Una domanda.
La revisione in vigore.
Le procedure restano su OneDrive, Outlook o Google Drive. Userbot le legge a ogni domanda: nessuna copia da riallineare.
- La revisione in vigore, letta alla fonte
- Ogni risposta cita il documento
- Permessi per reparto
- Parte del Gruppo Smeup
Dal 2017 portiamo l'AI in produzione, nelle aziende e nella PA italiana.
Il problema
La domanda è semplice. La risposta ha due anni.
A marzo la procedura è cambiata. A bordo linea è appesa quella di due anni fa.
Il collega risponde a memoria, senza numero di revisione.
- Risponde la memoria del collegaè la strada più corta, e non ha un numero di revisione
- La revisione superata gira ancora stampataappesa a bordo linea da due anni
- Le istruzioni operative sono scansioni di centinaia di pagineper una domanda sola nessuno le apre
- Chi lavora in linea non ha una postazionequindi non ha nemmeno la cartella di rete
- Le procedure riservate girano per emaile sfuggono a ogni controllo
- Si chiede in italiano, e risponde il documentocon il nome del file e il passaggio citato
- La fonte collegata è la revisione in vigorela ricerca legge il file direttamente nella fonte, quindi trova la versione aggiornata
- Le scansioni passano dall'OCRche riconosce il testo nelle immagini; il file che non entra resta segnato in errore
- Si apre dal browser del telefonoin piedi, dove la domanda nasce
- Ogni cartella è aperta solo ai reparti indicatie sulle fonti collegate la ricerca usa l'account di chi chiede
Come funziona
Si chiede in italiano. Risponde il documento.
La Conoscenza aziendale è la ricerca di Userbot nei documenti dell'azienda: nelle fonti collegate o nella Libreria, dove si caricano i file.
Una domanda, come a un collega.
Si chiede in italiano, come a un collega che quella procedura la conosce da vent’anni. La ricerca cerca solo nella Libreria, che raccoglie i file caricati in Userbot, o nelle fonti collegate scelte, e ogni risposta dice da quale documento arriva. Un esempio? L’addetto all’accettazione chiede cosa fare del lotto non conforme, e la risposta cita la PG-07 rev. 5.
A ogni reparto, le sue cartelle.
Procedure e istruzioni operative sono in una cartella, i rapporti di audit interni in un’altra. Ciascuna è aperta solo ai reparti indicati: produzione, qualità, manutenzione. Userbot cerca solo dove quella persona è già autorizzata a guardare. Ad esempio, il reparto manutenzione legge le istruzioni operative, mentre i rapporti di audit interni restano alla qualità.
Ogni frase porta il suo documento.
Prima di fermare un lotto, il controllo richiede dieci secondi. La fonte si apre sul passaggio esatto, con il nome del file e il numero di revisione. Ad esempio, il capoturno apre la IO-12 e legge che sui fornitori in classe B si controllano tre pezzi per lotto.
Dice anche cosa non è entrato.
Ogni file mostra a che punto è mentre viene preparato, scansioni comprese. Il testo lo estrae l’OCR, il riconoscimento del testo nelle immagini. Un file troppo grande per essere caricato resta segnato in errore, invece di sparire come se non esistesse. Ad esempio, il PDF dei rapporti di prova 2019-2025 resta in elenco segnato in errore, e si sa subito che è fuori.
Vede quello che vede chi chiede.
Una cartella riservata resta riservata anche nelle risposte. Sulle fonti collegate la ricerca usa l’account di chi sta chiedendo, e nella Libreria conta il ruolo del reparto sulla cartella: ciò a cui quella persona non ha accesso non compare nei suoi risultati. Un esempio? Dalla manutenzione si cercano i rapporti di audit interni: la cartella è riservata alla qualità, quindi la ricerca non la vede.
Collegata o caricata
Una sola procedura. Quella che aggiornate già.
Collegare un documento vuol dire che Userbot lo legge dalla sua fonte; caricarlo, che ne riceve una copia. Conviene decidere procedura per procedura.
- Collegata: la risposta usa la revisione in vigore.Vale per OneDrive, Outlook e Google Drive. Userbot non ne tiene una copia: la ricerca legge la fonte nel momento della domanda, e la procedura si aggiorna dove si aggiorna già. Ad esempio, la rev. 5 della PG-07 viene pubblicata a marzo su OneDrive, e dalla prima domanda dopo la pubblicazione la risposta usa quella.
- Caricato: è una copia da sostituire.La revisione nuova la porta dentro il reparto che possiede il documento, trascinandola nella cartella. Quella superata va tolta dalla cartella: la ricerca trova soltanto i file che ci sono nelle cartelle della Libreria.
- Il nome del file, sempre.Vale in tutti e due i casi. Se in cartella sono rimaste due revisioni, sono due documenti e la ricerca può citarle entrambe: la superata si riconosce dal nome del file, prima di aprirla e di agire.
- Anche le scansioni entrano.Entrano come gli altri file, e il testo lo estrae l'OCR (il riconoscimento del testo nelle immagini). Mentre il file viene preparato si vede a che punto è. Quello troppo grande resta segnato in errore, invece di sparire in silenzio.
Chi vede cosa
Ogni cartella, i suoi lettori. Il documento resta controllato.
Una copia girata per email non la governa più nessuno. Qui il documento resta nella sua cartella, aperta solo ai reparti indicati.
- Ogni cartella è aperta ai reparti che indicate.Ogni reparto vede le sue cartelle. Su ogni cartella si sceglie il ruolo di ciascun reparto: l'Editor carica le revisioni, il Visualizzatore legge e cerca soltanto. Ad esempio, alla produzione le istruzioni operative, alla qualità i rapporti di audit interni.
- La ricerca usa l'account di chi chiede.Sulle fonti collegate la ricerca entra con le credenziali di chi chiede. Una cartella di OneDrive che quella persona non può aprire non compare nei suoi risultati. I permessi sono quelli che avete già, senza ricostruirli altrove.
- Un Agente non supera i permessi.Un Agente (l'assistente configurato per un compito) arriva al massimo dove arriva chi lo usa. Qualunque configurazione si scelga, resta fuori il documento che quella persona non potrebbe aprire.
- Cosa resta registrato.Il Registro di audit, l'elenco delle azioni fatte dentro Userbot, annota quando qualcuno scarica un file caricato da un altro. Il valore predefinito è 90 giorni, e la durata la decidete voi. Restano fuori il contenuto delle conversazioni e chi apre o legge un documento dentro Userbot.
I limiti
Risponde sulle procedure. Il sistema di gestione resta vostro.
Tre cose da sapere subito. Un reparto qualità le verificherebbe comunque, ed è più semplice leggerle qui che scoprirle a progetto avviato.
- Il registro delle non conformità resta nel vostro sistema.Userbot non sostituisce il sistema in cui registrate e chiudete le non conformità. Un esempio? L'indice di difettosità del mese si calcola con una Mini App, mentre il registro resta dov'è. Se il vostro registro espone una chiamata HTTP (un indirizzo web che il vostro IT rende disponibile), può scriverci dentro un Workflow, l'automazione a passi di Userbot.
- Le revisioni si emettono come oggi.Userbot non è una gestione documentale certificata: le revisioni si approvano e si emettono nel sistema che usate oggi. Con una fonte collegata la risposta arriva dalla revisione in vigore, senza aspettare che qualcuno apra la cartella.
- Dove serve, chiede l'approvazione.Il compito si ferma prima di eseguire e aspetta il sì della persona indicata. Lo decide una Regola: un'istruzione scritta in italiano, che indica quali azioni richiedono l'approvazione. Vale anche per gli Agenti e per le automazioni, e solo chi amministra può scriverla. Ad esempio, prima di aprire la non conformità sul lotto 24-118, l'Assistente qualità aspetta l'approvazione del responsabile qualità.
Da dove si comincia
Ogni lavoro. Il suo strumento.
Conviene partire dai documenti che generano più domande. Quasi mai coincidono con quelli più importanti.
Per questi lavori basta la Conoscenza aziendale
- Una prescrizione dentro una procedura lungaLa trova nel documento giusto e mostra il passaggio, senza che chi chiede sappia in quale cartella sia.
- Un'istruzione operativa che in linea serve adessoSi chiede dal browser del telefono, in piedi davanti alla macchina.
- Un requisito che compare in più documentiDice da quale file arriva ogni pezzo di risposta, così si sceglie quale vale.
- Cosa è cambiato con l'ultima revisioneCon una fonte collegata, la risposta usa la revisione in vigore adesso.
Per tutti e quattro i lavori la ricerca guarda solo dove chi domanda ha già accesso.
Per questi lavori serve un altro strumento di Userbot
- La stessa domanda, ogni giorno, da chiunqueConviene un Agente con i documenti già collegati e le istruzioni su come rispondere.
- Un controllo che deve girare a data fissaÈ un Workflow, l'automazione a passi di Userbot, pianificato a orario fisso: parte da solo e lo storico delle esecuzioni mostra cosa ha fatto ogni volta.
- Un calcolo o una checklist di verificaÈ una Mini App, uno strumento che si descrive a parole: calcola sui valori che riceve.
- Scrivere dentro un sistema che avete giàSi collega con le Integrazioni: dal catalogo, via HTTP o via MCP (il protocollo aperto con cui un sistema offre le sue operazioni a un'AI).
Se non sapete quale strumento serva, nella demo lo stabiliamo insieme sul vostro caso.
Domande frequenti
Sette domande dal reparto qualità. Le risposte, una per una.
Deve rispondere con la revisione in vigore, mai con quella superata.
Con una fonte collegata sì; con un file caricato solo se la revisione superata viene tolta dalla cartella. Una fonte collegata (OneDrive, Outlook, Google Drive, Google Drive) non ha una copia in Userbot: la ricerca legge la fonte nel momento in cui arriva la domanda, quindi trova quello che c'è adesso. Un file caricato nella Libreria è invece una copia: la ricerca trova soltanto i file che ci sono nelle cartelle, quindi la revisione nuova si trascina nella cartella e quella superata si toglie.Per l’audit devo dimostrare chi ha visto cosa e quando.
Per le azioni fatte dentro Userbot sì, per le letture dei documenti no. Il Registro di audit tiene gli accessi a Userbot, riusciti e falliti, i cambi di permesso con il valore prima e dopo e le integrazioni collegate. Registra anche gli Agenti creati ed eliminati e quando qualcuno scarica un file caricato da un altro. Novanta giorni è il valore predefinito, la durata la decidete voi. Due cose restano fuori, ed è giusto dirlo qui: il contenuto delle conversazioni e chi apre o legge un documento dentro Userbot. Se il vostro schema chiede la prova di presa visione di una procedura, quella resta al vostro sistema di gestione: Userbot non lo sostituisce.Le istruzioni operative in reparto sono su carta e in PDF scansionati.
Sì, le scansioni entrano come gli altri file. Il testo lo estrae l'OCR, il riconoscimento del testo nelle immagini, e mentre il documento viene preparato si vede a che punto è. Se un file è troppo grande per essere caricato resta segnato in errore, invece di sparire come se non esistesse. La differenza conta: si sa quali istruzioni sono dentro e quali no, prima che qualcuno faccia una domanda e resti senza risposta.Chi lavora in linea non ha un computer.
Basta il telefono: Userbot si apre dal browser. Chi è in reparto chiede dal telefono, in piedi davanti alla macchina, e la risposta arriva con il nome del documento e il passaggio citato. Non c'è un'app da installare né una postazione da liberare. Un esempio? Al posto di chiamare il collega che c'è da vent'anni, l'addetto alla linea chiede alla procedura.Può tenere il registro delle non conformità?
No, e conviene dirlo prima. Una Mini App è un programma in un file singolo che gira nel browser: calcola sui valori che riceve, senza conservare un archivio di righe fra un'apertura e l'altra. Quindi si fanno l'indice di difettosità del mese, una checklist di verifica o uno strumento per preparare un audit. Il registro delle non conformità resta dov'è oggi. Se quel registro espone una chiamata HTTP (un indirizzo web che il vostro IT rende disponibile), può scriverci dentro un Workflow, l'automazione a passi di Userbot, ed è il modo di collegarli.Le procedure non sono per tutti: alcune valgono solo per un reparto.
Sì, e restano riservate anche in Userbot. Ogni cartella è aperta solo ai reparti indicati da chi possiede quei documenti, senza passare dall'IT. Per ogni reparto si sceglie anche il ruolo: carica le revisioni (Editor) o legge soltanto (Visualizzatore). Sulle fonti collegate c'è un livello in più: la ricerca entra con le credenziali di chi chiede, e una cartella di OneDrive che quella persona non può aprire non compare nei suoi risultati. I permessi sono quelli che avete già, senza ricostruirli altrove.Serve per la certificazione, o è un di più?
No, per ottenere la certificazione serve il vostro sistema di gestione. Userbot lavora sul divario fra la procedura scritta e la procedura applicata, che è la cosa che gli auditor trovano. Se la risposta giusta arriva in dieci secondi dal telefono, in reparto la procedura si applica. Se resta in un PDF da cercare in una cartella di rete, spesso non si applica.
Chi c'è dietro
Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.
- Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
- GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
- 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione
Il passo dopo
Trenta minuti.
Con il prodotto aperto.
Colleghiamo una procedura d'esempio e poniamo le domande tipiche di un reparto qualità. Poi vediamo insieme da quale documento e revisione arrivano le risposte.