lo trova nei risultati. I permessi non si ricostruiscono: restano quelli della fonte.
  • Ogni cartella si apre ai gruppi giustiIl Proprietario della cartella la condivide con i gruppi che servono: i capitolati all'ufficio tecnico, i contratti all'amministrazione. Chi entra o esce da un gruppo ottiene o perde l'accesso da solo.
  • I documenti non addestrano nessun modelloRestano nell'area di lavoro della vostra azienda, su infrastruttura in Unione Europea.
Approfondisci la Governance

Quando usarla

Trova la risposta. Al resto pensa un altro strumento.

Serve quando la risposta esiste già nei documenti dell'azienda. Se va scritta da zero o eseguita, ci vuole un altro strumento di Userbot.

Per questi lavori serve la Conoscenza Aziendale

  • Una condizione scritta in un contrattoLa trova nel file giusto e vi mostra il passaggio, senza che sappiate in quale cartella sia.
  • Cosa vi siete detti con un fornitoreCerca insieme nelle email e nei file su OneDrive o Google Drive, e ricostruisce lo scambio con le date.
  • Una procedura che nessuno ricordaÈ in un documento di due anni fa che nessuno riaprirebbe: la ricerca lo trova lo stesso.
  • Un dato che compare in più versioniVi dice da quale file arriva il dato, così decidete voi quale versione vale.

Per questi lavori serve un altro strumento di Userbot

  • La stessa ricerca, ogni giorno, per molte personeConviene un Agente, con quei documenti già collegati e le istruzioni su come rispondere.
  • Trovare e poi fare qualcosa nei sistemiÈ un Workflow: una sequenza di operazioni automatiche, che attraversa gli strumenti che usate.
  • Scrivere un documento nuovoLo fa la Chat, nel canvas (il documento che si apre accanto alla conversazione), partendo da quello che la ricerca ha trovato.

Se non sapete quale strumento vi serve, la demo di 30 minuti parte dal vostro caso.

Casi in produzione, numeri verificabili

La conoscenza c’era già. Adesso risponde da sola.

  • Manifatturiero

    Supporto tecnico agli operatori, in oltre cento lingue.

    «Grazie a questa soluzione, siamo in grado di fornire supporto immediato e continuo ai nostri operatori in tutto il mondo.»Carlo Contri · Direttore Tecnico, Mecolpress

    UsaAgentiConoscenza Aziendale

    tempi assistenza
    -60%
    ticket umani
    -40%
  • PA

    Bonus casa, superbonus, ecobonus: AI per la compilazione.

    Userbot guida cittadini e professionisti nella compilazione dei documenti per bonus casa, superbonus ed ecobonus: capisce di che lavoro si tratta, dice quali certificazioni servono e controlla che non manchi niente prima dell’invio.

    UsaAgentiConoscenza AziendaleIntegrazioni

    automatizzati
    97%
    conversazioni
    600K
  • Industry 4.0

    Agenti Userbot su 42 linee di produzione.

    «La piattaforma di Intelligenza Artificiale di Userbot consente una perfetta integrazione tra produzione, amministrazione e management […] anche riducendo i tempi morti in attesa di interventi umani.»Mauro Mazzo · Amministratore Delegato, Miflex S.p.A.

    UsaAgentiConoscenza AziendaleIntegrazioni

    interventi AI
    80%
    produzione
    42 linee

Il confronto vero

L'intelligenza è del modello. Il controllo è vostro.

Le alternative sul mercato sono due: la suite AI di un fornitore di software o il piano Team di un singolo assistente. Il confronto si fa su tre cose: chi governa l'AI, dove cerca le risposte e quali modelli si possono usare.

ConfrontoUserbotMicrosoft 365 CopilotChatGPT, Claude e Gemini Team
Modelli disponibili
Più modelli in un abbonamento soloOpenAI, Anthropic, Google e Mistral, tutti serviti in Unione Europea. Si cambia modello a metà conversazione e si rigenera la stessa risposta con un altro.
OpenAI e Anthropic, abilitati dall'amministratoreMicrosoft indica però i modelli Anthropic fuori dal perimetro dati UE. Da noi sono dentro.
Solo i modelli di casaChatGPT ha OpenAI, Claude ha Anthropic, Gemini ha Google: per cambiare fornitore del modello AI si cambia prodotto.
Dove cerca
Documenti caricati, app collegate e webCompreso quello che è in OneDrive e Outlook, oltre a Google Drive, Gmail, Calendar e Jira; SharePoint e Teams con le Integrazioni. Ogni risposta cita il documento e il passaggio da cui viene.
Dentro Microsoft 365Le fonti che sono fuori dalla suite si collegano a parte.
Nella propria chat e nei connettori del prodottoLa conoscenza aziendale va ricostruita in ogni strumento.
Dove sono i dati
In Unione EuropeaUn solo punto di uscita verso i fornitori dei modelli AI, con clausola esplicita: i contenuti non si conservano e non addestrano i modelli. Su ogni piano.
Nell'ambiente Microsoft della vostra azienda, e i dati non addestrano i modelli, come dichiara Microsoft
Condizioni diverse per ognuno dei tre, da verificare piano per piano
Chi decide cosa può fare l'AI
Regole e Approvazioni, incluse in ogni pianoLe Regole si scrivono in italiano. Dove ne serve una, l'AI si ferma prima di eseguire e aspetta il sì di una persona. Registro di audit di 90 giorni compreso.
Sì, con gli strumenti di amministrazione e conformità Microsoft
Controlli di amministrazione dell'area di lavoro
Automazioni in più passaggi
Editor visivo di Workflow inclusoUn Workflow parte a mano, a un orario, quando un altro sistema ne chiama l'indirizzo (webhook) o quando succede qualcosa in un'app collegata. 2.500 esecuzioni al mese nel piano Pro, oltre si sceglie un pacchetto a costo fisso. Ogni esecuzione resta nello storico.
Si costruiscono in Copilot StudioIncluse solo se le avvia un agente su richiesta di un utente con licenza. A un orario o su un evento si pagano a crediti.
Compiti e agenti dentro la chatSenza un editor visuale di flussi con avvio automatico e storico delle esecuzioni.
Agenti verso i clienti
Lo stesso Agente su sito, WhatsApp, email e telefonoCon la coda degli operatori: presa in carico, note interne e passaggio a una persona.
Non disponibili
Non disponibili
Come si paga
Da 29 € al mese per utenteCon fatturazione annuale sono 23 €. L'AI è dentro il canone, e si paga solo per chi lavora dentro Userbot.
Una licenza in più per ogni persona
Una licenza per persona, per ciascun prodottoCoprire più fornitori di modelli AI significa pagare più abbonamenti.
Chi risponde se qualcosa va storto
Un fornitore italianoVi segue dal primo giorno, e un incidente di sicurezza si notifica entro 24 ore.
Il canale di assistenza Microsoft
I canali self-service dei tre fornitori dei modelli AI

Microsoft 365 Copilot è il piano AI aziendale di Microsoft, venduto per persona. Dati dalla documentazione ufficiale Microsoft («Data, Privacy, and Security for Microsoft 365 Copilot», aggiornata all'8 ottobre 2026; tariffe di Copilot Studio aggiornate al 15 ottobre 2026) e dal listino pubblico, verificati il 16 ottobre 2026. I piani Team di ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic) e Gemini (Google Workspace) sono i piani aziendali dei singoli assistenti, venduti per persona: il confronto si basa sulle loro documentazioni pubbliche, aggiornato ad agosto 2026. Prezzi Userbot per utente, IVA esclusa: i piani.

Prima che le chiediate a noi

Le domande dell'IT. Risposte dirette.

  • Quanto ci mette a essere pronta?
    Dipende da quanti file caricate. Ogni file mostra il suo stato mentre viene preparato, quindi vedete subito quando è utilizzabile. Le app collegate non hanno attesa: la ricerca le legge al momento della domanda.
  • Chi carica i documenti?
    Il reparto che possiede i documenti. Ogni cartella della Libreria ha un Proprietario, che assegna i ruoli: l'Editor carica e aggiorna i file, il Visualizzatore li legge e li cerca soltanto. Per iniziare non serve un intervento dell'IT: i file si trascinano nella cartella. Il passo a passo (creare la cartella, assegnare i ruoli, caricare) è nell'Help center.
  • Se il documento cambia, chi aggiorna la ricerca?
    Dipende da dove si trova il documento. Se è in un'app collegata (Google Drive, OneDrive, Outlook, Gmail, Google Calendar, Jira) non lo aggiorna nessuno: la ricerca legge la fonte nel momento in cui fate la domanda, quindi trova la revisione di oggi. Un file caricato nella Libreria è invece una copia: la revisione nuova la caricate voi, di solito il reparto che possiede il documento e non l'IT, e rimuovete la vecchia.
  • Se in cartella c'è ancora la revisione vecchia, con quale risponde?
    Con entrambe, perché sono due file e Userbot non può sapere quale vale per voi. Ogni passaggio della risposta riporta il nome del file da cui arriva, quindi la revisione vecchia si riconosce subito. Se la spostate fuori dalla cartella o la eliminate, esce dalla ricerca.
  • Noi siamo un'azienda Microsoft. Funziona lo stesso?
    Sì. Collegate OneDrive e Outlook, ciascuno con il proprio account Microsoft: la ricerca li legge al momento della domanda e nella stessa risposta ci sono il documento e le email che lo riguardano. Il resto si carica: un file sul disco di rete o allegato a una vecchia email lo trascinate in una cartella della Libreria e da quel momento è cercabile, come copia da aggiornare se il documento cambia.
  • I nostri documenti sono disordinati.
    Si parte lo stesso, senza riordinare prima: si comincia da una cartella sola, quella con le risposte che servono di più, e si allarga quando si vede che funziona.
  • Una persona può trovare cose che non dovrebbe vedere?
    No. La ricerca usa l'account di chi chiede e non va oltre ciò a cui quella persona ha già accesso. Nelle app collegate valgono i permessi della fonte; nella Libreria, quelli della cartella, che il Proprietario assegna a persone o gruppi. Una cartella è aperta a tutta l'area di lavoro solo se il Proprietario sceglie di aprirla. Se una persona cambia reparto, la ricerca segue i permessi che ha in quel momento. Dettagli in AI Governance e Sicurezza.
  • I nostri capitolati sono scansioni a colori. Le legge?
    Sì. Le scansioni passano dall'OCR, il riconoscimento del testo nelle immagini: il testo viene estratto e il capitolato si cerca e si cita come un PDF nato digitale, senza che nessuno lo riscriva a mano. Se un file non può essere caricato, per esempio perché supera la dimensione ammessa, l'errore compare subito e il file resta segnato in errore nell'elenco. Meglio saperlo subito: un file saltato in silenzio vi farebbe credere che l'AI abbia letto tutto, e non sarebbe vero. I limiti sono nella pagina Formati e limiti della documentazione.

Osservatorio Adozione AI

A che punto è la vostra azienda con l'AI?

Scoprite il vostro AI Adoption Index: un punteggio da 0 a 100 su cinque dimensioni, con i prossimi passi su misura. Bastano due minuti.

Chi c'è dietro

Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.

Il gruppoNe hanno parlato

  • Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
  • GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
  • 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione

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Demo di 30 minuti sui vostri strumenti. Il piano Pro costa 23 € al mese per utente con fatturazione annuale (IVA esclusa). Altri piani: prezzi.

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