L'ultima revisione?
Quella di oggi.
Procedure, manuali e contratti si cercano dove sono già. Ogni risposta cita il file da cui viene.
- OneDrive, Outlook e Google Drive collegati
- I permessi restano i vostri
- Scansioni lette con l'OCR
- Parte del Gruppo Smeup
Da 10 anni portiamo l'AI in produzione, nelle aziende e nella PA italiana.
Il problema
La procedura c'è. Ne girano quattro versioni.
Martedì, 9:40: un collega chiede l'ultima revisione del collaudo. Rispondete alle 10:15, ma lui ha già lavorato sulla copia di un anno fa.
- L'indice siete voichi cerca passa da voi, e quando non ci siete aspetta
- Cinque luoghi, cinque ricercheOneDrive, Google Drive, la posta, il disco di rete, il PDF sul desktop
- L'ultima revisione è un dubbiochi lavora lo scopre a lavoro finito, o non lo scopre affatto
- O aperto a tutti, o non lo trova nessunodare accesso costa più fatica che rispondere a mano
- La domanda va direttamente ai documentisi cerca a parole proprie, senza sapere in quale cartella guardare
- Le fonti collegate sono sempre aggiornateper esempio OneDrive, Outlook e Google Drive si leggono al momento della domanda, senza un indice da rifare
- Ogni risposta porta il file da cui vienela revisione vecchia si riconosce dal nome, prima di usarla
- Ogni persona trova solo ciò che può aprirela ricerca usa l'account di chi sta chiedendo
La giornata
Stessa domanda. Senza passare da voi.
Tre momenti: la domanda, il controllo della fonte, la revisione nuova. Ogni scheda mostra cosa si fa davvero nell'app.
Si chiede come a un collega.
Senza sapere in quale cartella è la risposta. Un'unica ricerca interroga tutte le fonti collegate e unisce i risultati, indicando da quale file viene ciascuno. Un esempio? La Qualità chiede quale revisione del collaudo finale è in vigore, e la risposta unisce la procedura su OneDrive e le email su Outlook.
Con il documento sotto gli occhi.
Su una tolleranza o su un controllo di collaudo, «me l'ha detto l'AI» non regge. Ogni risposta apre il passaggio esatto e il nome del file da cui arriva. Un esempio? Chi esegue il collaudo apre il passaggio sul controllo della tenuta e lo verifica subito.
La revisione nuova la caricate voi.
Quando una procedura cambia, si trascina il file nella cartella della Libreria e compare nell'elenco insieme agli altri. Lo fa chi possiede il documento, senza chiedere nulla all'IT. Un esempio? La Qualità aggiorna la procedura di collaudo, trascina la revisione nuova nella cartella e toglie la vecchia.
Le fonti
Due strade. Una sola va tenuta aggiornata.
Una fonte collegata si legge dove i documenti sono già, un file caricato è una copia in Libreria. Da questa scelta dipende chi li aggiorna.
- La fonte collegata si legge com'è oggi.Google Drive, OneDrive, Outlook, Gmail, Google Calendar e Jira restano dove sono. Di questi file non teniamo una copia: la ricerca li legge nel momento della domanda, quindi trova la revisione di oggi.
- Il file caricato è una copia.Il disco di rete, l'allegato di una vecchia email, la scansione del capitolato: si trascinano in una cartella della Libreria, l'area file di Userbot. La revisione nuova la carica il reparto che possiede il documento, senza passare dall'IT. Un esempio? L'ufficio tecnico trascina in Libreria i capitolati del disco di rete, e quando ne cambia uno ricarica il file.
- Anche le scansioni si leggono.Il testo dei capitolati scansionati lo estrae l'OCR, il riconoscimento del testo nelle immagini. Ogni file mostra a che punto è mentre viene preparato. Uno troppo grande per essere caricato resta segnato in errore, invece di sparire in silenzio.
I permessi
I permessi che avete già. Restano quelli.
Un capitolato riservato non lo vede chiunque lo chieda: la ricerca usa l'account di chi domanda, senza un secondo elenco da gestire.
- Ogni persona entra con il proprio account.Ogni persona collega le fonti con il proprio account, quindi la ricerca interroga OneDrive con le credenziali di chi sta chiedendo. Chi non vede una cartella non la trova nei risultati, e non c'è modo di aggirarlo. Un esempio? Un tecnico senza accesso al sito dei contratti non li vede comparire fra i risultati, comunque sia posta la domanda.
- Sui file caricati, cartella per cartella.All'ufficio tecnico i capitolati, all'amministrazione i contratti. Su ogni cartella si aggiunge un gruppo di persone con il suo ruolo: Proprietario (gestisce), Editor (modifica) o Visualizzatore (legge). Chi entra nel gruppo in seguito trova la cartella già condivisa.
- Chi amministra governa le cartelle.Chi amministra l'area di lavoro è Proprietario di ogni cartella condivisa, così quando una persona lascia l'azienda le sue cartelle e i suoi file restano a disposizione dell'azienda. Chi amministra non vede, invece, le chat private che i membri hanno in Userbot. Ai fornitori dei modelli AI arrivano solo i passaggi utili alla risposta, mai l'archivio dei documenti, e con ognuno di loro una clausola vieta di usarli per addestrare i modelli.
Quale strumento
Quando basta cercare. E quando serve altro.
Cercare basta quando la risposta esiste già in un documento. Se va prodotta, ripetuta ogni giorno o eseguita sui sistemi, serve un altro strumento.
Per questi casi basta la ricerca
- «Qual è l'ultima revisione della procedura?»Se il documento è in una fonte collegata, la ricerca lo legge lì: la revisione è quella di oggi, e la risposta dice da quale file arriva.
- «Cosa abbiamo firmato con questo fornitore?»La ricerca consulta insieme il contratto e lo scambio di email, e mette in ordine i punti concordati con le date.
- «Il capitolato cosa prevede sulle penali?»Anche se è una scansione: il testo lo estrae l'OCR, e la risposta apre il passaggio esatto.
- Il collega arrivato la settimana scorsaChiede alla ricerca, senza passare da voi, e trova solo i documenti a cui ha già accesso.
Vale in tutti e quattro i casi: si cerca solo dove chi sta chiedendo può già guardare.
Per questi casi serve un altro strumento di Userbot
- La stessa domanda, ogni giorno, da mezza aziendaConviene un Agente, un assistente con istruzioni e documenti propri: risponde sempre con le stesse cartelle e le stesse istruzioni, comunque sia posta la domanda.
- Trovare, e poi fare qualcosa nei sistemiÈ un Workflow, una sequenza di passaggi automatici sugli strumenti che usate già, avviata a mano, a un'ora fissa o da un modulo.
- Scrivere la procedura nuovaLa scrive la Chat in un documento accanto alla conversazione, partendo da quello che la ricerca ha trovato, e da lì la scaricate in Word o PDF.
- Uno strumento con i pulsanti al posto di una conversazioneÈ una Mini App: descrivete a parole l'interfaccia che vi serve, dal calcolatore al piccolo cruscotto, e viene generata.
Come funziona la ricerca e quali formati legge è spiegato nella pagina Conoscenza aziendale. Se non è chiaro quale strumento vi serve, lo valutiamo insieme in una demo di mezz'ora.
Domande frequenti
Chi tiene i documenti chiede. Rispondiamo per iscritto.
I documenti sono su OneDrive, nella posta e su cinque dischi di rete. Dobbiamo spostarli?
No, e nemmeno riordinarli prima. Google Drive, OneDrive, Outlook, Gmail, Google Calendar e Jira si collegano e i file restano dove sono. Di quei file non teniamo una copia: la ricerca li legge nel momento della domanda. Il disco di rete invece non si collega: quei file si trascinano in una cartella della Libreria, l'area file di Userbot, e da lì sono cercabili. Conviene partire dalla cartella con i documenti più richiesti e allargare man mano che i risultati convincono.Se un documento è riservato, adesso lo vede chiunque faccia la domanda?
No. Ogni persona collega le fonti con il proprio account, quindi la ricerca interroga OneDrive con le credenziali di chi sta chiedendo. Chi non vede una cartella non la trova nei risultati, e non c'è modo di aggirarlo. I permessi che avete già restano quelli: non vanno ricostruiti in Userbot. Sui file caricati vale la stessa logica, cartella per cartella: si aggiunge un gruppo di persone con il suo ruolo, Proprietario, Editor o Visualizzatore. I dettagli sono nella pagina AI Governance e Sicurezza.Chi tiene aggiornato l'indice quando cambia una procedura?
Dipende da dov'è il documento. Se è in una fonte collegata non c'è niente da aggiornare: la ricerca legge la revisione di oggi perché va a guardarla adesso. Se è un file caricato in Libreria, è una copia: la revisione nuova la carica il reparto che possiede il documento, senza passare dall'IT. Se in cartella restano tutte e due le revisioni, la ricerca risponde con entrambe, perché sono due file. Ogni risposta indica però il file da cui viene, quindi la revisione vecchia si riconosce a colpo d'occhio. Se la togliete dalla cartella, esce subito dalla ricerca: l'eliminazione è definitiva e immediata.I nostri capitolati sono scansioni a colori. Le legge?
Sì. Le scansioni passano dall'OCR, il riconoscimento del testo nelle immagini. Il testo estratto si cerca e si cita come in un PDF nato digitale, senza doverlo ricopiare a mano. Oltre al PDF entrano Word, Excel, testo e CSV. Ogni file mostra a che punto è mentre viene preparato. Un file troppo grande per essere caricato resta segnato in errore: meglio saperlo subito che credere che sia stato letto tutto.Come facciamo a sapere che la risposta non è inventata?
Dalla citazione. Ogni risposta apre il passaggio e il nome del file da cui arriva: lo controllate prima di firmare o di girarlo a un cliente. Una precisazione: un modello generativo non formula due volte la risposta con le stesse parole. Restano uguali le fonti da cui attinge, le istruzioni che segue e la citazione su ogni risposta. Quando la domanda torna ogni giorno e la risposta deve seguire sempre la stessa impostazione, conviene un Agente, che ha istruzioni e documenti propri.Quanti documenti regge prima di rallentare?
Dipende più dalle copie della stessa procedura che dal numero dei file: se in una cartella ci sono più revisioni, la ricerca le cita tutte. Ogni file viene preparato una sola volta, quando entra, e durante la preparazione mostra a che punto è. Con un archivio grande la strada è la stessa: si parte da una cartella, si guarda cosa risponde e si allarga. La prova di 14 giorni serve a vederlo sui vostri documenti.
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Chi c'è dietro
Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.
- Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
- GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
- 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione
Il passo dopo
La documentazione che avete già.
Risponde da sola.
In una demo di mezz'ora vi mostriamo una fonte collegata e un file caricato. La prova dura 14 giorni. Ecco tutti i piani.