Il copia-incolla fra sistemi.
Lo fa un Workflow.
Il processo fra tre sistemi si disegna una volta, a blocchi, senza codice. Poi parte quando arriva la richiesta.
- Workflow pagati per esecuzione
- Il vostro gestionale via HTTP
- Approvazione prima di scrivere
- Parte del Gruppo Smeup
Da 10 anni portiamo l'AI in produzione, nelle aziende e nella PA italiana.
Il problema
Il processo funziona. Costa solo mezza giornata a qualcuno.
Alle 18 il cliente invia il modulo. Al mattino qualcuno lo ricopia nel gestionale e nel CRM: sei minuti a richiesta, quattro ore al giorno.
- Gli stessi numeri digitati due voltedal modulo al gestionale, dal gestionale al CRM
- Quello che arriva di sera aspetta il mattinoil processo parte quando qualcuno apre la posta
- Una cifra sbagliata viaggia fino al magazzinoe se ne accorge chi prepara la spedizione
- Ogni collegamento nuovo entra nella coda dell'ITdopo le richieste più urgenti, e aspetta il suo turno
- Se si inceppa, nessuno sa dire dovesi rifà tutto da capo e si spera
- I dati li sposta il Workflowuna volta sola, senza che nessuno li riscriva
- Parte nel momento in cui la richiesta entrao all'ora che avete deciso voi, anche di domenica
- Quello che scrive è quello che ha lettonessun passaggio a mano in mezzo
- Il gestionale senza integrazione pronta si collega via HTTPindirizzo e credenziali li inserisce l'IT una volta sola
- Di ogni esecuzione resta la cronologiaquale blocco, quanto ci ha messo, quanto è costata
La giornata tipo
Dal modulo al CRM. In 2,8 secondi.
Un Workflow di esempio: legge l'allegato, sceglie la strada, apre l'opportunità nel CRM. Sotto, le quattro domande che si fanno per prime.
Arrivata alle 3:48. Nel CRM alle 3:48 e tre secondi.
Richiesta di offerta dal modulo del sito, con il capitolato in PDF. Il Workflow apre l’allegato, ne ricava articoli e quantità, verifica che sia una configurazione già presente nel catalogo prodotti e apre l’opportunità nel CRM: quattro blocchi, 2,8 secondi. Alle 8:30 il commerciale trova l’opportunità già pronta, e nella cronologia la riga dell’esecuzione con il tempo di ogni passaggio.
Parte senza che nessuno lo lanci
Il trigger è ciò che fa partire il Workflow: un modulo compilato sul sito, un’ora stabilita, un evento in un’app collegata o un altro sistema che invia una chiamata. Scegliete voi il momento: da quel punto in poi nessuno deve più pensarci.
Scrive davvero nel vostro CRM
I blocchi scrivono nei vostri sistemi. Il Workflow apre l’opportunità nel CRM con i dati ricavati dall’allegato, e chi lavora la trova già pronta.
Se si inceppa, avvisate chi serve
Ogni blocco ha due uscite: quella normale e quella dell’errore. Sull’uscita dell’errore collegate un’email a chi segue il processo, oppure il passaggio a una persona. Quando avete sistemato la causa, l’esecuzione riparte dal blocco in cui si era fermata.
Di ogni esecuzione resta tutto scritto
Quante esecuzioni ci sono state, quali blocchi ha attraversato ciascuna, quanto ci ha messo e quanto è costata. Se un giorno qualcosa non torna, sapete dove guardare.
Integrazioni
Il vostro gestionale è del 2003. Si collega lo stesso.
Il blocco Richiesta HTTP contatta l'endpoint del vostro sistema, cioè l'indirizzo che il vostro IT mette a disposizione. Il gestionale resta quello di oggi.
- Prima si cerca nel catalogo delle app.Ci sono centinaia di applicazioni collegabili. L'account si autorizza una volta dall'app, senza condividere password, e si abilitano una per una le azioni che servono. Se l'app c'è già, non serve altro.
- Il resto si collega con una Richiesta HTTP.Il blocco manda la richiesta al vostro sistema e ne legge la risposta. Le credenziali le inserisce l'IT una volta sola e restano sul server, senza comparire nel browser di chi usa il Workflow. Un esempio? Chi segue gli ordini oggi apre il gestionale per controllare la giacenza: il Workflow fa la stessa domanda con una Richiesta HTTP.
- Oppure un server MCP.MCP è il protocollo aperto con cui un sistema offre le sue operazioni a un'AI. Se il vostro sistema ne espone uno, si collega come integrazione custom, cioè su misura, con gli stessi permessi delle altre integrazioni.
- I documenti restano dove sono.Google Drive, Gmail, Google Calendar, OneDrive, Outlook e Jira si collegano come fonti della Conoscenza aziendale, l'insieme dei sistemi in cui l'AI cerca i documenti, e si consultano dove sono. I file caricati in Userbot sono nella Libreria, l'archivio interno.
Approvazioni
Prima chiede. Poi scrive in produzione.
Scrivete in italiano, nelle Regole, cosa richiede approvazione. Quando il caso si presenta, l'esecuzione si ferma e la persona indicata decide.
- Le Regole si scrivono in italiano.Hanno due parti: le linee guida, che l'AI segue ma può interpretare, e «cosa richiede approvazione», che è un vincolo: l'esecuzione resta sospesa finché non arriva il sì. Le scrive solo un amministratore e valgono anche per gli Agenti e per i Workflow.
- Arriva solo dove arriva chi lo usa.Con la connessione personale, che è quella predefinita, il Workflow lavora con l'account di chi lo usa: quello che quella persona non può aprire resta chiuso anche per il Workflow. La connessione condivisa, un solo account per tutti, richiede il permesso di un amministratore.
- Azioni abilitate una per una.Un'azione è una singola operazione che un'app collegata può compiere. Abilitate solo quelle che servono al processo: le altre restano disattivate, anche se l'app saprebbe farle.
- Cosa resta scritto, e dove.La cronologia mostra, per ogni esecuzione, i blocchi attraversati, i tempi e il costo. Il Registro di audit traccia accessi, membri, permessi, integrazioni e chiavi API. Conserva i dati 90 giorni come impostazione di partenza, e la durata la decidete voi.
Casi dei clienti
Gli Agenti in reparto. I numeri di chi li usa.
Chi lo costruisce
Lo disegna chi il processo lo fa. Senza scrivere codice.
I blocchi si trascinano dall'elenco al loro posto e i collegamenti si sistemano da soli. All'IT spettano indirizzi, credenziali, permessi e pubblicazione.
- Si prova mentre si disegna.Eseguite un blocco da solo, oppure tutto il Workflow a partire da un blocco, e guardate cosa è entrato e cosa è uscito prima di pubblicarlo.
- Per un testo scritto liberamente, un Agente.Un Agente AI può essere un blocco del Workflow, con i suoi documenti, e capisce un testo scritto in linguaggio libero. Dove serve una regola precisa, si usa una condizione.
- Si parte da un processo solo.Si sceglie quello che oggi costa più ore. La prova gratuita dura 14 giorni: in quel periodo lo vedete girare su un vostro processo prima di decidere.
Versioni
La persona cambia. Il processo resta.
Le modifiche restano in bozza finché non si preme Pubblica. Se la nuova versione non convince, si torna alla precedente, con la sua data.
- Le versioni restano, con la data.Si rimette in bozza una versione precedente e si ripubblica: tornare indietro richiede un clic. Così il processo diventa una procedura scritta che resta, anche se cambia chi la segue.
- I ruoli decidono chi può modificarlo.I ruoli stabiliscono chi può aprire il Workflow e chi può cambiarlo. Chi amministra è proprietario degli oggetti condivisi: il lavoro di chi lascia l'azienda resta in azienda.
- Si spegne senza cancellare niente.Quando cambia una procedura fermate il Workflow, lo rivedete con calma e lo riattivate.
- Il conto, esecuzione per esecuzione.La cronologia registra le esecuzioni, i blocchi attraversati e quanto è costata ciascuna esecuzione. Così sapete quanto costa un processo prima di avviarne altri dieci.
Da dove si comincia
Spesso un Workflow. A volte, un altro strumento.
Nelle operations i processi che costano più ore toccano quasi sempre più di un sistema. Per il resto c'è già lo strumento fatto apposta.
Per questi lavori serve un Workflow
- Un processo che attraversa più sistemiLegge la richiesta, controlla nel gestionale, apre l'opportunità nel CRM, avvisa chi deve spedire. Tutto in un'unica esecuzione, senza copia-incolla.
- Qualcosa che deve succedere a un'ora fissaI controlli delle sette, il riepilogo del venerdì, il sollecito ai fornitori in ritardo: con il trigger Schedulato partono all'ora stabilita, senza che nessuno debba ricordarsene.
- Una richiesta che arriva da fuoriUn modulo compilato sul sito, un altro sistema che chiama: il Workflow parte nel momento in cui la richiesta entra, anche di domenica.
- Un processo pieno di «se»Le eccezioni che oggi conosce solo chi c'è da dieci anni diventano percorsi disegnati, validi anche per il collega del primo giorno.
Per tutti e quattro i casi la cronologia registra cosa ha fatto il Workflow, quanto ci ha messo e quanto è costata ogni esecuzione.
Per questi lavori serve un altro strumento di Userbot
- Una domanda che in reparto fanno tuttiServe un Agente: ha i suoi documenti e le sue istruzioni, e risponde in chat a chi glielo chiede. Poi, se serve, diventa un blocco dentro il Workflow.
- Procedure e schede che nessuno ha ancora messo in comunePrima si raccolgono nella Conoscenza aziendale: un documento che manca, il Workflow non lo trova.
- Uno strumento con i pulsantiUn calcolo di ricarico, un configuratore per il commerciale: è una Mini App, una piccola applicazione che descrivete a parole e l'AI genera.
- Il sistema da collegare, prima del WorkflowAutorizzate l'account e scegliete le azioni che l'app può compiere: da quel momento il collegamento vale per tutti i Workflow. Le Integrazioni.
Se non è chiaro di quale strumento avete bisogno, nella demo di 30 minuti lo stabiliamo insieme sul vostro processo.
Domande frequenti
Sei domande, sempre le stesse. Ecco le risposte.
Il nostro gestionale è del 2003 e non ha un'integrazione pronta. Si collega?
Sì, se espone un endpoint o un server MCP. L'endpoint è l'indirizzo con cui un sistema riceve richieste dall'esterno, e lo conosce l'IT. Prima si cerca nel catalogo delle app, che ne ha centinaia già pronte, con le azioni da abilitare una per una. L'accesso passa da OAuth: l'autorizzazione si dà dall'app, senza condividere password. Se l'app non è nel catalogo, il blocco Richiesta HTTP manda la richiesta all'endpoint del vostro sistema e usa la risposta nei passaggi successivi. MCP è il protocollo aperto con cui un sistema offre le sue operazioni a un'AI: se il sistema espone un server MCP, si collega come integrazione custom, cioè su misura. Le credenziali le inserisce l'IT una volta sola e restano sul server, senza comparire nel browser di chi usa il Workflow. Se il gestionale non espone nulla verso l'esterno, conviene valutare il caso insieme in demo. Il catalogo delle app collegabili.Chi controlla che non scriva un dato sbagliato in produzione?
Lo controllate voi, con quattro strumenti che si sommano. Prima di pubblicare provate il Workflow: eseguite un blocco da solo, o tutto il Workflow a partire da un blocco, e guardate cosa è entrato e cosa è uscito. Nelle Regole scrivete in italiano cosa richiede un via libera: è un vincolo, e l'esecuzione prosegue solo con il sì della persona indicata. Di ogni app collegata abilitate solo le azioni che servono, una per una. Con la connessione personale, cioè il collegamento fatto con l'account di chi usa il Workflow, quello che quella persona non può toccare resta fuori anche per il Workflow.Se gira tutto il giorno, quanto ci costa?
Dipende da quante esecuzioni fate. Il piano si paga per utente (23€ al mese con fatturazione annuale, 29€ pagando mese per mese). I Workflow si pagano per esecuzione, più l'AI che usano davvero. Un blocco Richiesta HTTP non usa l'AI, mentre un blocco che deve leggere e capire un testo sì. Ogni esecuzione ha il proprio costo e la cronologia ne riporta il totale. Così il conto lo vedete su un processo vero, prima di avviarne altri dieci. L'AI dei Workflow si paga con il wallet, il credito prepagato dell'area di lavoro. Tutti i piani.Quando un'esecuzione fallisce, come ce ne accorgiamo?
Con un avviso che impostate voi, perché Userbot non ne invia uno in automatico. Ogni blocco ha due uscite: quella normale e quella dell'errore. Sull'uscita dell'errore collegate un blocco Invio Email a chi segue il processo, oppure Scala ad umano, che affida il caso a una persona. L'esecuzione resta ferma su quel blocco, e la cronologia indica quale, con i dati in entrata e in uscita. Sistemata la causa, fate ripartire il Workflow da quel blocco: i passaggi già eseguiti non si rifanno.Chi lo costruisce, se non abbiamo sviluppatori? E se chi l'ha fatto se ne va?
Lo costruisce chi quel processo lo fa tutti i giorni. I blocchi si scelgono dall'elenco e si trascinano al loro posto, e i collegamenti si sistemano da soli. L'IT interviene una volta per gli indirizzi dei sistemi e le credenziali, e resta proprietario dei permessi e della pubblicazione. Se la persona che ha disegnato il Workflow lascia l'azienda, il Workflow resta. Ogni versione ha la sua data e si ripubblica con un clic. I ruoli dell'area di lavoro stabiliscono chi può aprire e cambiare il Workflow. Chi amministra è proprietario degli oggetti condivisi. Così il processo diventa una procedura scritta che resta, anche quando cambia chi la segue. Come si disegna un Workflow.Quanto ci vuole per avere il primo processo che gira davvero?
Dipende dal processo, e si parte da uno solo: quello che oggi costa più ore. Lo disegnate, lo eseguite a mano finché fa quello che serve, e lo pubblicate quando la cronologia lo conferma. La prova gratuita dura 14 giorni: serve a vedere il Workflow girare su un vostro processo prima di decidere. Nella demo, di 30 minuti, disegniamo insieme un Workflow come quello, blocco per blocco.
Chi c'è dietro
Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.
- Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
- GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
- 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione
Il passo dopo
Trenta minuti.
Con il prodotto aperto.
In demo guardiamo insieme quali sistemi tocca un vostro processo e dove si ferma oggi. Poi lo disegniamo nel prodotto, blocco per blocco.