Shadow AI: cos'è
e come gestirla in un'azienda di 500 persone.

• Cos’è la Shadow AI?

  È l’AI che le persone usano al lavoro senza che l’azienda l’abbia scelta, configurata o anche solo saputo: un account personale su una chat, un’estensione del browser, una funzione AI dentro un software già approvato, uno script con una chiave API pagata con la carta personale. Come la Shadow IT di dieci anni fa, nasce da un bisogno vero: chi ha un lavoro da finire usa lo strumento che trova.
• Vietare gli strumenti AI non serve?

  Da solo no. Il divieto toglie la visibilità, non l’uso: le persone continuano su un altro dispositivo o con un altro account, e l’azienda smette di vederle. Funziona un divieto accompagnato da un’alternativa approvata che sia comoda quanto quella che si vuole sostituire, con regole scritte e qualcuno che risponde delle eccezioni.
• Quali sono i rischi della Shadow AI?

  Tre, in ordine di gravità. I dati: documenti, contratti e dati dei clienti incollati in servizi che l’azienda non ha verificato, con contratti e impostazioni sull’addestramento che non conosce. Il GDPR: nessun accordo sul trattamento dei dati con quel fornitore, nessun elenco di dove vanno i dati, e l’azienda resta titolare del trattamento. L’AI Act: un uso che l’azienda non conosce è un uso che non può classificare né accompagnare con le misure sull’alfabetizzazione dell’art. 4.
• Come si scopre chi usa strumenti AI non autorizzati?

  Il metodo più affidabile è chiederlo, senza punizioni: un breve censimento anonimo per reparto su strumenti, account e dati toccati. Si affianca agli strumenti che l’IT ha già (proxy, gestione dei dispositivi, fatture e note spese per gli abbonamenti). Userbot non rileva gli strumenti usati fuori da Userbot: governa il proprio perimetro e dà l’alternativa che riporta l’uso dentro.
• Userbot registra cosa scrivono le persone?

  No, ed è una scelta di privacy. Il Registro di audit traccia chi cambia cosa: accessi, impostazioni, membri e ruoli, permessi, integrazioni, chiavi API, Agenti. Non salva il contenuto delle conversazioni. Chi amministra non legge le chat private dei membri; fa eccezione il Customer Service, dove le conversazioni sono con i clienti.
• Da dove si comincia in un’azienda di 500 persone?

  Da un reparto, non da tutti. Si sceglie quello che usa già l’AI di più, si fa il censimento, si apre l’area di lavoro con l’alternativa approvata e le Regole, e si guarda per qualche settimana cosa succede. Userbot ha una prova gratuita di 14 giorni; il percorso di adozione, con le sessioni per ruolo, è nella pagina Formazione.
• Quanto costa dare un’alternativa approvata a tutti?

  Il piano Pro costa 23 € al mese per posto con fatturazione annuale, 29 € con quella mensile, IVA esclusa, con l’AI inclusa nel canone. Oltre i primi 100 posti il prezzo per posto scende a scaglioni. Chi amministra può fissare un limite di spesa per persona, così il costo resta prevedibile. I dettagli sono nella pagina dei piani.

Più a fondo: l'articolo sulla Shadow AI, la pagina AI Governance e Sicurezza e il percorso per introdurre l'AI in modo governato.