Come Gestiamo un Team da Remoto

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Può sembrare difficile, ma collaborare da lontano ha bisogno di specifici processi. Sei curioso di conoscere la nostra ricetta? Dai uno sguardo qui!

Abbiamo scoperto che la ricetta perfetta per lavorare da remoto è composta da tre ingredienti principali: Team, Tools e Processi.

1. Team

Bisogna dire che è l’ingrediente più importante. Non tutti sono in grado di lavorare in remoto. Non tutti possono gestire un ambiente del genere. Pertanto, è importante riunire un Team che sia in grado di lavorare in queste condizioni.

Noi di Userbot crediamo che i risultati migliori possono essere raggiunti solo attraverso la collaborazione di ogni membro, non dalla competizione interna. Ecco cosa abbiamo capito:

•    Assumi persone con voglia di fare
  Le persone con voglia di fare potranno fare qualsiasi cosa anche se si trovano dall’altra parte del mondo. Non devi dare loro dei compiti, ma soltanto fornire indicazioni e le cose più importanti da eseguire. Ad ogni modo, saranno sempre in grado di fare qualcosa.
•    Assumi persone di cui ti puoi fidare
  Il lavoro a distanza non funziona quando non ci si può fidare della persona che si trova dall’altra parte. Se ti senti spesso preoccupato di ciò che sta facendo qualcuno, allora non ti stai concentrando sul prodotto. La fiducia è fondamentale.
•    Fidati delle persone che assumi
  Il rovescio della medaglia è che devi dare fiducia alle persone che assumi. In qualità di Manager devi imparare a controllare secondo le aspettative piuttosto che i “culi sulla sedia”, quindi assicurati di poterti fidare di coloro che assumi.
•    Assumi persone che sappiano scrivere
  In un normale ufficio, le informazioni sono condivise personalmente. In un ambiente di lavoro a distanza, tutto è condiviso tramite comunicazione scritta. La comunicazione è fondamentale in un team da remoto. Pertanto, i buoni scrittori sono preziosi.
•    Assumi persone che siano a loro agio senza un luogo di lavoro sociale
  Sarà importante cercare di creare alcuni aspetti sociali con un team che lavora da remoto. La verità è che i luoghi di lavoro da remoto sono meno sociali di quelli fisici. I migliori lavoratori a distanza si trovano bene in questi ambienti di lavoro.

2. Tools

Gli strumenti di lavoro sono importanti in un ambiente di lavoro da remoto perché consentono di organizzare al meglio il Team e mantenere tutti focalizzati sullo stesso obiettivo.

In una sede operativa comune è sempre possibile riunire i membri del team per fare il punto della situazione tutti insieme. In un team a distanza, avrai bisogno degli strumenti giusti per assicurarti che tutti rimangano focalizzati sullo stesso obiettivo e possano continuare a farlo senza una persona fisica accanto a loro che li guidi.

Ecco alcuni strumenti che abbiamo trovato utili per coordinare le attività.

• Slack
  Slack è il nostro ufficio virtuale. Se sei su Slack, significa che sei al lavoro. A seconda delle dimensioni del Team, è consigliabile utilizzare diversi canali all’interno di Slack. Quando il Team comincia ad ampliarsi, può essere davvero comodo creare nuovi canali per parlare di diversi argomenti, come “generale”, “marketing” ecc. Attualmente abbiamo 6 canali, che includono attività lavorative come #development , #botnews o #communication.
•    Trello
  Trello funge da roadmap. Ogni volta che abbiamo qualcosa da fare, aggiornamenti o problemi da risolvere, lo aggiungiamo in una lista di cose da fare su Trello. Nella maggior parte delle situazioni, ti troverai a creare troppe schede. Il trucco che usiamo per evitare il sovraccarico delle schede è che è necessario scrivere la descrizione del Task, eventuali note e aggiungere i membri coinvolti. Utilizziamo Trello anche per tenere traccia della documentazione di supporto e di tutti i progetti che devono essere completati. È uno strumento che funziona perfettamente con i Team a distanza.
•    GitLab
  Utilizziamo GitLab per costruire il nostro prodotto. GitLab contiene tutto il nostro progetto relativo al codice sorgente. Utilizziamo le Issues per segnalare e risolvere i bug. Le feature invece vengono pianificate su Trello.
•    GoogleDocs
  Per la maggior parte dei documenti, Google Docs è perfetto. Condividiamo fogli di calcolo inerenti le campagne marketing, contratti e altre informazioni che potrebbero essere utili in futuro.
• Figma
  Il nostro tool preferito per la progettazione di strepitosi progetti, come mockup e pagine web. Con Figma ogni membro del Team può vedere in tempo reale le modifiche fatte dagli altri collaboratori. Lavorare insieme, anche da lontano, è possibile con i giusti strumenti.

3. Processi

•    Ognuno fornisce supporto
  Il cliente è la nostra linfa vitale. Ci impegniamo ogni giorno per risolvere i problemi dei nostri clienti e contribuire a rendere la loro esperienza più semplice. Se tutti i membri del Team forniscono supporto, tutti possono ascoltare i clienti. Anche le persone che contribuiscono alla creazione del prodotto finiscono per dare supporto al prodotto. Se un cliente è arrabbiato a causa di un bug, la persona responsabile del bug dovrebbe ascoltare il cliente e risolverlo immediatamente.
• Aggiornamenti quotidiani
  Ogni mattina i Responsabili di ciascun Reparto si occupano di verificare che tutti i membri del Team abbiano svolto i loro compiti e prendono nota del da farsi per il prossimo step. In questo modo è facile rimanere aggiornati su tutti i progetti e inoltre ogni membro del Team di Userbot rende noto a tutti gli altri di svolgere il proprio lavoro correttamente e rispettare le proprie scadenze.
• Consegne Frequenti
  Ogni membro del Team consegna i propri lavori in tanti piccoli step e non l’intero progetto alla fine. In questo modo è possibile agire presto su eventuali modifiche e non stravolgere o vanificare tutto il lavoro.
• Testare il prodotto
  Prima del rilascio di un aggiornamento o di un prodotto, il Team si occupa di fare quanti più test possibili, al fine di verificare che tutto funzioni correttamente. La scelta di questo metodo si basa sul fatto che, una volta che il prodotto è lanciato sul mercato, sarà più difficile andare a rimediare eventuali errori. Pertanto, meglio testare prima, che curare danni dopo.
• Call settimanali
  Almeno una volta a settimana tutti i membri del Team sono impegnati in una call di aggiornamento. Non soltanto per ciò che riguarda il nostro prodotto, ma eventuali sviluppi futuri dell’azienda, come ampliamento del Team, possibilità di collaborazioni con Aziende, potenziali eventi o convegni a cui partecipare. Tenere aggiornato il Team è fondamentale, dopotutto siamo una Squadra!