Venerdì sera, linea ferma.
L'ordine aspetta la firma.
La richiesta parte da un modulo. Chi firma vede fornitore, importo e offerta allegata prima di dire sì.
- Soglie scritte come Regole
- Il vostro gestionale via HTTP
- Ordine fermo finché non arriva il sì
- Parte del Gruppo Smeup
Dal 2017 portiamo l'AI in produzione, nelle aziende e nella PA italiana.
Il problema
La procedura esiste. Poi c'è l'urgenza.
La linea è ferma e il direttore non risponde: si ordina, e si spiega lunedì. Una Regola scritta in italiano fa aspettare il sì.
- L'autorizzazione è un messaggio su WhatsAppe col tempo non la trova più nessuno
- La richiesta arriva via email, in forma liberae il centro di costo manca sempre
- Le condizioni del fornitore le ricorda una personae l'ultimo rinnovo l'ha firmato qualcun altro
- Le tre offerte si leggono a mano, una alla voltae il confronto finisce in un foglio che poi si perde
- In verifica si ricostruisce tutto all'indietrochiedendo alle persone cosa ricordano
- L'autorizzazione è un blocco del flussoe l'ordine non parte senza il sì della persona indicata
- La richiesta parte da un moduloquindi centro di costo e fornitore ci sono sempre
- Le condizioni si cercano nel contrattocon il passaggio citato sotto la risposta
- Le offerte si leggono affiancate, con il passaggio citatoe la scelta resta vostra, con la lettura già fatta
- La ricostruzione è già fattadi ogni esecuzione resta scritto cosa ha fatto e quando
Come funziona
Dalla richiesta all'ordine. Passando da chi firma.
Un Workflow, o flusso, è una serie di blocchi che parte da un evento. Eccone uno, dalla richiesta alla riga nel gestionale.
Arrivata alle 18:40. Nel gestionale alle 18:40 e tre secondi.
Dal modulo del reparto arriva una richiesta d’acquisto, con l’offerta del fornitore in PDF. Il flusso apre l’allegato e ne estrae importo e tempo di consegna. Sopra i 5.000 € firma il direttore, quindi la richiesta entra nel gestionale già intestata a chi firma: quattro blocchi, 2,8 secondi. Lunedì mattina la coda è già in ordine, e nella cronologia resta la riga dell’esecuzione con il tempo di ogni blocco.
Parte da solo.
Il trigger è l’evento che fa partire il flusso: il modulo di richiesta d’acquisto (il trigger Formulario), un orario stabilito per l’invio dei solleciti, oppure una chiamata del vostro gestionale. Negli acquisti il modulo copre quasi tutto. Per esempio, il reparto manutenzione compila il modulo, e da lì la richiesta smette di dipendere da chi si ricorda di inoltrarla.
Apre la riga nel gestionale.
I blocchi scrivono nei vostri sistemi. La richiesta entra nel gestionale con il numero e lo stato che usate voi, e con i dati dell’offerta già dentro. Chi deve firmare la trova dove guarda tutti i giorni, senza un’altra applicazione da aprire. Per esempio, il direttore apre il gestionale e trova la richiesta d'acquisto (RdA) 2026-0412 in stato «In firma».
Se si inceppa, riparte dal blocco in errore.
Ogni blocco ha una seconda uscita, quella dell’errore, e a quell’uscita collegate un’email all’ufficio acquisti o l’inoltro a una persona. L’avviso è solo quello che collegate voi: un avviso automatico di sistema non c’è. Sistemata la causa, l’esecuzione riparte dal blocco dove si era fermata. Per esempio, il gestionale non risponde, gli acquisti ricevono l’email, e al ritorno del gestionale il flusso riprende dall’apertura della richiesta.
Di ogni esecuzione resta tutto.
Per ogni Workflow si vedono le esecuzioni fatte e, per ciascuna, i blocchi attraversati, il tempo impiegato e il costo. Per esempio, in verifica chiedono perché la RdA 2026-0411 è andata avanti, e la riga dell'esecuzione è già pronta.
Approvazioni
La soglia diventa una Regola. L'ordine aspetta il sì.
Una procedura si può saltare quando la linea è ferma. Una Regola è un vincolo, e la richiesta raggiunge chi firma ovunque sia.
- La soglia la scrivete voi.Per importo, per categoria merceologica, per fornitore. Chi rientra in più Regole le rispetta tutte: la soglia di una categoria si aggiunge a quella generale, senza sostituirla. Un esempio? Sopra i 5.000 € firma il direttore, sotto il responsabile acquisti.
- Le Regole si scrivono in italiano.La parte «Cosa richiede approvazione» di una Regola è un vincolo: il flusso resta sospeso finché non arriva il sì. Le Regole le scrive solo un amministratore, e valgono anche per gli Agenti, cioè gli assistenti AI di Userbot, e per le automazioni. Per esempio: «Ogni ordine sopra 5.000 € richiede il sì del direttore.»
- Chi approva vede tutto il caso.Fornitore, importo, motivo e l'offerta allegata. Si guarda quello che serve e si risponde dal browser del telefono, senza tornare in ufficio. Un esempio? Il direttore è in trasferta, apre l'offerta dal telefono e approva da lì.
- Permessi e accessi restano tracciati.Il Registro di audit tiene traccia di accessi, membri e ruoli, permessi e integrazioni, per 90 giorni come valore predefinito o per la durata che scegliete voi. Per esempio, alla domanda su chi ha dato a un membro il ruolo di amministratore, il Registro risponde con persona, data e ora.
Offerta B · gara utensileria.pdfCapitolati e offerte
Le tre offerte si leggono affiancate. La scelta resta vostra.
L'Agente legge le offerte che avete ricevuto e mette in fila prezzo, consegna, penali e validità, ogni voce con il passaggio citato.
- Ogni voce con il suo passaggio.Il prezzo da quella pagina, la consegna da quell'altra. Il documento si apre sulla pagina del passaggio citato, e si controlla prima di portare il confronto in riunione. Per esempio, la consegna dell'offerta B è a 45 giorni: si apre il PDF su OneDrive, e la frase è lì.
- Il giudizio resta a chi firma.L'Agente legge e riporta le condizioni. Quale offerta convenga lo decidete voi: i criteri di aggiudicazione cambiano da gara a gara e la responsabilità è di chi firma. L'Agente vi fa risparmiare il tempo della lettura.
- Capitolato condiviso, prezzi in un'altra cartella.Il capitolato tecnico è in una cartella e le condizioni economiche in un'altra, e ognuna si condivide per conto suo. L'ufficio tecnico ha il ruolo Visualizzatore sulla prima cartella e nessun ruolo sulla seconda. Sui documenti di OneDrive e Google Drive la ricerca rispetta i permessi di chi la fa.
- Se una condizione manca, lo dice.L'Agente dichiara che nei documenti collegati quella condizione non c'è, invece di inventare una risposta plausibile. Per esempio, se nessuna offerta indica la validità, la risposta lo scrive.
Integrazioni
Il gestionale degli acquisti. Resta il vostro.
Il flusso scrive direttamente nel sistema che usate oggi: la richiesta nasce nel modulo e finisce come riga nel gestionale, dove la cercate già.
- Quattro modi per partire.Un modulo compilato, un orario stabilito, una chiamata da un altro sistema, oppure l'avvio a mano. Negli acquisti il modulo copre quasi tutto. Per esempio, l'invio dei solleciti parte ogni lunedì alle 07:00, senza che nessuno lo lanci.
- Anche se non è a catalogo, il gestionale si collega.Il catalogo è l'elenco delle applicazioni che Userbot collega già. Per le altre il blocco manda una richiesta HTTP, cioè una chiamata via web, all'indirizzo che espone il vostro IT e legge la risposta. Le credenziali le mette l'IT una volta sola e restano sul server. Per esempio, il blocco apre la richiesta nel gestionale, che risponde con il numero 2026-0412 e lo stato «in firma».
- L'errore va a chi scegliete.Ogni blocco ha un'uscita di errore, e l'avviso è quello che collegate voi. Un avviso di sistema automatico non c'è. Si imposta una volta, quando si disegna il flusso. Per esempio, se il gestionale non risponde, parte un'email all'ufficio acquisti.
- Ogni esecuzione lascia la sua storia.Si vedono i blocchi attraversati, il tempo impiegato e il costo. In verifica si apre la riga e si legge.
Da dove partire
Prima le firme. Poi il resto.
Negli acquisti conviene partire dall'autorizzazione: si ripete uguale ogni settimana e in verifica va ricostruita. Il confronto delle offerte viene dopo.
Per questi lavori serve un Workflow
- Una richiesta d'acquisto che deve essere autorizzataParte da un modulo, si ferma sopra la soglia e non procede finché la persona indicata non dice sì.
- L'offerta del fornitore che diventa una riga nel gestionaleIl blocco Agente Vision apre il PDF ed estrae fornitore, importo e consegna, poi il flusso scrive la riga nel gestionale.
- L'invio periodico dei solleciti ai fornitori in ritardoA data fissa, senza che nessuno debba ricordarsene il lunedì mattina.
- Il contratto quadro che scade fra sessanta giorniUn controllo periodico segnala la scadenza con l'avviso che avete collegato.
Per tutti e quattro i lavori la cronologia riporta cosa ha fatto il flusso, quanto ci ha messo e quanto è costata l'esecuzione.
Per questi lavori serve un altro strumento di Userbot
- «Con questo fornitore a quanti giorni paghiamo?»È una domanda per un Agente, con i contratti collegati e il passaggio citato sotto la risposta.
- Condizioni e capitolati ancora sparsi fra cartelle e caselle di postaPrima si raccolgono nella Conoscenza aziendale, la raccolta dei documenti che gli Agenti possono consultare: se un documento non c'è, il flusso non lo trova.
- Le fatture dei fornitori, che arrivano dopo l'ordineLe copre la pagina Amministrazione: la fattura diventa una riga nel gestionale con il blocco Agente Vision, lo stesso di questa pagina.
- Il conto di una fornitura con sconti a scaglioniServe una Mini App, una piccola applicazione creata dall'AI: calcola a partire dai valori che inserite.
Se non è chiaro quale strumento vi serve, lo stabiliamo insieme nella demo di 30 minuti, partendo dal vostro iter di firma.
Domande frequenti
Sette domande ricorrenti. Le risposte, per iscritto.
Chi autorizza un ordine, e resta scritto?
Firma la persona che indicate voi: la Regola è un vincolo, e senza il suo sì l’ordine non parte. La soglia si scrive come Regola, in italiano: per importo, per categoria merceologica, per fornitore. Quando la richiesta la supera, il flusso si ferma prima di eseguire e la manda alla persona che avete indicato. Chi approva vede cosa sta per succedere, e decide. Vale anche per gli Agenti e per le automazioni, perché le Regole sono dell'organizzazione intera. Il Registro di audit tiene traccia di accessi, membri e ruoli, permessi e integrazioni: 90 giorni come valore predefinito, oppure la durata che decidete voi. Le Regole le scrive solo un amministratore. Questo permesso non si delega, nemmeno dalla matrice dei permessi, la tabella in cui si decide chi può fare cosa.Sa confrontare tre offerte diverse fra loro?
Sì per la lettura, no per la scelta. L'Agente le legge e mette in fila le condizioni, ciascuna con il passaggio da cui è tratta. Il prezzo viene da una pagina, la consegna da un'altra, la penale dal capitolato. Quale offerta conviene lo decidete voi. I criteri restano vostri, perché cambiano da gara a gara e la responsabilità è di chi firma. L'Agente vi fa risparmiare il tempo della lettura.Le soglie di firma sono diverse per categoria merceologica.
Sì, le soglie possono essere diverse: si scrive una Regola per ciascuna categoria. Chi rientra in più Regole le rispetta tutte: la soglia di categoria si aggiunge a quella di importo, senza sostituirla. Per esempio, l’ordine di utensileria da 7.400 € chiesto dalla manutenzione deve rispettare sia la Regola della categoria sia quella sopra i 5.000 €. Così a un revisore si spiega tutto per iscritto, senza accordi presi a voce.Si collega al nostro sistema di richieste d’acquisto?
Sì, in tre modi. Se è tra le applicazioni a catalogo, si autorizza l'account una volta e si attivano le azioni che servono. Se non c'è, il flusso scrive nel sistema con una chiamata HTTP all'indirizzo che espone il vostro IT. Oppure usa il server MCP del sistema, se ne ha uno: è il protocollo aperto con cui un sistema offre le sue operazioni a un'AI. Le credenziali le mette l'IT una volta sola, sul server, e nel browser non sono visibili. Se oggi non avete un sistema di richieste e si lavora via email, non c'è niente da collegare: si parte dal modulo che fa partire il flusso. Le applicazioni a catalogo sono elencate nella pagina Integrazioni.Possiamo aprire il capitolato tecnico senza aprire anche i prezzi?
Sì, tenendo i documenti in cartelle separate. Ogni cartella si condivide per conto suo, con ruolo Proprietario, Editor o Visualizzatore: il capitolato tecnico in una, le condizioni economiche in un'altra. L'ufficio tecnico ha il ruolo Visualizzatore sulla prima cartella e nessun ruolo sulla seconda. Se i documenti sono su OneDrive o su Google Drive vale lo stesso, perché la ricerca rispetta i permessi di chi la fa. Una cartella che quella persona non può aprire non compare nei suoi risultati. Chi amministra l'area di lavoro è Proprietario di ogni oggetto condivisibile, quindi può aprire anche la cartella dei prezzi.E se il flusso si blocca a metà di un’autorizzazione?
Dipende da cosa avete collegato all'uscita di errore, perché un avviso di sistema automatico non esiste. Ogni blocco ha due uscite, quella normale e quella di errore. A quella di errore si collega ciò che serve: un'email a chi segue gli acquisti, l'inoltro a una persona. Se non c'è nulla di collegato, l'esecuzione risulta in errore nella cronologia e nessuno viene avvisato. Si imposta una volta sola, quando si disegna il flusso, e vale per tutte le esecuzioni successive. Sistemata la causa, l'esecuzione riparte dal blocco dove si era fermata.Fa scouting di nuovi fornitori?
No. Cercare nuovi fornitori sul mercato, valutarli e negoziare con loro non fa parte del prodotto. Userbot lavora su quello che avete già: i vostri capitolati, le offerte che vi sono arrivate, i contratti in essere e il vostro sistema di richieste. Questi limiti li dichiariamo qui, prima che un progetto parta.
Chi c'è dietro
Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.
- Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
- GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
- 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione
Il passo dopo
La prima Regola.
In trenta minuti.
Con il prodotto aperto guardiamo dove si ferma oggi il vostro iter di firma. Poi scriviamo insieme la Regola.