AI Act & Userbot

1. Cosa copre questo documento

L'AI Act non regola le tecnologie, regola i ruoli e i rischi: assegna obblighi diversi a chi immette un sistema sul mercato, a chi lo distribuisce e a chi lo usa sotto la propria autorità. Userbot è una piattaforma AI aziendale (chat multi-modello, Agenti riutilizzabili, ricerca nella conoscenza aziendale, automazioni) con Regole, Approvazioni, permessi e registro di audit integrati.

Qui trovate la ripartizione degli obblighi tra noi e voi, il calendario aggiornato delle scadenze, come la piattaforma risponde alla trasparenza dell'art. 50, quali leve di supervisione umana e di tracciabilità sono già nel prodotto, e cosa la piattaforma non fa.

Qui non trovate una consulenza legale, né la classificazione del vostro singolo caso d'uso: quella dipende da cosa fate fare all'Agente e si stabilisce insieme in onboarding. Il dettaglio contrattuale è nel contratto di fornitura e nell'accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR, elencati nel Trust center. L'architettura di sicurezza è in Sicurezza.

2. Fornitore e deployer: chi risponde di cosa

Il fornitore della piattaforma è Neuraltech S.r.l., parte del Gruppo Smeup, con sede legale a Milano, P.IVA IT13005930964. È l'entità che firma il contratto. L'azienda cliente è deployer: usa il sistema sotto la propria autorità, nel proprio contesto e verso i propri utenti.

La distinzione non è formale. Per i sistemi ad alto rischio, l'art. 25 dell'AI Act prevede che gli obblighi del fornitore si spostino su chi il sistema lo distribuisce o lo usa, in casi determinati: quando lo si immette sul mercato con il proprio nome o marchio, quando se ne modifica la finalità prevista, quando lo si modifica in modo sostanziale.

Configurare istruzioni, conoscenza, Regole e Approvazioni dentro la vostra area di lavoro sono leve di configurazione previste dal prodotto, non interventi sul sistema. Se invece l'intenzione è rivendere o rimarchiare la piattaforma, il punto va messo nero su bianco in contratto prima, non dopo.

3. Il calendario delle scadenze

Il Regolamento (UE) 2026/1744, pubblicato in Gazzetta ufficiale dell'Unione europea il 24 luglio 2026 ed entrato in vigore il 27 luglio 2026 (il cosiddetto AI Omnibus), ha riscritto le date dell'AI Act. Ha spostato in avanti l'alto rischio, non la trasparenza.

Tradotto: se usate Userbot come assistente interno o come servizio clienti, la scadenza che vi riguarda è già passata ed è quella della trasparenza. Se un caso d'uso ricade nell'Allegato III, avete tempo fino al 2 dicembre 2027, e conviene usarlo per costruire il fascicolo, non per rimandarlo.

4. Classificazione del rischio

L'AI Act distingue quattro classi: rischio inaccettabile (vietato), alto rischio, rischio limitato, rischio minimo. La classe dipende dalla finalità del sistema, quindi da cosa fate fare all'Agente, non dalla piattaforma su cui gira.

Un punto che conta per la classificazione: Userbot non è un modello di AI generativa, è una piattaforma di orchestrazione che integra modelli di terzi. Lo dice la documentazione di prodotto, e ha una conseguenza pratica: gli obblighi sui modelli per finalità generali restano in capo a chi quei modelli li sviluppa e li immette sul mercato.

Uso interno come assistente aziendale (chat, ricerca nei documenti, generazione di documenti, automazioni interne): la piattaforma opera in rischio minimo.

Customer Service sui vostri canali verso utenti finali (web chat, WhatsApp, voce, email): si entra nel rischio limitato, e l'obbligo che scatta è quello di trasparenza dell'art. 50. Le leve sono nella sezione 5.

Alto rischio: non dipende dal settore ma dalla funzione, secondo le aree elencate nell'Allegato III. Se un vostro caso d'uso ci ricade, la valutazione va fatta prima di metterlo in produzione, non dopo il primo incidente.

Su questo la documentazione di prodotto è esplicita: Userbot non sostituisce il giudizio umano nelle decisioni sensibili (consulenze finanziarie, legali, mediche), non produce analisi predittive e non fa raccomandazioni basate sui comportamenti pregressi delle persone. È un limite d'uso pubblicato, non una riserva nascosta in una clausola.

5. Trasparenza verso le persone (art. 50)

L'art. 50 si applica dal 2 agosto 2026 e distribuisce gli obblighi su due soggetti. Il par. 1 chiede al fornitore di progettare i sistemi che interagiscono con le persone in modo che sia chiaro che si sta parlando con un'AI. I par. 3 e 4 chiedono a chi usa il sistema di dichiarare l'impiego di riconoscimento delle emozioni o categorizzazione biometrica e la pubblicazione di deepfake o di testi generati su temi di interesse pubblico. Il par. 5 chiede che l'informazione sia chiara, riconoscibile, data al primo contatto e accessibile.

L'esenzione prevista quando l'interazione è ovvia si legge in modo restrittivo: il fatto che i chatbot esistano non basta a esonerare dalla dichiarazione.

Cosa mette la piattaforma.

• L'Agente si presenta come assistente e non finge di essere una persona. La web chat mostra un nome e un ruolo dell'Agente, entrambi testi che scrivete voi.
• Sui canali di conversazione (web chat, WhatsApp, email) resta disponibile il passaggio a una persona con l'escalation "Scala su operatore", con gli stati di presa in carico nell'inbox operatori e gli orari di lavoro che impostate voi, fuori orario compreso. Sul canale voce il passaggio dipende dal vostro centralino: la telefonata lascia una trascrizione nella coda.
• Prima che la conversazione cominci, la web chat può richiedere il consenso esplicito alla vostra informativa privacy.
• Le fonti delle risposte si possono mostrare all'utente finale: è un interruttore nella configurazione della web chat.
• L'informazione arriva anche a chi usa tecnologie assistive: la web chat è sviluppata secondo le WCAG 2.1 livello AA e verificata rispetto alla norma europea EN 301 549, con navigazione da tastiera, ruoli ed etichette ARIA, focus visibile, contrasto conforme, testo leggibile fino al 200% e lingua dichiarata. È il requisito di accessibilità richiamato dal par. 5. Il dettaglio è nella scheda accessibilità.

Cosa resta a voi: il testo con cui l'Agente si presenta ai vostri utenti, e i casi dei par. 3 e 4, che dipendono da cosa pubblicate e non dalla piattaforma.

6. Supervisione umana: Regole e Approvazioni

L'art. 14 impone la sorveglianza umana ai sistemi ad alto rischio e, con il rinvio, si applica dal 2 dicembre 2027. Le leve sono nel prodotto già oggi, e servono anche fuori dall'alto rischio.

Le Regole si scrivono in italiano, non in codice, e hanno due parti da non confondere:

• Le linee guida orientano il comportamento. L'AI le segue, ma le interpreta. Non bloccano niente.
• Cosa richiede approvazione è un vincolo garantito: il compito non parte senza un sì.

Quando scatta un'Approvazione l'AI si ferma prima di eseguire, avvisa chi sta chattando e chiede conferma prima di inoltrare all'approvatore. Il compito resta sospeso finché non c'è una decisione, e la proposta è leggibile per intero prima del sì: cosa vuole fare, su quale risorsa.

L'ambito di una Regola è il Gruppo (la scelta normale), l'Utente o tutta l'area di lavoro. Chi rientra in più Regole se le somma: una Regola di gruppo non può togliere un obbligo generale. L'approvatore è di norma un Admin, oppure una persona precisa che indicate voi.

Le Regole valgono anche per gli Agenti e per le automazioni: appartengono all'organizzazione, non alla singola chat. Le può scrivere solo un Admin, e quel permesso non è delegabile dalla matrice dei permessi.

Sotto le Regole c'è un limite strutturale che conta più di tutte: con la connessione personale, che è il comportamento predefinito, l'AI agisce con l'account di chi la sta usando e non raggiunge niente a cui quella persona non abbia già accesso in azienda. Un Agente può solo restringere ciò che l'area di lavoro consente, mai allargarlo.

Detto onestamente: le Regole le scrivete voi. Un'area di lavoro che non ne scrive nessuna ha un assistente che si comporta bene per istruzioni, non un vincolo che si può dimostrare a un auditor.

7. Registro di audit e tracciabilità

Per i sistemi ad alto rischio l'AI Act chiede una registrazione automatica degli eventi conservata per almeno sei mesi. Userbot tiene un registro di audit la cui durata la scegliete voi, con 90 giorni come valore di partenza.

Cosa finisce dentro: accessi riusciti e falliti; modifiche alle impostazioni dell'area di lavoro, con l'elenco dei campi toccati; impostazioni di prodotto; movimenti sui membri (invito, cambio ruolo con il valore prima e dopo, rimozione); ogni casella della matrice dei permessi; integrazioni collegate e scollegate; chiavi API create e revocate, con il loro nome; Agenti creati ed eliminati; download di file caricati da altri; Mini App.

Ogni riga porta attore, azione, oggetto, i metadati con il valore prima e dopo, data e ora. IP e browser compaiono sugli eventi di accesso, non sul resto. Non si può spegnere una categoria: si traccia tutto.

Cosa non traccia, perché è la domanda che arriva sempre: il contenuto delle conversazioni e la lettura dei documenti. Il registro dice chi ha fatto cosa alla configurazione e alle risorse, non cosa è stato scritto in chat.

Il registro lo legge chi ha il ruolo Admin. Non esiste un ruolo Auditor in sola lettura e non esistono ruoli personalizzati: se il vostro processo di controllo prevede una figura separata dall'amministrazione, va risolto assegnando il ruolo Admin a quella persona.

E vale anche per noi: un nostro tecnico entra nella vostra area di lavoro solo se lo autorizzate voi, e quell'accesso finisce nel vostro registro come qualsiasi altro.

8. Fonti citate, accuratezza e limiti dichiarati

Ogni risposta in chat porta le sue fonti: documenti della Libreria, pagine web o dati letti da un'integrazione collegata, con la citazione agganciata al passaggio. La ricerca nei documenti è ibrida (recupero denso più BM25, espansione multi-query, riordino dei risultati) e mostra gli estratti su cui ha risposto.

Un dettaglio che chiede sempre chi valuta la conformità: l'indice di ricerca conserva anche il testo in chiaro dei passaggi, non solo la loro forma numerica, perché serve a mostrare la citazione. Eliminando il documento spariscono entrambe le copie.

Le azioni compiute in conversazione restano visibili nel turno stesso: le Skill richiamate e le azioni su un'integrazione si vedono dove sono successe, non solo nel registro.

Prima di mandare un Agente in produzione lo potete provare: i Test sono su tutti i piani e valutano le risposte su casi che scrivete voi.

E i limiti, dichiarati e non nascosti: l'AI generativa può sbagliare. Userbot vincola le risposte alla conoscenza aziendale per ridurre le risposte inventate, e la documentazione di prodotto elenca i casi in cui la piattaforma non va usata. Quell'elenco è parte delle istruzioni per l'uso, non marketing al contrario.

9. Governance dei dati, modelli e sub-responsabili

L'infrastruttura è in Unione Europea. I depositi sono tre: la base dati (conversazioni, Agenti, Progetti, impostazioni, registro), l'archivio dei file e l'indice di ricerca. Dischi cifrati, traffico su HTTPS, isolamento multi-tenant per area di lavoro, e nessuna chiave dei modelli o delle integrazioni nel browser.

I sub-responsabili, con i nomi. OVH e AWS ospitano l'infrastruttura. Microsoft Azure, Amazon Bedrock ed Eden AI portano le richieste ai modelli. Dietro il catalogo ci sono i modelli di OpenAI, Anthropic, Google e Mistral, tutti serviti in UE. L'elenco completo dei sub-responsabili, con ragione sociale, servizio e luogo del trattamento, è nell'Appendice C delle Condizioni di servizio.

C'è un solo punto di uscita verso i modelli. Con ogni fornitore di modelli AI vale la conservazione zero, senza trattenere i contenuti nemmeno per il monitoraggio degli abusi. Vale anche una clausola che vieta di usarli per addestrare: il testo cambia da fornitore a fornitore, il divieto no. Al fornitore del modello arriva solo quello che serve a rispondere, cioè il messaggio, la parte pertinente della conversazione, i passaggi recuperati e le istruzioni in vigore. Non l'archivio dei documenti.

Eccezione da dichiarare. Se usate un modello vostro, con endpoint e chiave vostri, le richieste vanno lì e valgono le condizioni del fornitore di quel modello: è fuori dal nostro perimetro e dentro il vostro.

I documenti che caricate non modificano il modello: servono come contesto per generare la risposta. La conservazione delle chat la impostate voi (per sempre, oppure 30, 90, 180 o 365 giorni con una politica di area di lavoro), le eliminazioni sono definitive e immediate perché non c'è un cestino, e a fine contratto i dati vengono cancellati entro 30 giorni, con attestato di cancellazione su richiesta.

L'infrastruttura su cui gira la piattaforma è certificata ISO/IEC 27001. Il quadro completo, con la tabella dei sub-responsabili e il perimetro dell'area di lavoro, è in Sicurezza; la governance dei dati e la conformità al GDPR sono documentate nell'Help center.

10. Incidenti gravi (art. 73)

L'art. 73 mette in capo al fornitore la segnalazione degli incidenti gravi alle autorità di vigilanza del mercato. Quando l'incidente riguarda la vostra area di lavoro, vi avvisiamo entro 24 ore, così che possiate far partire i vostri obblighi verso i vostri utenti e le vostre autorità senza aspettare la fine della nostra analisi.

Sul lato prevenzione: un penetration test all'anno, condotto da un'azienda terza esterna, con il report condivisibile sotto NDA. Gli accessi interni seguono sempre il principio del minimo accesso. Lo stato del servizio e il suo storico di uptime sono su status.userbot.ai.

Le segnalazioni si inviano a privacy@userbot.ai.

11. Diritto di audit, documentazione e uscita

Le tre clausole che di solito bloccano una fornitura le accettiamo, e finiscono in contratto: diritto di audit vostro e dei vostri incaricati, cooperazione con l'autorità di vigilanza e strategia di uscita scritta. Sono i punti dell'art. 30 del Regolamento (UE) 2022/2554 (DORA) e valgono per chiunque li chieda, non solo per le entità finanziarie.

La documentazione che accompagna la fornitura: contratto, accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR con l'elenco dei sub-responsabili e il preavviso in caso di modifica del perimetro, report del penetration test sotto NDA, attestato di cancellazione a fine contratto su richiesta. L'elenco di cosa esiste, cosa è pubblico e cosa si richiede sotto NDA è nel Trust center.

12. Contatti

Per domande su questa pagina o sulla conformità AI Act di Userbot: privacy@userbot.ai. Il fornitore è Neuraltech S.r.l., parte del Gruppo Smeup, con sede legale in Milano, P.IVA IT13005930964.

Questa pagina descrive come è costruita la piattaforma e quali obblighi ci assumiamo. Non è una consulenza legale e non sostituisce la valutazione del vostro ufficio legale sul vostro caso d'uso. Gli aggiornamenti normativi vengono riflessi qui e comunicati ai clienti contrattualizzati.