Come creare un agente AI per l’azienda: guida in 6 passi, con un esempio

In breve

• Un agente AI è un assistente configurato su un lavoro preciso, con istruzioni stabili, i documenti che gli servono e le azioni sulle app aziendali.
• Si crea in sei passi: scegliere un compito ricorrente, scrivere le istruzioni, dare i documenti, collegare le azioni, mettere permessi e approvazioni, provare su casi veri.
• Le istruzioni che funzionano hanno sei parti: ruolo, obiettivo, compiti, formato della risposta, cosa evitare e cosa fare quando mancano informazioni.
• Se il lavoro parte da un evento e segue passaggi fissi serve un Workflow; se richiede un giudizio caso per caso, un agente.

Un agente AI utile parte da un lavoro che in azienda si ripete ogni settimana e che oggi sa fare bene una persona sola. In questa guida vediamo il metodo in sei passi, valido su qualunque piattaforma, e lo applichiamo dall’inizio alla fine a un caso concreto: l’ufficio acquisti che deve confrontare tre offerte di fornitori.

Cos’è un agente AI, e in cosa è diverso da una chat?

Una chat risponde a chi scrive, e ogni volta riparte da quello che le si spiega. Un agente ha già le istruzioni, i documenti e le azioni per un compito preciso: chi lo apre scrive la richiesta e basta. Un Workflow, infine, è un processo che parte da solo da un evento e segue sempre gli stessi passaggi.

L’esempio che seguiamo. L’ufficio acquisti di un’azienda manifatturiera riceve, per ogni richiesta d’acquisto, tre offerte in PDF, ognuna con un formato diverso. Oggi un buyer le legge, ricopia prezzi, tempi di consegna e condizioni di pagamento in un foglio e scrive una proposta al responsabile. È un lavoro che si ripete, ha regole chiare e richiede comunque un giudizio: il candidato ideale per un agente.

Passo 1: quale compito conviene affidare a un agente?

Un compito ricorrente, circoscritto e con un risultato che si può verificare. «Assistente dell’ufficio acquisti» è troppo largo: non sai mai se ha fatto bene. «Confronta le offerte ricevute per una richiesta d’acquisto e proponi il fornitore» è un compito: chi lo usa sa cosa aspettarsi, e tu sai come controllarlo.

Il compito giusto ha quattro caratteristiche:

• si ripete almeno ogni settimana;
• ha regole che sai mettere per iscritto;
• ha un risultato che una persona riconosce come giusto o sbagliato in un minuto;
• se l’agente sbaglia, l’errore si vede prima che faccia danni.

Prima di scrivere una riga, annota due numeri: quante volte al mese capita e quanto tempo richiede oggi. Ti serviranno al passo 6 per capire se l’agente vale il lavoro che ci hai messo.

Passo 2: come si scrivono le istruzioni di un agente AI?

Come le scriveresti a un collega bravo appena arrivato: cosa deve fare, per chi, in che formato e dove fermarsi. Le istruzioni che funzionano hanno sei parti, sempre le stesse. Ecco quelle dell’agente per l’ufficio acquisti, da copiare e adattare:

Ruolo. Sei l’assistente dell’ufficio acquisti per il confronto delle offerte dei fornitori.

Obiettivo. Aiutare il buyer a scegliere l’offerta migliore per una richiesta d’acquisto, con una proposta motivata.

Compiti. Per ogni offerta estrai prezzo unitario e totale, tempi di consegna, condizioni di pagamento, validità dell’offerta e penali. Confrontale con il capitolato e con le condizioni standard dell’azienda, e segnala ogni scostamento.

Formato della risposta. Una tabella con una colonna per fornitore, poi una proposta di tre righe con il fornitore consigliato e il motivo.

Cosa evitare. Non inventare valori che non trovi nell’offerta. Non dare per scontato che l’IVA sia inclusa. Non contattare i fornitori.

Quando mancano informazioni. Se un’offerta non riporta un dato, scrivi «non indicato» e chiedi al buyer se vuole sollecitarlo. Se il fornitore non è nell’albo dei fornitori qualificati, dillo prima di ogni altra cosa.

Lo schema vale per un agente HR sulle ferie come per uno dell’help desk: cambiano i contenuti, non le sei parti. Quella che si dimentica più spesso è l’ultima. Un agente che non sa cosa fare quando manca un dato rischia di inventarlo.

Passo 3: quali documenti servono all’agente?

Solo quelli che usa per il compito, nella versione in vigore. Per l’esempio sono tre: il capitolato standard, l’albo dei fornitori qualificati e le condizioni di pagamento dell’azienda. Le offerte invece cambiano ogni volta, e le carica il buyer nella conversazione.

Due regole pratiche. Niente doppioni: con due versioni dello stesso capitolato l’agente non sa quale vale. E ogni cartella ha un responsabile che la tiene aggiornata, perché un agente è affidabile quanto i documenti da cui legge.

Passo 4: quali azioni può fare l’agente sulle app aziendali?

Quelle che servono al compito, abilitate una per una. Un agente che legge e basta risponde; uno che può preparare una bozza di email o una riga nel gestionale fa il lavoro. Per l’ufficio acquisti bastano due azioni: la bozza di email al fornitore scelto, in Outlook o Gmail, e, se il gestionale è collegato, la richiesta d’ordine.

Comincia dalle azioni di lettura e aggiungi quelle di scrittura solo quando le prove del passo 6 sono andate bene. Ogni azione di scrittura in più è una cosa in più da controllare.

Passo 5: chi decide cosa può fare l’agente da solo?

Lo decide l’azienda, prima che l’agente lo usi qualcuno. Servono tre scelte:

• Chi lo usa: il gruppo acquisti, non tutta l’azienda.
• Con quale account agisce: quello di chi lo sta usando, così l’agente non vede niente che quella persona non possa già aprire.
• Cosa aspetta un sì: un ordine sopra una soglia, un fornitore fuori albo, una email che esce dall’azienda. L’agente prepara, il responsabile acquisti approva.

Così l’agente lavora dentro le stesse regole delle persone, e chi controlla sa sempre chi ha fatto cosa.

Passo 6: come si prova un agente prima di darlo al reparto?

Con casi veri di cui conosci già la risposta giusta. Prendi cinque o sei richieste d’acquisto degli ultimi mesi, con le offerte e la scelta che avete fatto, e falle rifare all’agente. Dove sbaglia, correggi le istruzioni o i documenti, non il singolo caso.

Includi almeno un caso difficile: un’offerta a cui manca un dato, un fornitore fuori albo, due offerte quasi uguali. È lì che si vede se le istruzioni reggono. Ripeti le prove dopo ogni modifica importante e, solo quando passano, condividi l’agente spiegando a cosa serve e come si usa.

Dopo un mese riprendi i due numeri del passo 1: quante richieste sono passate dall’agente e quanto tempo è servito. Se il conto non torna, di solito il problema è il compito scelto, non il modello.

Quando serve un Workflow invece di un agente?

Quando il lavoro deve partire da solo e seguire sempre gli stessi passaggi, senza una persona che lo avvia. Se le offerte arrivassero da un modulo del portale fornitori e andassero sempre registrate nello stesso modo, servirebbe un Workflow: parte dal modulo, legge il PDF, scrive nel gestionale e avvisa il buyer.

La regola pratica: se c’è un giudizio da dare caso per caso, parti da un agente; se i passaggi sono fissi e partono da un evento, disegna un Workflow. Spesso lavorano insieme: il Workflow raccoglie e prepara i dati, l’agente aiuta la persona a decidere.

Quali sono gli errori più comuni quando si crea un agente AI?

• Il compito troppo largo. Un agente «che sa tutto dell’ufficio» non si può provare, quindi non si può migliorare.
• Le istruzioni senza formato. Se non dici come vuoi la risposta, ne arriva una diversa ogni volta e nessuno se ne fida.
• I documenti vecchi o doppi. L’agente cita con sicurezza la versione superata del capitolato.
• Le azioni di scrittura senza approvazione. Basta un errore che esce dall’azienda per fermare il progetto.
• Nessun responsabile. Un agente che nessuno cura dopo il primo mese smette di essere aggiornato.
• Il modello prima del compito. Cambiare modello raramente rimedia a istruzioni scritte male.

Come si crea un agente AI in Userbot?

Si descrive a parole cosa deve fare, e l’assistente compila la configurazione campo per campo: nome, istruzioni, modello, documenti e azioni. Da lì si rifinisce a mano, si prova nell’anteprima e si condivide con il gruppo.

• Istruzioni e modello: si parte dalla propria descrizione o da un modello di agente già pronto, e si sceglie fra i modelli di OpenAI, Anthropic, Google e Mistral.
• Documenti: file allegati o cartelle della Libreria.
• Azioni: ricerca sul web, richiesta di approvazione, Skill, Integrazioni con centinaia di app e integrazioni su misura via HTTP o MCP.
• Input: una richiesta scritta oppure un modulo con i campi che servono, per esempio codice della richiesta, budget e data di consegna.
• Controllo: connessione personale per impostazione predefinita, Regole e Approvazioni dell’azienda, e il Registro di audit che traccia creazione ed eliminazione degli agenti e le integrazioni.

La lezione dell’Academy sugli Agenti mostra il percorso completo su un agente esperto del contratto nazionale del commercio, dalla descrizione alla condivisione.

Antonio Giarrusso, Founder di Userbot e Head of AI del Gruppo Smeup

Ha fondato Userbot nel 2017 per portare gli Agenti AI dentro i processi delle aziende. Si occupa di sviluppo AI, design del prodotto e go-to-market. Dal 2024 fa parte del Forbes Technology Council.