Ferie, permessi, integrativo.
Risposte senza passare da voi.
Un Agente AI legge integrativo, regolamento e circolari e risponde ai dipendenti. Sulle richieste che indicate, attende il vostro sì.
- La fonte sotto ogni risposta
- Mai oltre gli accessi di chi chiede
- Dati in Unione Europea
- Parte del Gruppo Smeup
Da 10 anni l'AI di Userbot lavora nelle aziende e nella pubblica amministrazione italiane.
Il problema
La risposta è già scritta. Va trovata in tempo.
Martedì, 7:40: un tecnico chiede se per la visita di giovedì servono ferie o permesso. La risposta è nell'articolo 14, ma serve chi la trovi.
- La stessa risposta, riscritta a manovisita medica, permesso studio, congedo: cambia solo chi la chiede
- L'integrativo esiste in più versioniquella firmata a marzo e quella dell'anno prima, nella stessa cartella
- Chi è in reparto aspetta il cambio turnoper chiedere deve passare da una postazione, o da voi
- L'inserimento lo spiega una personale stesse spiegazioni, ripetute a memoria a ogni assunto
- Il lavoro vero slitta a fine giornataselezione, piano formativo, relazioni sindacali
- Risponde l'Agente, e cita l'articolosotto la risposta c'è il passaggio del documento da cui viene
- Un file nuovo, risposte aggiornatesostituite il file e l'Agente risponde sul testo nuovo
- Si apre dal browser del telefonochi non ha una scrivania chiede quando gli serve, anche a metà turno
- Il nuovo assunto chiede all'Agentenella prima settimana, senza togliere ore a chi cura l'inserimento
- A voi restano i casi che una regola non coprequelli in cui serve il vostro giudizio
La giornata tipo
Una richiesta. Dall'inizio alla fine.
Ecco il lavoro che oggi vi costa una ricerca in cartella e una risposta riscritta a mano, in cinque schermate animate di Userbot.
Si chiede come a un collega.
Chi chiede non deve sapere in quale cartella è la risposta. L'Agente cerca nella Conoscenza aziendale, cioè nei documenti che gli avete messo a disposizione (sistemi collegati come OneDrive e Outlook, file caricati nella Libreria). Poi risponde indicando le fonti trovate. Qui accanto una persona chiede come funziona il permesso studio, e l'Agente cerca fra integrativo e circolari prima di rispondere.
L'articolo, sotto ogni risposta.
Su un permesso retribuito, «me l'ha detto l'AI» non basta. Sotto la risposta ci sono le fonti: si apre quella giusta e si legge il passaggio esatto, con il nome del file. Per esempio, il tecnico della visita di giovedì apre l'articolo 14 dell'integrativo e controlla da solo.
Agisce solo dove avete deciso.
Un'azione è ciò che l'Agente può fare nei vostri applicativi, per esempio aprire un ticket. Si sceglie da un catalogo, una alla volta, e l'Agente ha solo quelle che gli avete dato. Fra le voci c'è «Richiedi approvazione», con il nome della persona che deve dire di sì prima che l'azione parta.
Le attività programmate partono da sole.
Scegliete ogni quanto l'Agente deve lavorare: ogni giorno, nei giorni feriali o ogni settimana. L'attività parte all'ora fissata, senza che qualcuno debba ricordarsene. Un esempio? Il riepilogo delle richieste della settimana è pronto il lunedì. Con lo stesso meccanismo l'Agente può preparare l'elenco delle scadenze che oggi tenete su un foglio.
I documenti si trascinano dentro.
Quello che l'Agente sa glielo date voi. I file allegati all'Agente compaiono in elenco, ciascuno con il suo nome e una crocetta per toglierlo. Per esempio, arriva l'integrativo nuovo: togliete il vecchio, mettete il nuovo, e da quel momento l'Agente risponde su quello, senza essere riaddestrato e senza rivolgersi a Userbot.
Le fonti
Dai vostri documenti. Dove sono già.
Le fonti collegate, come OneDrive e Outlook, restano dove sono. I file caricati entrano nelle cartelle della Libreria. Insieme sono la Conoscenza aziendale.
- Cerca dove lavorate già.Google Drive, OneDrive, Outlook, Gmail, Google Calendar e Jira si autorizzano una volta. I documenti restano dove sono: niente migrazione e niente seconda copia da tenere allineata. Quando il file cambia nella fonte, cambia anche la risposta.
- Anche le scansioni si leggono.Il testo lo estrae l'OCR, il riconoscimento dei caratteri nelle immagini, e nessuno deve ridigitarlo. Un esempio? L'integrativo firmato e scansionato viene citato in risposta come qualunque altro documento.
- Dice anche cosa non è entrato.Ogni file mostra il suo stato mentre viene preparato. Se è troppo grande per essere caricato, resta segnato in errore, così sapete che manca.
- Risponde nella lingua di chi chiede.Funziona con tutte le lingue supportate dai modelli di AI. Per esempio, chi lavora in reparto e ha il rumeno come prima lingua può chiedere in rumeno e ricevere la risposta in rumeno.
Riservatezza
Vede ciò che vede chi chiede. Non oltre.
L'Agente cerca con l'account di chi ha fatto la domanda: un capoturno senza accesso alla cartella delle retribuzioni non la vede fra i risultati.
- A ogni persona, i suoi accessi.Il limite vale già nella ricerca, che usa l'account di chi chiede, quindi un documento vietato non arriva nemmeno alla risposta. Un Agente può soltanto restringere ciò che l'area di lavoro, lo spazio di Userbot della vostra azienda, consente. Per esempio, un nuovo collega vede meno cartelle di chi è in azienda da dieci anni.
- Sulle richieste che indicate, si ferma.Le Regole si scrivono in italiano. In una Regola si indica quali richieste hanno bisogno di approvazione: quando ne arriva una, l'Agente si ferma, avvisa chi l'ha fatta e la passa alla persona indicata. Il compito resta sospeso finché il sì non arriva.
- Le Regole le scrive chi amministra.Le scrivono solo le persone con il ruolo di amministratore, e l'autorizzazione a scriverle non si può dare ad altri ruoli. Le Regole sono dell'organizzazione e valgono in chat, negli Agenti e nelle attività programmate.
- Ogni modifica resta scritta.Accessi, ruoli, autorizzazioni, Agenti creati ed eliminati: ogni modifica diventa una riga nel Registro di audit, l'elenco di chi ha fatto cosa e quando. Di partenza le righe si conservano novanta giorni, e potete cambiare la durata.
- Un tecnico di Userbot entra solo se lo autorizzate.Anche questo accesso viene registrato nel vostro Registro di audit. I dati sono in Unione Europea e non addestrano nessun modello.
I Test
Un errore sul congedo costa. Meglio trovarlo prima.
Nei Test fate all'Agente domande di cui conoscete la risposta: un giudice AI confronta ogni risposta con quella attesa. Inclusi in tutti i piani.
- Le domande di prova le scegliete voi.Sono le stesse che vi arrivano ogni settimana: visita medica, permesso studio, congedo parentale, cessione ferie. L'esito è «passa» o «non passa», con il motivo scritto accanto.
- Il problema è spesso un documento.Un test non passa, per esempio, a causa di un integrativo vecchio rimasto in cartella o di una circolare sostituita e mai tolta. Basta cambiare il file: l'Agente resta com'è.
- La correzione si scrive una volta.L'indicazione che mancava si aggiunge alle istruzioni dell'Agente, il testo che ne guida le risposte (le Regole valgono invece per tutti gli Agenti). Da quel momento vale per chiunque lo apra, anche per chi non si era accorto di niente.
- Poi guardate com'è andata davvero.Per ogni Agente trovate le statistiche degli ultimi trenta giorni, accanto alle sue istruzioni e ai suoi documenti. Sono già pronte, senza un rapporto da preparare.
Da dove si comincia
Situazioni vere. Lo strumento che le copre.
L'Agente HR copre la maggior parte delle richieste che arrivano all'ufficio del personale. Per gli altri lavori Userbot ha uno strumento apposta, nella stessa piattaforma.
Per questi lavori basta l'Agente HR
- La domanda a cui avete già risposto trenta volte«Per la visita di giovedì metto ferie o permesso?»
- Il primo giorno di un assunto«Dove trovo il modulo per il rimborso pendolari, e chi lo firma?»
- Chi lavora in reparto e non ha una scrivaniaApre Userbot dal browser del telefono e chiede subito, senza aspettare il cambio turno.
- La policy che nessuno ricorda dov’è«Il regolamento smart working in vigore, non quello di tre anni fa.»
Persone diverse, lo stesso Agente: ciascuna vede i documenti a cui ha già accesso, e nient'altro.
Per questi lavori serve un altro strumento di Userbot
- Un compito che deve venire uguale, chiunque lo facciaServe un Agente dedicato a quel compito, con istruzioni, documenti e azioni proprie. Lo avviate dalla chat o da un modulo, e chi arriva dopo lo trova già pronto.
- I documenti che nessuno ha ancora collegatoLo strumento è la Conoscenza aziendale: collegate le fonti o caricate i file nella Libreria. Finché una circolare non c'è, l'Agente non la conosce e lo dice, senza inventare.
- Una procedura che coinvolge più sistemi e più personeL'inserimento di un assunto, dalla lettera alla dotazione, è un Workflow: una sequenza di passaggi che parte a un'ora fissa o quando arriva un modulo e usa gli strumenti che avete già.
- Le domande di chi è fuori dall'aziendaUn candidato, o chi scrive su WhatsApp. Si usa un Canale (chat del sito, WhatsApp, email o telefono) dove risponde l'Agente. In questo caso l'uso rientra nel Customer Service, il modulo di Userbot per l'assistenza verso l'esterno, e si paga a consumo come i Workflow, non per utente.
- Uno strumento con campi da compilareIl calcolo delle ore di permesso residue è una Mini App, una piccola applicazione che descrivete a parole, con i campi che vi servono. Fa il conto sui valori che inserite, senza tenere un archivio.
Se non sapete quale scegliere, in una demo di mezz'ora valutiamo insieme il vostro caso.
Domande frequenti
Sei domande ricorrenti. Le risposte, per iscritto.
Se sbaglia su un permesso retribuito o su un congedo, chi paga?
La responsabilità resta a voi, come per le risposte date dal vostro ufficio: il vostro contratto con Userbot non la trasferisce. Potete però controllare prima tre cose. Primo: provate l'Agente con i Test prima di aprirlo alle persone. Gli fate domande di cui conoscete già la risposta giusta, e un giudice AI dice quali risposte sono corrette. Secondo: ogni risposta arriva con il passaggio del documento da cui viene, quindi chi la legge può verificarla. Terzo: sulle richieste che pesano una Regola impone un'approvazione. L'Agente si ferma, prepara la risposta e la passa alla persona che avete indicato. Così un errore si individua nei Test, si verifica sulla fonte oppure si ferma prima che arrivi a un dipendente.Un dipendente può chiedere lo stipendio di un collega e ottenerlo?
No. L'Agente cerca con l'account di chi chiede, quindi raggiunge solo ciò a cui quella persona ha già accesso. Può soltanto restringere quello che l'area di lavoro consente. Per esempio, se la cartella delle retribuzioni è aperta a tre persone dell'amministrazione, per tutti gli altri resta fuori dai risultati, comunque sia formulata la domanda. Il limite vale anche nell'altro senso: se oggi quella cartella è condivisa con mezza azienda, l'Agente la mostra a tutte le persone che già possono aprirla. Prima di partire vanno quindi sistemati gli accessi alle cartelle.I dati del personale finiscono in un modello americano?
No, i dati restano in Unione Europea. L'infrastruttura di Userbot è in Germania e i modelli, anche quando il fornitore del modello AI è americano, sono ospitati in UE. Al modello arriva solo ciò che serve a rispondere a quel messaggio: la parte pertinente della conversazione, i passaggi dei vostri documenti trovati dalla ricerca e le istruzioni in vigore. L'archivio dei vostri documenti non viene inviato. Una clausola esplicita vieta ai fornitori di conservare i contenuti e di usarli per addestrare i modelli. Un amministratore sceglie quali modelli rendere disponibili, uno per uno, e può limitarli per esempio ai fornitori europei. Il Trust center raccoglie la documentazione su dati e sicurezza.Il contratto integrativo cambia ogni anno. Chi aggiorna quello che l'Agente sa?
Voi, in un passaggio solo: sostituite il file nella cartella della Libreria da cui l'Agente legge. Per aggiornare una circolare non dovete riaddestrare niente né chiamare un fornitore. Se il documento arriva da una fonte collegata, come OneDrive, aggiornate il file nella fonte stessa e la risposta cambia di conseguenza. Ogni cartella ha le sue autorizzazioni: a chi cura la documentazione assegnate il ruolo Editor, a tutti gli altri il ruolo Visualizzatore, così sapete sempre chi può modificarla. Il file vecchio va eliminato davvero dalla cartella, perché finché la cartella lo contiene l'Agente può ancora citarlo e dare risposte con un articolo superato. L'eliminazione è definitiva e immediata, perché non esiste un cestino.Il mio team non sa configurare niente. Chi lo mette su, e quanto ci vuole prima che serva?
Il vostro team, senza scrivere codice: un Agente si descrive a parole. Scrivete cosa deve fare e la funzione «Crea con l'AI» compila nome, descrizione e istruzioni, che poi correggete come un testo qualsiasi, senza aprire un ticket all'IT. Al primo accesso Userbot analizza il sito dell'azienda e propone i primi Agenti, così si parte da una base già scritta. I tempi dipendono da quanto è in ordine la documentazione. Se integrativo e regolamento sono due file a portata di mano, si può partire dalle domande su ferie e permessi e aggiungere il resto quando serve. La prova gratuita di Userbot dura 14 giorni e non richiede un progetto di implementazione.Se nessuno viene più a chiederci niente, perdiamo il polso di quello che succede?
No. Cambia il tipo di richieste che arrivano a voi. Per ogni Agente trovate le statistiche degli ultimi trenta giorni, accanto alle sue istruzioni, quindi vedete quanto viene usato con i numeri sotto gli occhi. Dalla vostra casella sparisce la domanda a cui il regolamento risponde già. Restano i casi che una regola non copre, quelli in cui conta il vostro giudizio. Se su certi temi volete continuare a decidere voi, chi amministra lo indica in una Regola di approvazione: quelle richieste aspettano il vostro sì e arrivano con la proposta di risposta già pronta.
Chi c'è dietro
Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.
- Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
- GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
- 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione
Il passo dopo
Trenta minuti.
Su ferie, permessi e trasferte.
In demo vediamo come l'Agente HR risponde su integrativo, regolamento e circolare sulle trasferte, e da quale passaggio prende ogni risposta.