Prodotto

Workflow.
Disegnatelo una volta. Poi parte da solo.

Disegnate il processo a blocchi, senza codice. Poi parte da solo, legge gli allegati e scrive nei sistemi.

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Lo schema di un Workflow in Userbot: i blocchi del processo collegati fra loro, con il blocco che smista le richieste sui percorsi previsti

Da 10 anni portiamo l'AI in produzione, nelle aziende e nella PA italiana.

  • Banca Valsabbina
  • Prestipay
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  • iRobot · Nital
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  • Comune di Rimini
  • Namirial
  • Regione Emilia-Romagna
  • AGSM
  • CUP Solidale
  • Prelios
  • Engineering

Il problema

Il processo c'è. Ma è nella testa di una persona.

Ricopiare il capitolato di una richiesta di offerta costa otto minuti. Con trenta richieste a settimana sono due giornate al mese: calcolate il vostro caso.

Come va oggi
  • Gli stessi dati, ricopiati da un sistema all'altrodal PDF al CRM, dal CRM al gestionale
  • La richiesta aspetta che qualcuno la apraarriva di notte, si muove alle nove del mattino
  • I casi particolari li conosce solo chi c'è da annie il collega nuovo sbaglia strada
  • Ogni collegamento nuovo è un progetto a séentra nella coda dell'IT, dietro le priorità vere
  • Nessuno sa dirvi dove si è fermatosi ricomincia da capo e si spera
Con un Workflow
  • Il Workflow sposta i datiuna volta sola, senza che qualcuno li ricopi
  • Parte con una richiesta, o all'ora che decidetesenza che nessuno debba ricordarsene
  • I casi particolari sono percorsi alternatividisegnati la prima volta, poi sempre validi
  • I sistemi aziendali si collegano con dei blocchirichiesta HTTP (una chiamata a un indirizzo web), webhook (un indirizzo che riceve dati), integrazioni già pronte
  • Di ogni esecuzione resta la storiapassaggio per passaggio, con tempi e costo

Come funziona

Un disegno che si esegue.

Ogni blocco è un passaggio: apre l'allegato, decide la strada, scrive nel gestionale. Collegateli con una freccia e il processo gira da solo.

  • La richiesta arriva alle 3:48, nel CRM tre secondi dopo.

    Richiesta di offerta dal modulo del sito, con il capitolato in PDF. Il Workflow apre l’allegato, ne estrae articoli e quantità, vede che è una configurazione a catalogo e apre l’opportunità commerciale nel CRM: quattro blocchi, 2,8 secondi. Alle 8:30 il commerciale la trova già lì, e nella cronologia c’è il tempo di ogni passaggio.

  • Parte senza che nessuno lo lanci

    Il trigger è l’evento che fa partire il Workflow: un modulo compilato sul sito, un orario, un evento in un’app collegata, la chiamata di un altro sistema. Il momento lo decidete voi, poi nessuno deve più ricordarsene.

  • Scrive nel vostro CRM

    I blocchi scrivono nei vostri sistemi. Il Workflow apre l’opportunità nel CRM con i dati presi dall’allegato, e chi lavora la trova già pronta.

  • Se si inceppa, lo sapete per primi

    Ogni blocco ha una seconda uscita, quella dell’errore: ci collegate un’email a chi segue il processo oppure il passaggio a una persona.

  • Ogni esecuzione ha la sua cronologia

    Quante ne ha fatte, quali blocchi ha attraversato, quanto ci ha messo e quanto è costata. Se un giorno qualcosa non torna, sapete dove guardare.

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Farlo è la parte facile

Trascinate un blocco. Lasciatelo dove serve.

Non serve programmare. I blocchi sono in un catalogo: trascinateli sulla tela. Se ne lasciate uno fra due blocchi, i collegamenti si creano da soli.

  • Il processo lo disegna chi lo conosce. All'IT restano le connessioni.Chi smista quelle richieste ogni giorno sa già dove va ciascuna: le regole sono sue. L'IT inserisce una sola volta gli indirizzi dei sistemi e le credenziali. Chi può creare e condividere Workflow lo decidono i ruoli dell'area di lavoro.
  • Lo provate mentre lo costruiteEseguite un blocco da solo o il Workflow intero, e verificate come funziona prima di metterlo online.
  • Un Agente AI può essere un bloccoDove serve capire un testo libero mettete un Agente, con i suoi documenti. Dove serve una regola precisa mettete una condizione.
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Metterlo online

Cambiatelo quando volete. Senza fermare chi lo usa.

Le modifiche restano in bozza. Chi usa il Workflow continua sulla versione online finché non premete Pubblica, e potete sempre tornare alla precedente.

  • Ogni versione resta, con la sua dataLa rimettete in bozza e la ripubblicate: tornare indietro richiede pochi clic.
  • Chi può crearlo e condividerloLo decidono i ruoli dell'area di lavoro, come per il resto del prodotto. E ogni pubblicazione richiede una descrizione di cosa è cambiato.
  • Attivo o fermo, quando serveUn Workflow si spegne e si riaccende senza cancellare niente. Serve quando cambia una procedura e volete rivederlo prima di rimetterlo online.
  • Sapete quanto costa un processo prima del prossimoLa cronologia tiene il conto delle esecuzioni, dei blocchi attraversati e di quanto è costata ciascuna.
Inizia gratisAI Governance e Sicurezza

Quando usarlo

Serve un Workflow? Non sempre.

Un Workflow serve quando il lavoro ha più passaggi, soprattutto se toccano più sistemi aziendali. Per il resto, Userbot ha altri strumenti.

Per questi lavori serve un Workflow

  • Un processo che coinvolge più sistemiLegge il PDF allegato, controlla nel gestionale, scrive nel CRM, avvisa per email chi deve occuparsene. Tutto in una volta, senza copia-incolla.
  • Un'attività che deve partire a un'ora definitaI controlli delle sette, il riepilogo del venerdì. Li trovate già fatti, senza ricordarvi di farli.
  • Una richiesta dall'esternoUn modulo compilato sul sito, un altro sistema che chiama: il Workflow parte nel momento in cui la richiesta arriva, anche di domenica.
  • Un processo pieno di «se»Casi diversi, percorsi diversi. Li disegnate una volta e valgono per chiunque, anche per chi è appena arrivato.

Per questi lavori serve un altro strumento di Userbot

  • Una cosa che serve adesso, una volta solaAprire la Chat e chiederla è più veloce che disegnare un Workflow per farla una volta.
  • Una domanda che in azienda fanno tuttiÈ un Agente: ha i suoi documenti e le sue istruzioni, e risponde a chi glielo chiede. Può anche diventare un blocco dentro un Workflow.
  • Documenti che nessuno ha ancora caricatoLa Conoscenza Aziendale è l'archivio di documenti da cui i blocchi pescano. Se un documento non è lì, il Workflow non lo trova.
  • Una funzione con la sua schermata a pulsantiÈ una Mini App: descrivete a parole l'interfaccia che serve e viene generata.

Se non sapete quale strumento vi serve, in mezz'ora di demo lo vediamo insieme sul vostro caso.

Casi in produzione, numeri verificabili

Processi che girano da soli. Ecco i numeri.

  • Healthcare

    Prenotazioni tamponi durante la pandemia, h24.

    «Con Userbot è stato possibile mantenere un servizio clienti di qualità, professionale e attivo h24.»Leonardo Aloi · Founder & CEO, CupSolidale

    UsaAgentiConoscenza AziendaleCanaliIntegrazioni

    messaggi/anno
    1,1 mln
    autonome
    94%
  • Identità digitale

    Il 92% delle richieste su SPID e PEC, senza operatore.

    «Abbiamo raggiunto dei risultati insperati dopo pochi giorni dall’introduzione e siamo solo all’inizio.»Luigi-Enrico Tomasini · Customer Success Director, Namirial

    UsaAgentiConoscenza AziendaleCanali

    conversazioni AI
    92%
    messaggi
    500K
  • PA

    95% delle conversazioni, 8.000 ore di lavoro risparmiate.

    Risponde ai cittadini sul portale del Comune su anagrafe, tributi, certificati, bandi e scuola. La domanda si fa in linguaggio naturale e la risposta arriva subito, senza dover trovare prima la pagina giusta.

    UsaAgentiConoscenza AziendaleIntegrazioni

    autonome
    95%
    messaggi/anno
    460K

Il confronto vero

L'intelligenza è del modello. Il controllo è vostro.

Le alternative sul mercato sono due: la suite AI di un fornitore di software o il piano Team di un singolo assistente. Il confronto si fa su tre cose: chi governa l'AI, dove cerca le risposte e quali modelli si possono usare.

ConfrontoUserbotMicrosoft 365 CopilotChatGPT, Claude e Gemini Team
Modelli disponibili
Più modelli in un abbonamento soloOpenAI, Anthropic, Google e Mistral, tutti serviti in Unione Europea. Si cambia modello a metà conversazione e si rigenera la stessa risposta con un altro.
OpenAI e Anthropic, abilitati dall'amministratoreMicrosoft indica però i modelli Anthropic fuori dal perimetro dati UE. Da noi sono dentro.
Solo i modelli di casaChatGPT ha OpenAI, Claude ha Anthropic, Gemini ha Google: per cambiare fornitore del modello AI si cambia prodotto.
Dove cerca
Documenti caricati, app collegate e webCompreso quello che è in OneDrive e Outlook, oltre a Google Drive, Gmail, Calendar e Jira; SharePoint e Teams con le Integrazioni. Ogni risposta cita il documento e il passaggio da cui viene.
Dentro Microsoft 365Le fonti che sono fuori dalla suite si collegano a parte.
Nella propria chat e nei connettori del prodottoLa conoscenza aziendale va ricostruita in ogni strumento.
Dove sono i dati
In Unione EuropeaUn solo punto di uscita verso i fornitori dei modelli AI, con clausola esplicita: i contenuti non si conservano e non addestrano i modelli. Su ogni piano.
Nell'ambiente Microsoft della vostra azienda, e i dati non addestrano i modelli, come dichiara Microsoft
Condizioni diverse per ognuno dei tre, da verificare piano per piano
Chi decide cosa può fare l'AI
Regole e Approvazioni, incluse in ogni pianoLe Regole si scrivono in italiano. Dove ne serve una, l'AI si ferma prima di eseguire e aspetta il sì di una persona. Registro di audit di 90 giorni compreso.
Sì, con gli strumenti di amministrazione e conformità Microsoft
Controlli di amministrazione dell'area di lavoro
Automazioni in più passaggi
Editor visivo di Workflow inclusoUn Workflow parte a mano, a un orario, quando un altro sistema ne chiama l'indirizzo (webhook) o quando succede qualcosa in un'app collegata. 2.500 esecuzioni al mese nel piano Pro, oltre si sceglie un pacchetto a costo fisso. Ogni esecuzione resta nello storico.
Si costruiscono in Copilot StudioIncluse solo se le avvia un agente su richiesta di un utente con licenza. A un orario o su un evento si pagano a crediti.
Compiti e agenti dentro la chatSenza un editor visuale di flussi con avvio automatico e storico delle esecuzioni.
Agenti verso i clienti
Lo stesso Agente su sito, WhatsApp, email e telefonoCon la coda degli operatori: presa in carico, note interne e passaggio a una persona.
Non disponibili
Non disponibili
Come si paga
Da 29 € al mese per utenteCon fatturazione annuale sono 23 €. L'AI è dentro il canone, e si paga solo per chi lavora dentro Userbot.
Una licenza in più per ogni persona
Una licenza per persona, per ciascun prodottoCoprire più fornitori di modelli AI significa pagare più abbonamenti.
Chi risponde se qualcosa va storto
Un fornitore italianoVi segue dal primo giorno, e un incidente di sicurezza si notifica entro 24 ore.
Il canale di assistenza Microsoft
I canali self-service dei tre fornitori dei modelli AI

Microsoft 365 Copilot è il piano AI aziendale di Microsoft, venduto per persona. Dati dalla documentazione ufficiale Microsoft («Data, Privacy, and Security for Microsoft 365 Copilot», aggiornata all'8 ottobre 2026; tariffe di Copilot Studio aggiornate al 15 ottobre 2026) e dal listino pubblico, verificati il 16 ottobre 2026. I piani Team di ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic) e Gemini (Google Workspace) sono i piani aziendali dei singoli assistenti, venduti per persona: il confronto si basa sulle loro documentazioni pubbliche, aggiornato ad agosto 2026. Prezzi Userbot per utente, IVA esclusa: i piani.

Prima che ce le chiediate

Le domande che arrivano sempre.

  • Un Workflow può leggere una fattura o un PDF allegato?
    Sì. Lo fa il blocco Agente Vision: indicate quali dati volete (fornitore, importo, data, numero della fattura) e li estrae dal file caricato, in PDF, JPG o PNG. Da lì sono dati come gli altri: ci fate una condizione, li scrivete nel gestionale con una Richiesta HTTP, li rimandate in un'email di riepilogo. Se il documento non è leggibile il Workflow non si ferma: sul percorso di riserva mettete un blocco Richiesta dati, che chiede quei dati a mano.
  • E se un passaggio va storto a metà? Chi se ne accorge?
    Se ne accorge chi indicate voi. Ogni blocco ha due uscite, quella normale e quella dell'errore: sulla seconda collegate il blocco Invio Email, e chi segue quel processo riceve l'avviso, oppure il blocco Scala ad umano, che passa la conversazione a una persona. La cronologia mostra l'esecuzione passaggio per passaggio e dice dove si è fermata.
  • Quanto costa farlo girare?
    Dipende da quanti blocchi usano un modello di AI. Un blocco che chiama un'API non consuma credito, uno che deve leggere e capire un testo sì. L'AI dei Workflow si paga dal credito prepagato, che si ricarica da 10 a 5000 €. Ogni esecuzione mostra il proprio costo e la cronologia tiene il totale, così lo vedete su un processo vero prima di costruirne altri. Per ogni Workflow fissate voi un tetto di spesa mensile e uno per singola esecuzione. Il prezzo del piano è un'altra voce: il piano Pro costa 29 € al mese, 23 € con fatturazione annuale, IVA esclusa.
  • Serve qualcuno che sappia programmare?
    No, non per disegnarlo. I blocchi si prendono da un catalogo e si collegano con una freccia. Per parlare con un sistema senza integrazione pronta c'è il blocco Richiesta HTTP, che invia i dati a un indirizzo web. Lì l'IT interviene una sola volta, per indicare indirizzo e credenziali. Così non fa da collo di bottiglia a ogni piccola modifica del testo o dei percorsi, che restano a chi conosce il processo. Le integrazioni.
  • Come si collega ai vostri sistemi?
    In due modi: con le integrazioni già pronte per gli strumenti più diffusi, e con i blocchi Richiesta HTTP e Webhook per tutto il resto, compresi i gestionali fatti in casa. Un altro sistema può anche chiamare il Workflow e ricevere la risposta. Le API.
  • Chi può modificarlo? E chi lo sta usando in quel momento?
    Dipende dai ruoli dell'area di lavoro, che decidono chi può creare e condividere Workflow. Quello che modificate resta in bozza: chi usa il Workflow continua sulla versione online finché non premete Pubblica. Ogni pubblicazione richiede una descrizione di cosa è cambiato. Governance.
  • Che differenza c'è fra un Workflow e un Agente?
    Cambia chi decide i passaggi. Un Agente risponde e agisce dentro una conversazione, e decide da sé come arrivare al risultato. Un Workflow è il processo scritto, con i passaggi nell'ordine che avete deciso voi. Le due cose si combinano: dove serve capire un testo libero, nel Workflow mettete un Agente.

Osservatorio Adozione AI

A che punto è la vostra azienda con l'AI?

Scoprite il vostro AI Adoption Index: un punteggio da 0 a 100 su cinque dimensioni, con i prossimi passi su misura. Bastano due minuti.

Chi c'è dietro

Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.

Il gruppoNe hanno parlato

  • Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
  • GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
  • 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione

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alla demo.

Trenta minuti con il prodotto aperto: disegniamo insieme un vostro processo. Piano Pro: 29 € al mese, 23 € con fatturazione annuale, IVA esclusa.

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