Documenti legali · Sito e piattaforma
Informativa Privacy. Sito e piattaforma.
Un solo documento per chi visita userbot.ai, per chi ci scrive e per chi usa la piattaforma Userbot: quali dati trattiamo, perché, per quanto tempo e con quali fornitori.
Indice
- Titolare del trattamento
- A chi si applica questa informativa
- Quali dati trattiamo
- Finalità, basi giuridiche e conservazione
- I contenuti caricati nella piattaforma
- Destinatari e fornitori
- Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
- Sicurezza
- Diritti dell'interessato
- Decisioni automatizzate
- Modifiche a questa informativa
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Neuraltech S.r.l., società del Gruppo Smeup che sviluppa e fornisce Userbot, con sede legale in Corso Italia 50, 20122 Milano, Partita IVA e Codice Fiscale 13005930964, PEC neuraltechsrl@legalmail.it.
Per ogni questione sul trattamento dei dati personali potete scrivere a privacy@userbot.ai.
2. A chi si applica questa informativa
Questa informativa riguarda tre situazioni diverse, e in ciascuna Neuraltech ha un ruolo preciso.
| Chi siete | Quali dati | Ruolo di Neuraltech |
|---|---|---|
| Visitatori del sito e chi compila un modulo su userbot.ai | Dati di navigazione e dati inseriti nei moduli (demo, contatti, candidature partner, iscrizioni, AI Index) | Titolare |
| Clienti e utenti della piattaforma | Dati dell'account, di fatturazione, di sicurezza e d'uso del servizio | Titolare |
| Persone i cui dati sono nei contenuti caricati o generati nella piattaforma dai clienti: conversazioni, documenti, dati dei visitatori della chat web del cliente | Contenuti del Cliente | Responsabile del trattamento per conto del cliente, che è il titolare (vedi la sezione 5) |
3. Quali dati trattiamo
3.1 Sul sito
- Dati di navigazione: indirizzo IP, log di accesso, tipo di browser e dispositivo, pagine visitate. I cookie e gli strumenti di misurazione sono descritti nella Cookie Policy e partono solo con il vostro consenso.
- Dati che inserite nei moduli: nome, cognome, email di lavoro, telefono, ruolo, azienda, sito web, contenuto del messaggio, campagna di provenienza, risultato del test AI Index e consensi espressi.
- Dati della prenotazione della demo, se scegliete data e ora nel calendario che si apre dopo il modulo.
3.2 Nella piattaforma
- Dati dell'account: nome, email, ruolo nell'area di lavoro, metodo di accesso (password in forma cifrata non reversibile, passkey, accesso con Google o Microsoft).
- Dati di fatturazione: ragione sociale, partita IVA, indirizzo, piano e storico dei pagamenti. I dati della carta li tratta direttamente il fornitore dei pagamenti, che li riceve da voi e non li condivide con noi.
- Dati di sicurezza: accessi riusciti e falliti, indirizzo IP e browser degli accessi, sessioni, e le voci del registro di audit dell'area di lavoro.
- Dati d'uso del servizio: metriche tecniche e di consumo, che usiamo in forma aggregata o anonima e senza il contenuto delle conversazioni o dei documenti.
- Dati commerciali dell'account: data e modo della registrazione, campagna da cui siete arrivati (i parametri UTM del link), consenso alle comunicazioni marketing, e per l'area di lavoro piano, stato della prova o dell'abbonamento, rinnovo, posti acquistati e usati, numero di membri e di persone attive, ultimo accesso. Mai il contenuto delle conversazioni o dei documenti, né i costi d'uso.
- Richieste di assistenza inviate a support@userbot.ai o con le funzioni di segnalazione della piattaforma.
4. Finalità, basi giuridiche e conservazione
| Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|
| Rispondere a richieste di demo, informazioni, candidature partner e contatti stampa | Misure precontrattuali su vostra richiesta (art. 6.1.b) | Fino a 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo l'avvio di un contratto |
| Newsletter e comunicazioni marketing (Osservatorio, webinar, novità su Userbot), anche se le chiedete al momento della registrazione alla piattaforma | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in qualsiasi momento | Fino alla revoca del consenso |
| Misurazione delle visite e marketing sul sito | Consenso (art. 6.1.a), raccolto dal banner | Come indicato nella Cookie Policy |
| Erogare la piattaforma: account, accesso, assistenza, comunicazioni di servizio | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Per la durata del contratto. I contenuti dell'area di lavoro si cancellano entro 30 giorni dalla cessazione, come previsto dalle Condizioni di servizio |
| Seguire commercialmente gli account: sapere chi si è registrato e da quale campagna, chi è in prova e quando scade, chi è cliente, per offrire assistenza, rinnovi e piani adatti. I dati commerciali dell'account sono registrati nel nostro CRM (HubSpot) | Legittimo interesse (art. 6.1.f) a gestire il rapporto con chi usa la piattaforma | Per la durata dell'account e fino a 24 mesi dopo l'ultima attività |
| Misurare registrazioni e attivazioni (registrazione, verifica dell'email, prova, abbonamento) con Google Analytics, per capire quali campagne funzionano | Legittimo interesse (art. 6.1.f) a sapere quante registrazioni e attivazioni arrivano. Gli eventi partono dal nostro server, senza cookie nell'applicazione e senza nome, email o identificativi dell'account. Solo se avete accettato la misurazione su userbot.ai sono collegati alla vostra visita al sito e alla campagna da cui siete arrivati | 14 mesi |
| Fatturazione e obblighi di legge | Obbligo legale (art. 6.1.c) | 10 anni, come previsto dalla normativa fiscale |
| Sicurezza della piattaforma e prevenzione degli abusi | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Registro di audit: 90 giorni, o la durata scelta dal cliente. Log tecnici: al massimo 12 mesi |
| Migliorare il servizio con dati d'uso aggregati o anonimi | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | I dati anonimi non sono più dati personali |
| Tutela dei diritti in caso di contestazioni | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Per il tempo di prescrizione dei diritti |
I dati di navigazione e i log tecnici del sito si conservano al massimo 12 mesi, salvo esigenze di sicurezza o obblighi di legge. Dove il trattamento si basa sul legittimo interesse potete opporvi in qualsiasi momento (sezione 9).
5. I contenuti caricati nella piattaforma
Conversazioni, documenti, istruzioni degli Agenti e dati dei visitatori della chat web di un cliente sono Contenuti del Cliente. Per questi dati il titolare è il cliente, che decide cosa caricare e perché; Neuraltech li tratta come responsabile, solo per erogare il servizio e secondo le istruzioni del cliente. Le regole sono nell'accordo sul trattamento dei dati, l'Allegato 2 delle Condizioni di servizio.
Se i vostri dati sono in una piattaforma Userbot perché lavorate per un nostro cliente o gli avete scritto attraverso la sua chat, l'informativa di riferimento è quella del cliente, e a lui vanno rivolte le richieste sui vostri diritti. Se le inviate a noi, le inoltriamo al cliente.
In breve, quello che l'accordo garantisce: i contenuti sono trattati in Unione Europea, salvo le eccezioni che il cliente attiva (alcune Integrazioni e i modelli contrassegnati come «Global»); i fornitori dei modelli non li conservano e non li usano per l'addestramento, e nemmeno noi; un nostro tecnico vi accede solo se il cliente lo autorizza, e l'accesso finisce nel registro di audit; a fine contratto si cancellano entro 30 giorni.
6. Destinatari e fornitori
I dati sono trattati dal personale autorizzato di Neuraltech e, per finalità tecniche e amministrative, dalle società del Gruppo Smeup. Li trattano inoltre, come responsabili nominati ai sensi dell'art. 28 GDPR, i fornitori che seguono.
- Sito: Amazon Web Services per l'hosting; HubSpot, il CRM in cui registriamo i dati dei moduli, su data center nell'Unione Europea; Calendly per la prenotazione della demo; iubenda per il banner dei consensi; gli strumenti di misurazione e marketing elencati nella Cookie Policy, solo dopo il vostro consenso.
- Piattaforma: fornitori di infrastruttura cloud in Unione Europea (OVH e Amazon Web Services) per account, fatturazione e sicurezza; HubSpot, su data center nell'Unione Europea, per i dati commerciali dell'account; Google Analytics, per gli eventi di registrazione e attivazione, inviati dal nostro server senza nome, email o identificativi dell'account. Il fornitore dei pagamenti tratta i dati di pagamento come titolare autonomo. I fornitori che trattano i Contenuti del Cliente sono elencati nell'Appendice C delle Condizioni di servizio.
- Autorità competenti, su richiesta motivata e nei casi previsti dalla legge.
Email, canali di messaggistica e strumenti di monitoraggio della piattaforma sono gestiti da Neuraltech sulla propria infrastruttura. I dati non sono venduti né ceduti a terzi per finalità proprie.
7. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
I dati dell'account, di fatturazione e di sicurezza della piattaforma sono trattati nell'Unione Europea. HubSpot conserva i dati commerciali dell'account su data center nell'Unione Europea ma è una società statunitense; Google Analytics può trasferire negli Stati Uniti gli eventi di registrazione e attivazione, che non contengono nome, email o identificativi dell'account. Per il sito, alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti: Calendly per la prenotazione della demo e, solo con il vostro consenso, gli strumenti di misurazione e marketing della Cookie Policy. Per i Contenuti del Cliente valgono le regole dell'Allegato 2 delle Condizioni di servizio.
Ogni trasferimento avviene sulla base delle garanzie degli artt. 44-49 GDPR: decisione di adeguatezza, compresa la certificazione EU-US Data Privacy Framework, o clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.
8. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR): traffico cifrato, dischi cifrati, separazione dei dati di ciascuna area di lavoro, accessi del personale secondo il principio del minimo privilegio, registro di audit, copie di sicurezza. Notifichiamo una violazione dei dati ai clienti interessati entro 24 ore da quando ne veniamo a conoscenza. Il dettaglio è in AI Governance e Sicurezza e nel Trust Center.
9. Diritti dell'interessato
Potete esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:
- accesso ai vostri dati (art. 15);
- rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16);
- cancellazione (art. 17);
- limitazione del trattamento (art. 18);
- portabilità dei dati (art. 20);
- opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse e, sempre, al marketing (art. 21);
- revoca del consenso, senza effetto sulla liceità dei trattamenti precedenti (art. 7.3). Ogni email marketing contiene il link per disiscriversi;
- reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Le richieste vanno inviate a privacy@userbot.ai. Rispondiamo entro 30 giorni, prorogabili nei casi complessi come previsto dall'art. 12 GDPR. Per i Contenuti del Cliente vale quanto detto nella sezione 5.
10. Decisioni automatizzate
Non prendiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici su di voi o vi incidano in modo analogo (art. 22 GDPR). Il punteggio dell'AI Index è una stima informativa e non ha conseguenze su di voi. Gli obblighi di trasparenza dell'AI Act per chi usa la piattaforma sono descritti in AI Act e Userbot.
11. Modifiche a questa informativa
Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano i trattamenti, i fornitori o la normativa. La data dell'ultimo aggiornamento è in apertura; delle modifiche rilevanti per i clienti della piattaforma diamo comunicazione agli amministratori dell'area di lavoro.