La presentazione giusta.
Anche quando non la fate voi.
Un Agente è un assistente AI che conosce il vostro tono di voce, le schede prodotto in vigore e le frasi da non scrivere. Lo preparate voi, lo usano anche il commerciale e l'agenzia.
- Un Agente condiviso al posto di dieci account
- Modelli in Unione Europea
- Contenuti esclusi dall'addestramento
- Parte del Gruppo Smeup
Dal 2017 portiamo l'AI in produzione, nelle aziende e nella PA italiana.
Il problema
Dieci persone, ognuna per conto suo. Dieci versioni dello stesso prodotto.
Il marketing ha addestrato l'AI, ora la domanda è: perché questa abilità deve rimanere un segreto di reparto invece di diventare uno standard per l'intera azienda? Il commerciale prepara la sua presentazione per conto suo, usando un contenuto non approvato o informazioni tecniche non aggiornate. Quando un collaboratore impara a far rendere davvero l'AI, quella competenza resta bloccata sul suo schermo: per passarla a un collega si riparte ogni volta da zero, un prompt alla volta. Ogni volta che pagate un'agenzia, state finanziando anche le skill AI che userà per lavorare più veloce. Ma quando il contratto finisce, quell'efficienza resta a loro.
Un Agente condiviso risolve questi tre problemi: i contenuti non aggiornati del commerciale, la competenza bloccata sullo schermo di una persona e l'efficienza che resta all'agenzia. Ha i documenti collegati e le istruzioni scritte una volta, e lo usa chiunque abbia il permesso. Quello che una persona ha messo a punto smette di essere una sua abilità e diventa un modo di lavorare dell'azienda.
- Dieci account personali, ognuno con il suo modo di chiedere all'AIe dieci risultati diversi per lo stesso brief
- Il commerciale si prepara la presentazione da solocon la scheda prodotto che ha sul desktop, vecchia di un anno
- Solo una persona sa farsi scrivere un buon testo dall'AIe quel modo di chiedere non è scritto da nessuna parte
- L'agenzia lavora nel suo accountquando il contratto si chiude avete i deliverable, ma non la skill che li ha generati
- Nessuno sa chi ha accesso ai materialifinché un cliente non riceve un materiale sbagliato
- Un Agente solo, con le istruzioni scritte una voltae chi lo usa parte dai vostri documenti
- Le schede prodotto sono quelle collegatequindi anche il commerciale parte da quelle in vigore
- Il modo di chiedere diventa un Prompt salvato, una richiesta pronta da riusarecon spazi da riempire ogni volta, per esempio il nome del cliente: si ordina in cartelle e si richiama in chat scrivendo la chiocciola (@)
- L'agenzia entra come utente e viene tolta a fine progettoe quello che ha prodotto resta nella vostra area di lavoro
- Resta scritto chi ha cambiato cosanel Registro di audit, per la durata che decidete voi
Come funziona
Gli dite cosa sa. Poi lo passate agli altri.
Un Agente è fatto di tre cose: le istruzioni che gli scrivete in italiano, i documenti che gli collegate e le azioni che gli permettete. Le azioni sono le cose che può fare oltre a rispondere, per esempio cercare sul web o salvare un file. Le Regole dell'azienda valgono anche per lui: le scrive un amministratore e dicono quali sono le frasi da non scrivere. Qui sotto, quattro esempi.
Risponde, e poi fa.
Chiunque può chiedere, quando gli serve e nella lingua in cui lavora. L’Agente risponde sui documenti che gli avete dato e cita quello da cui arriva, così si può controllare. E se quello che serve è un’azione sulle vostre app, la propone: su quelle delicate chiede prima.
Sa come parlate.
Gli collegate il documento del tono di voce, le schede prodotto e le frasi da non scrivere. Da lì in poi lavora su quelli e cita il file da cui ricava ogni informazione.
Lavora con gli strumenti che usate.
Le azioni si scelgono da un elenco: cercare sul web, leggere e salvare file nelle cartelle della Libreria (l’archivio di Userbot per i documenti). Possono anche lavorare sulle app che avete già, come Mailchimp e HubSpot. Un esempio? Prima di scrivere una cifra in una presentazione, l’Agente la controlla sul web.
Lo usa anche il commerciale.
Lo mette a punto chi conosce quel lavoro, poi lo apre al gruppo che ne ha bisogno. Il commerciale lo trova pronto, senza sapere come è costruito.
Parte anche senza che glielo chiediate.
Scegliete ogni quanto deve lavorare e a che ora. Un esempio? Il lunedì alle nove il punto sulle novità del settore è già scritto, con i link accanto.
L'Agente condiviso
L'Agente delle presentazioni. Lo usa anche il commerciale.
Una persona lo mette a punto: collega il documento del tono di voce, le schede prodotto in vigore, i casi già pubblicati e le frasi da non scrivere. Poi lo apre al gruppo Commerciale. Da quel momento ogni presentazione che arriva al cliente parte da quei documenti.
- Si condivide già pronto.Le istruzioni e i documenti sono dentro l'Agente, quindi chi lo usa chiede e basta. Un esempio? Una persona del commerciale chiede la presentazione per il cliente di domani, e parte già dal vostro tono di voce.
- Il tono di voce è collegato.È un documento, come le schede prodotto e i casi pubblicati. L'Agente lavora su quelli e cita il file da cui prende ogni dato.
- Il modo di chiedere si salva.Diventa un Prompt salvato: una richiesta con spazi da riempire ogni volta, per esempio il nome del cliente, ordinata in cartelle. Si richiama in chat scrivendo la chiocciola (@). Quello che una persona ha capito resta in azienda anche dopo un cambio di lavoro.
- Una campagna è un Progetto.Raccoglie più chat con le stesse istruzioni, lo stesso contesto e la stessa cartella di documenti. Vale anche per l'agenzia esterna.
Governance
Uno strumento dell'azienda. Non un account personale.
In marketing è la parte che interessa meno, ed è quella che decide se lo strumento entra in azienda o resta un abbonamento su una carta di credito.
- Più fornitori di modelli AI, un abbonamento.OpenAI, Anthropic, Google, Mistral. Scegliete quale modello usare per quale lavoro. Quando ne esce uno migliore lo cambiate, senza firmare un altro contratto.
- Modelli ospitati in Unione Europea.Al fornitore del modello AI arrivano solo il messaggio, le parti dei documenti che servono alla risposta e le istruzioni dell'Agente. L'archivio dei documenti, mai. Il fornitore non tiene copia dei dati: si chiama conservazione zero, e vale con tutti.
- I vostri testi non addestrano modelli.Con ogni fornitore di modelli AI c'è una clausola esplicita che lo vieta. Il testo della clausola cambia da un fornitore all'altro, il divieto è lo stesso.
- Resta scritto chi cambia cosa.Il Registro di audit annota chi crea gli Agenti, chi cambia i permessi, chi entra e chi esce. Annota anche chi crea o revoca le chiavi API, le credenziali per collegare altri software. Il contenuto delle conversazioni resta fuori. Il registro conserva novanta giorni di storico, e la durata si può cambiare. Un esempio? Quando l'agenzia lascia il progetto, la sua rimozione è una riga del registro.
Da dove si comincia
Ogni lavoro. Il suo strumento.
Conviene partire da quello che serve anche fuori dal marketing: è lì che un Agente condiviso fa una differenza che un abbonamento personale non fa.
Per questi lavori serve un Agente condiviso
- La presentazione che usa anche il commercialeSchede prodotto collegate e documento del tono di voce: chiunque la prepari parte da lì.
- La risposta a una domanda che torna sempre su un prodottoCita la scheda da cui ricava la risposta, così chi la manda la controlla prima.
- Il testo con divieti da rispettare o un via libera da ottenereLe Regole si scrivono in italiano: indicano le frasi da non scrivere e cosa richiede un via libera.
- Il lavoro dell'agenzia dentro un ProgettoStesse istruzioni e stessi documenti, e quello che produce resta nella vostra area di lavoro.
Tutti e quattro li affidate a un Agente solo, condiviso con chi decidete voi.
Per questi lavori serve un altro strumento di Userbot
- Un calcolatore o un configuratore da mettere in una landingÈ una Mini App: la descrivete a parole e Userbot crea lo strumento, con i suoi campi e il risultato.
- Materiali e casi ancora sparsi in cartelle diversePrima si raccolgono nella Conoscenza aziendale: se una cosa non è lì, l'Agente non la trova.
- Un processo che passa da più softwareDal modulo del sito al CRM allo strumento di invio email: è un Workflow, un'automazione in più passaggi.
- Rispondere ai clienti che vi contattanoSono i Canali, dove arrivano le richieste e risponde un Agente: chat del sito, WhatsApp, email e telefono.
Se non sapete quale strumento serve al vostro caso, lo individuiamo insieme in una demo di mezz'ora.
Domande frequenti
Cinque domande ricorrenti. Le risposte, per iscritto.
Ho già ChatGPT e mi trovo bene. Cosa cambia?
Poco, sul singolo testo. È lo stesso genere di strumento, e sotto ci sono in buona parte gli stessi modelli. Cambiano due cose, e nessuna delle due riguarda la scrittura. La prima:quello che avete messo a punto diventa patrimonio dell'azienda. L'Agente con il tono di voce, le schede prodotto e le frasi da non scrivere lo usa anche chi è fuori dal marketing, a partire dal commerciale. La seconda: un contratto solo al posto di dieci carte di credito. I modelli sono ospitati in Unione Europea e i vostri testi non vengono usati per addestrare i modelli. Se il problema è il primo testo, ChatGPT va benissimo. Se è il decimo collega che si inventa una versione diversa, non basta più.L’AI scrive testi che non sembrano nostri.
Dipende dai materiali su cui lavora. Succede quando non ha niente su cui appoggiarsi, e un prompt più lungo non lo risolve. All'Agente si collegano i materiali veri: il documento del tono di voce, le schede prodotto, i casi già pubblicati, le frasi da non scrivere. Da lì in poi lavora su quelli e cita il file da cui prende. Un testo pronto da pubblicare senza ritocchi è una promessa che nessuno può mantenere, e noi non la facciamo. Ogni testo parte dai vostri documenti.Quello che scrivo finisce in un modello che si allena sui nostri dati?
No. I modelli sono ospitati in Unione Europea. Al fornitore del modello AI arriva solo quello che occorre per rispondere: il messaggio, le parti dei documenti che servono alla risposta e le istruzioni in vigore. L'archivio dei documenti, mai. Con ogni fornitore vale la conservazione zero, cioè il fornitore non tiene copia dei dati. E una clausola vieta di usare quei contenuti per addestrare i modelli: il testo della clausola cambia da un fornitore all'altro, il divieto è lo stesso. C'è un'eccezione sola: un modello vostro. Il vostro IT lo collega fornendo l'indirizzo del modello (l'endpoint) e una chiave, la credenziale che lo autorizza. In quel caso le richieste vanno a quel modello e valgono le condizioni del suo fornitore. Il dettaglio è nel Trust center, la pagina del sito con la documentazione su sicurezza e contratti.L’agenzia esterna come ci lavora dentro?
Come una persona del team, con i permessi che decidete voi. Un utente dell'agenzia costa quanto gli altri e si toglie a fine progetto, e la rimozione resta scritta nel Registro di audit. Quello che l'agenzia produce dentro un Progetto resta nell'area di lavoro della vostra azienda anche dopo. Se l'agenzia lavora sui propri account personali, il materiale resta all'agenzia. Il costo di un utente è nella pagina dei prezzi.Chi controlla che non esca una cosa sbagliata su un prodotto?
Due livelli di controllo. Il primo: l'Agente lavora sui materiali collegati e cita il file da cui prende ogni affermazione, quindi la scheda si apre e si verifica prima di mandare. Il secondo: dove serve si scrive una Regola, cioè cosa non si può affermare e cosa richiede il via libera di una persona. Le Regole si scrivono in italiano e le scrive solo un amministratore. Quando scattano, l'Agente si ferma prima di eseguire, e il compito resta sospeso fino al sì della persona indicata. Un esempio? La presentazione da salvare nella cartella del commerciale aspetta il sì del responsabile marketing.
Chi c'è dietro
Userbot è parte del Gruppo Smeup, la software house italiana attiva dal 1986, con 100 milioni di ricavi, 21 sedi in Italia e 710 persone. Dentro il Gruppo, Userbot porta l'AI in produzione da dieci anni.
- Dati in Unione Europeai vostri dati non addestrano i modelli
- GDPR e AI Actdocumentazione nel Trust center
- 40+ aziende e PA italiane10 anni di AI in produzione
Il passo dopo
L'Agente delle presentazioni.
Costruito davanti a voi.
Trenta minuti con il prodotto aperto. Colleghiamo un documento del tono di voce e le schede prodotto, costruiamo l'Agente e lo condividiamo con un collega.