La fattura arriva.
La riga è già nel gestionale.
Il blocco Agente Vision legge fornitore, importo, data e numero. Il Workflow scrive la riga al posto vostro.
- Legge PDF, JPG e PNG
- Il vostro gestionale via HTTP
- Approvazione sopra soglia
- Parte del Gruppo Smeup
Dal 2017 mettiamo l'AI al lavoro nelle aziende e nella PA italiana.
Il problema
Quattrocento fatture al mese. Sempre lo stesso lavoro.
Il ciclo passivo, le fatture dei fornitori, costa una ventina di ore: tre minuti a fattura, per un lavoro che non decide niente.
- Gli stessi cinque campi, ribattuti quattrocento voltedal PDF al gestionale, uno alla volta
- La scansione storta costa il quadruploe arriva sempre dallo stesso fornitore
- Un importo sbagliato viaggia fino alla chiusurae se ne accorge il controllo di gestione, a conti fatti
- Chi autorizza cosa è un accordo verbalefunziona finché quella persona è in ufficio
- La settimana di chiusura non respira nessunoperché il lavoro si accumula tutto sugli stessi giorni
- I campi li estrae il bloccoe il Workflow li scrive dove avete indicato, senza che nessuno li digiti
- Il formato non cambia il percorsoPDF, JPG e PNG, scansioni comprese, passano dallo stesso blocco
- Il controllo resta nel gestionaledove lo fate oggi, con il PDF originale sempre disponibile da riaprire
- La soglia di autorizzazione è scrittae vale anche quando chi firma è in ferie
- Il Workflow parte appena il documento è nel moduloanche la sera, a ufficio chiuso
Come funziona
Dal documento alla riga. In 2,8 secondi.
Un Workflow è una sequenza di blocchi avviata da un evento. Questo legge il PDF, sceglie la strada e scrive la riga.
Arrivata alle 21:40. Inserita tre secondi dopo.
La fattura cade nel modulo con il PDF allegato (nell’app, l’avvio «Formulario»), e il blocco Agente Vision ne estrae fornitore, importo, data e numero. Il Workflow guarda la soglia e scrive la riga nel gestionale con una chiamata HTTP: quattro blocchi, 2,8 secondi. Un esempio? Quando la contabilità apre il gestionale la mattina dopo, la fattura è già lì, e nella cronologia c’è il tempo di ogni passaggio.
Parte quando arriva il documento.
Il momento lo scegliete voi: un modulo dove si lasciano le fatture («Formulario» nell’app), un’ora fissa per l’elenco degli scaduti (l’avvio «Schedulato»), la chiamata di un altro sistema. Da quel momento il Workflow parte da solo, senza che qualcuno debba avviarlo. Una fattura caricata nel modulo il venerdì alle otto di sera parte subito, senza aspettare il lunedì.
Apre la riga nel gestionale.
Il blocco scrive all’indirizzo del vostro sistema con i valori presi dal PDF, e legge la risposta che torna indietro. Chi apre il gestionale la mattina trova la fattura già inserita, con il numero e l’importo che c’erano sul documento.
Riparte da dove si era fermato.
Ogni blocco ha una seconda uscita, quella dell’errore: a quell’uscita si può collegare un’email per la contabilità, o il passaggio a una persona. Sistemata la causa, l’esecuzione riparte dal blocco dove si era fermata. Se il gestionale è fermo per manutenzione, la fattura già letta resta letta e il Workflow riprende dalla scrittura.
Ogni esecuzione, con il suo costo.
Di ogni esecuzione restano i passaggi attraversati, il tempo di ognuno e il costo dell’esecuzione. A fine mese sapete quante esecuzioni ci sono state e quanto sono costate. Il responsabile amministrativo può guardare questi due dati prima di decidere se portare nel Workflow anche le note spese e i documenti di trasporto.
Integrazioni
Il gestionale non si tocca. Ci si scrive dentro.
Il gestionale resta quello di oggi. Il Workflow manda una richiesta HTTP al suo indirizzo e usa la risposta nei passaggi dopo.
- Prima, il catalogo delle applicazioni.Centinaia di applicazioni collegabili: si autorizza l'account una volta e si accendono le azioni una alla volta. Se il vostro sistema c'è già, la strada finisce qui.
- Il resto, con una chiamata HTTP.Il blocco scrive all'indirizzo del vostro gestionale (in gergo, l'endpoint) e ne legge la risposta. È quello che fa il template ufficiale Gestione Fatture.
- Oppure, un server MCP.MCP è il protocollo aperto con cui un sistema offre le sue operazioni a un'AI. Se il vostro gestionale ne espone uno, si collega come integrazione su misura, con gli stessi permessi delle altre.
- Le credenziali restano sul server.Le inserisce l'IT una volta sola e non passano mai dal browser di chi usa il Workflow.
Approvazioni
Sotto soglia passa. Sopra, si ferma e chiede.
La soglia di autorizzazione esiste già, ma salta quando chi firma è in ferie. Nel Workflow vale sempre e la richiesta va a chi decide.
- La soglia la scrivete voi.Per importo, per fornitore, per centro di costo. Sotto passa, sopra aspetta un sì, senza scorciatoie. Un esempio? Una fattura di manutenzioni da 8.240 euro aspetta l'ok del responsabile amministrativo prima di entrare nel gestionale.
- Le Regole si scrivono in italiano.Ogni Regola ha due parti. Le linee guida dicono all'AI come comportarsi, ma può interpretarle. «Cosa richiede approvazione» è un vincolo: il Workflow resta sospeso finché non arriva il sì. Le Regole le scrive solo l'Admin dell'area di lavoro, la persona che amministra Userbot nella vostra azienda.
- Chi approva ha i dati davanti.Nella richiesta ci sono già il fornitore e l'importo, senza codici da andare a cercare. Si approva o si rifiuta da lì.
- Il Workflow aspetta il sì.Non scrive nulla finché la persona indicata non risponde. Le esecuzioni sono nella cronologia del Workflow, passaggio per passaggio.
I limiti
Cosa non fa. Meglio dirlo subito.
I limiti principali sono ai due capi del percorso: prima che il documento entri, dopo che qualcosa si rompe. In mezzo si monta a blocchi.
- La mail in arrivo resta fuori.Il blocco legge un file caricato in una chat o inviato da un modulo, e l'allegato di una mail in arrivo non lo prende da solo. Chi riceve le fatture le carica nel modulo, una alla volta o in blocco. Se le fatture passano già da un sistema che le mette a disposizione via HTTP, il Workflow le chiede direttamente a quello.
- L'avviso d'errore lo collegate voi.Un avviso di sistema automatico non esiste. Ogni blocco ha due uscite, quella normale e quella di errore, e alla seconda si collega quello che serve: un'email alla contabilità, il passaggio a una persona. Se non ci si collega niente, l'esecuzione resta segnata in errore nella cronologia e nessuno viene avvisato.
- In mezzo, si monta a blocchi.Il blocco che legge la fattura si prende dal catalogo e si lascia cadere fra il modulo e il gestionale: i collegamenti si riallacciano da soli. Lo mette al suo posto chi conosce le fatture, senza passare dall'IT. Un esempio? Chi registra le fatture trascina l'Agente Vision fra «Fattura fornitore» e «Scrive nel gestionale».
Da dove si comincia
Prima il ciclo passivo. Poi il resto.
Il ciclo passivo conviene per primo: è ripetitivo e il risparmio è una moltiplicazione, fatture per minuti a fattura. Altri lavori chiedono uno strumento diverso.
Per questi lavori serve un Workflow
- Un documento che deve diventare una rigaLa fattura fornitore, la nota spese, il documento di trasporto. Si legge una volta e si scrive una volta.
- Qualcosa che deve succedere a una data fissaL'invio dei solleciti alle sette, il riepilogo degli scaduti del lunedì, il controllo prima della chiusura.
- Un passaggio che oggi aspetta una firmaLa soglia diventa una condizione del Workflow, e la richiesta arriva a chi autorizza con il fornitore e l'importo dentro.
- Un lavoro che passa da due sistemiDal portale fornitori al gestionale, dal gestionale al file che aspetta lo studio esterno.
Per ognuno resta la cronologia dell'esecuzione: i passaggi, i tempi e il costo.
Per questi lavori serve un altro strumento di Userbot
- Una domanda sulle procedure dell'aziendaPer rispondere a «Questo costo su quale centro va?» serve un Agente: ha i documenti e le istruzioni, e risponde citando il passaggio.
- Contratti e condizioni sparsi in cartelle diversePrima si raccolgono nella Conoscenza aziendale: se una cosa non è lì, il Workflow non la trova.
- Un calcolo che oggi vive in un foglio ExcelIl ricarico, il riparto dei costi indiretti: è una Mini App, la descrivete a parole e viene generata. Serve a fare il conto, e l'archivio resta dov'è oggi.
- Il sistema da collegare, prima del WorkflowSi autorizza l'account, si scelgono le azioni, e da quel momento vale per tutti i Workflow. Le Integrazioni.
Se non sapete quale scegliere, lo decidiamo insieme sul vostro ciclo passivo, in una demo di 30 minuti.
Domande frequenti
Otto domande. Otto risposte.
Se sbaglia un importo, chi se ne accorge prima del pagamento?
Se ne accorgete voi, nel gestionale, prima del pagamento: il Workflow non paga niente, legge il documento e scrive la riga dove gli avete indicato. Sotto soglia la riga è subito nel gestionale, e la controllate come oggi, confrontandola con il PDF originale. Sopra la soglia che avete stabilito il Workflow si ferma, e la richiesta arriva a una persona con il fornitore e l'importo dentro; finché non risponde, resta sospeso. Di ogni esecuzione resta la cronologia, passaggio per passaggio. L'errore di digitazione sparisce, perché nessuno digita. Resta il rischio di un errore di lettura, che il confronto con il PDF fa emergere.Le fatture ci arrivano via PEC: le prende da sola dall’allegato?
No. Il blocco Agente Vision legge un file caricato in una chat oppure inviato da un modulo: apre il PDF, il JPG o il PNG ed estrae i campi. L'allegato di una mail in arrivo, PEC compresa, non lo prende da solo, e per ora non lo promettiamo. In pratica, chi riceve le fatture le carica nel modulo, una alla volta o in blocco. Da quel momento fa tutto il Workflow. Se le fatture passano già da un sistema che le mette a disposizione via HTTP, il Workflow le chiede a quello e non serve più passare dalla casella.Il nostro gestionale è vecchio e non ha le API. Si collega lo stesso?
Sì, quasi sempre, e senza toccarlo. Se è fra le applicazioni a catalogo, si autorizza l'account una volta e si accendono le azioni che servono. Altrimenti il Workflow scrive al suo indirizzo con una chiamata HTTP e ne legge la risposta: è quello che fa il template Gestione Fatture. Se il vostro sistema espone un server MCP (il protocollo aperto con cui un sistema offre le sue operazioni a un'AI), si collega come integrazione su misura. Le credenziali le inserisce l'IT una volta e restano sul server, mai nel browser di chi usa il Workflow. Resta fuori il gestionale che si aggiorna solo digitando i dati e non accetta richieste dall'esterno: il Workflow legge la fattura ed estrae i campi, ma non può scriverli nel gestionale. Le Integrazioni.Le fatture dei nostri fornitori sono tutte diverse fra loro.
Sì, funziona lo stesso. Al blocco Agente Vision si dice quali campi servono, e li riconosce dentro il documento senza cercarli in una posizione fissa. Il template ufficiale Gestione Fatture parte già impostato su fornitore, importo, data, cliente e numero fattura. Il centro di costo, che oggi ribattete a mano, si aggiunge alla richiesta come campo in più. I formati che legge sono PDF, JPG e PNG, quindi anche la fattura scansionata e rispedita.Quando un flusso si ferma, come lo scopro?
Dipende da cosa ci avete collegato, perché un avviso di sistema automatico non esiste. Ogni blocco ha due uscite, quella normale e quella di errore. Alla seconda si collega quello che serve: un'email alla contabilità, il passaggio a una persona, una riga scritta da qualche parte. Se non ci si collega niente, l'esecuzione resta segnata in errore nella cronologia e nessuno viene avvisato. Sistemata la causa, riparte dal blocco dove si era fermata, senza ricominciare da capo. Nella demo vi mostriamo come collegare l'uscita di errore fin dall'inizio, perché è la parte che si dimentica.Il commercialista esterno come si inserisce?
Dipende da dove lo volete: dentro Userbot o fuori. Conviene deciderlo prima. Da dentro: lo si invita con un suo indirizzo email, conta come utente a pagamento e vede solo le cartelle condivise con lui, come Visualizzatore o come Editor. Esiste anche l'ingresso automatico per chi ha un indirizzo email sul dominio aziendale: vale solo per quel dominio e si può spegnere. Nel Registro di audit resta anche il download di un file caricato da qualcun altro, quindi si sa chi ha scaricato cosa. Da fuori, che è la strada più corta: il Workflow scrive nel gestionale, e lo studio continua a leggere da dove legge oggi.Quanto costa se ne passano tremila al mese?
Dipende dal pacchetto Workflow, che si dimensiona sulle esecuzioni. Tremila fatture al mese sono tremila esecuzioni. Un'esecuzione è un avvio del Workflow: se attraversa dieci blocchi conta comunque una. L'AI che i blocchi consumano si scala a parte dal credito prepagato (il wallet) che ricaricate voi, alle tariffe pubblicate modello per modello. Il numero di utenti a pagamento dipende da chi entra in Userbot, per esempio per disegnare e controllare i Workflow. I dettagli sono nella pagina Prezzi.Chi lo costruisce? In amministrazione non abbiamo sviluppatori.
Lo costruite voi, senza sviluppatori: basta chi in amministrazione conosce le fatture. Il Workflow si disegna a blocchi presi da un catalogo: se si inserisce un blocco fra altri due, i collegamenti si riallacciano da soli. Il template Gestione Fatture si apre già montato, quindi il lavoro vero è dire dove scrivere e cosa richiede un via libera. Prima di metterlo online si prova un blocco alla volta, o il Workflow intero. Quello che si modifica resta in bozza finché non si preme Pubblica, e chi lo sta usando continua sulla versione precedente. All'IT restano l'indirizzo e le credenziali del gestionale.
Chi c'è dietro
Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.
- Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
- GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
- 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione
Il passo dopo
Trenta minuti.
Sul vostro ciclo passivo.
Vi mostriamo cosa estrae il blocco Agente Vision da una fattura e disegniamo con voi dove scriverla nel gestionale.