# Come creare un agente AI per l’azienda: guida in 6 passi, con un esempio Il metodo in sei passi per creare un agente AI che il reparto usa davvero, applicato dall’inizio alla fine a un caso concreto: l’ufficio acquisti che confronta tre offerte. - URL: https://userbot.ai/blog/come-creare-agente-ai-azienda - Autore: Antonio Giarrusso, Founder di Userbot e Head of AI del Gruppo Smeup - Pubblicato: 2026-10-29 - Tema: Agenti e automazione - Editore: Userbot (https://userbot.ai) ## In breve - Un agente AI è un assistente configurato su un lavoro preciso, con istruzioni stabili, i documenti che gli servono e le azioni sulle app aziendali. - Si crea in sei passi: scegliere un compito ricorrente, scrivere le istruzioni, dare i documenti, collegare le azioni, mettere permessi e approvazioni, provare su casi veri. - Le istruzioni che funzionano hanno sei parti: ruolo, obiettivo, compiti, formato della risposta, cosa evitare e cosa fare quando mancano informazioni. - Se il lavoro parte da un evento e segue passaggi fissi serve un Workflow; se richiede un giudizio caso per caso, un agente. Un agente AI utile parte da un lavoro che in azienda si ripete ogni settimana e che oggi sa fare bene una persona sola. In questa guida vediamo il metodo in sei passi, valido su qualunque piattaforma, e lo applichiamo dall’inizio alla fine a un caso concreto: l’ufficio acquisti che deve confrontare tre offerte di fornitori. **Agente AI**: Un assistente configurato su un lavoro preciso: ha istruzioni stabili, i documenti che gli servono e le azioni che può fare sulle app aziendali. Si prepara una volta e lo usa tutto il reparto. ## Cos’è un agente AI, e in cosa è diverso da una chat? Una chat risponde a chi scrive, e ogni volta riparte da quello che le si spiega. Un agente ha già le istruzioni, i documenti e le azioni per un compito preciso: chi lo apre scrive la richiesta e basta. Un Workflow, infine, è un processo che parte da solo da un evento e segue sempre gli stessi passaggi. | | Chat | Agente AI | Workflow | | --- | --- | --- | --- | | Chi la avvia | Una persona, con una domanda | Una persona, con una richiesta del suo lavoro | Un evento: un orario, un modulo, una chiamata da un altro sistema | | Istruzioni | Da rispiegare ogni volta | Scritte una volta, uguali per tutti | Fissate nei passaggi del processo | | Documenti e app | Quelli che allega chi scrive | Quelli che gli ha dato chi l’ha creato | Quelli collegati a ogni passaggio | | Quando serve | Domande diverse ogni giorno | Lo stesso tipo di lavoro, con un giudizio caso per caso | Gli stessi passaggi, senza una persona davanti | ## Quali sono i passi per creare un agente AI? 1. **Scegli un compito preciso**: Uno solo, ricorrente, con un risultato che riconosci quando è giusto. 2. **Scrivi le istruzioni**: Ruolo, obiettivo, compiti, formato della risposta, cosa evitare e cosa fare quando mancano informazioni. 3. **Dagli i documenti**: Solo quelli che servono al compito, aggiornati, in una cartella con un responsabile. 4. **Collega le azioni**: Le app su cui deve leggere o scrivere, abilitate una alla volta. 5. **Metti permessi e approvazioni**: Chi lo usa, con quale account, e cosa non può fare senza il sì di una persona. 6. **Prova e misura**: Casi veri con il risultato atteso, prima di darlo al reparto e dopo ogni modifica. **L’esempio che seguiamo.** L’ufficio acquisti di un’azienda manifatturiera riceve, per ogni richiesta d’acquisto, tre offerte in PDF, ognuna con un formato diverso. Oggi un buyer le legge, ricopia prezzi, tempi di consegna e condizioni di pagamento in un foglio e scrive una proposta al responsabile. È un lavoro che si ripete, ha regole chiare e richiede comunque un giudizio: il candidato ideale per un agente. ## Passo 1: quale compito conviene affidare a un agente? Un compito ricorrente, circoscritto e con un risultato che si può verificare. «Assistente dell’ufficio acquisti» è troppo largo: non sai mai se ha fatto bene. «Confronta le offerte ricevute per una richiesta d’acquisto e proponi il fornitore» è un compito: chi lo usa sa cosa aspettarsi, e tu sai come controllarlo. Il compito giusto ha quattro caratteristiche: - si ripete almeno ogni settimana; - ha regole che sai mettere per iscritto; - ha un risultato che una persona riconosce come giusto o sbagliato in un minuto; - se l’agente sbaglia, l’errore si vede prima che faccia danni. Prima di scrivere una riga, annota due numeri: quante volte al mese capita e quanto tempo richiede oggi. Ti serviranno al passo 6 per capire se l’agente vale il lavoro che ci hai messo. ## Passo 2: come si scrivono le istruzioni di un agente AI? Come le scriveresti a un collega bravo appena arrivato: cosa deve fare, per chi, in che formato e dove fermarsi. Le istruzioni che funzionano hanno sei parti, sempre le stesse. Ecco quelle dell’agente per l’ufficio acquisti, da copiare e adattare: > **Ruolo.** Sei l’assistente dell’ufficio acquisti per il confronto delle offerte dei fornitori. > > **Obiettivo.** Aiutare il buyer a scegliere l’offerta migliore per una richiesta d’acquisto, con una proposta motivata. > > **Compiti.** Per ogni offerta estrai prezzo unitario e totale, tempi di consegna, condizioni di pagamento, validità dell’offerta e penali. Confrontale con il capitolato e con le condizioni standard dell’azienda, e segnala ogni scostamento. > > **Formato della risposta.** Una tabella con una colonna per fornitore, poi una proposta di tre righe con il fornitore consigliato e il motivo. > > **Cosa evitare.** Non inventare valori che non trovi nell’offerta. Non dare per scontato che l’IVA sia inclusa. Non contattare i fornitori. > > **Quando mancano informazioni.** Se un’offerta non riporta un dato, scrivi «non indicato» e chiedi al buyer se vuole sollecitarlo. Se il fornitore non è nell’albo dei fornitori qualificati, dillo prima di ogni altra cosa. Lo schema vale per un agente HR sulle ferie come per uno dell’help desk: cambiano i contenuti, non le sei parti. Quella che si dimentica più spesso è l’ultima. Un agente che non sa cosa fare quando manca un dato rischia di inventarlo. ## Passo 3: quali documenti servono all’agente? Solo quelli che usa per il compito, nella versione in vigore. Per l’esempio sono tre: il capitolato standard, l’albo dei fornitori qualificati e le condizioni di pagamento dell’azienda. Le offerte invece cambiano ogni volta, e le carica il buyer nella conversazione. Due regole pratiche. Niente doppioni: con due versioni dello stesso capitolato l’agente non sa quale vale. E ogni cartella ha un responsabile che la tiene aggiornata, perché un agente è affidabile quanto i documenti da cui legge. ## Passo 4: quali azioni può fare l’agente sulle app aziendali? Quelle che servono al compito, abilitate una per una. Un agente che legge e basta risponde; uno che può preparare una bozza di email o una riga nel gestionale fa il lavoro. Per l’ufficio acquisti bastano due azioni: la bozza di email al fornitore scelto, in Outlook o Gmail, e, se il gestionale è collegato, la richiesta d’ordine. Comincia dalle azioni di lettura e aggiungi quelle di scrittura solo quando le prove del passo 6 sono andate bene. Ogni azione di scrittura in più è una cosa in più da controllare. ## Passo 5: chi decide cosa può fare l’agente da solo? Lo decide l’azienda, prima che l’agente lo usi qualcuno. Servono tre scelte: - **Chi lo usa:** il gruppo acquisti, non tutta l’azienda. - **Con quale account agisce:** quello di chi lo sta usando, così l’agente non vede niente che quella persona non possa già aprire. - **Cosa aspetta un sì:** un ordine sopra una soglia, un fornitore fuori albo, una email che esce dall’azienda. L’agente prepara, il responsabile acquisti approva. Così l’agente lavora dentro le stesse regole delle persone, e chi controlla sa sempre chi ha fatto cosa. **Come lo fa Userbot: Le azioni delicate aspettano un sì.** In Userbot le Regole si scrivono in italiano. Dove serve un’approvazione, l’Agente prepara la richiesta e il compito resta sospeso finché la persona indicata non dà il via libera. ## Passo 6: come si prova un agente prima di darlo al reparto? Con casi veri di cui conosci già la risposta giusta. Prendi cinque o sei richieste d’acquisto degli ultimi mesi, con le offerte e la scelta che avete fatto, e falle rifare all’agente. Dove sbaglia, correggi le istruzioni o i documenti, non il singolo caso. Includi almeno un caso difficile: un’offerta a cui manca un dato, un fornitore fuori albo, due offerte quasi uguali. È lì che si vede se le istruzioni reggono. Ripeti le prove dopo ogni modifica importante e, solo quando passano, condividi l’agente spiegando a cosa serve e come si usa. Dopo un mese riprendi i due numeri del passo 1: quante richieste sono passate dall’agente e quanto tempo è servito. Se il conto non torna, di solito il problema è il compito scelto, non il modello. **Come lo fa Userbot: Prove ripetibili, dopo ogni modifica.** In Userbot ogni Agente ha i suoi Test: casi con il risultato atteso, che un giudice AI rivaluta quando cambi le istruzioni. Accanto ci sono le statistiche d’uso degli ultimi 30 giorni. ## Quando serve un Workflow invece di un agente? Quando il lavoro deve partire da solo e seguire sempre gli stessi passaggi, senza una persona che lo avvia. Se le offerte arrivassero da un modulo del portale fornitori e andassero sempre registrate nello stesso modo, servirebbe un Workflow: parte dal modulo, legge il PDF, scrive nel gestionale e avvisa il buyer. La regola pratica: se c’è un giudizio da dare caso per caso, parti da un agente; se i passaggi sono fissi e partono da un evento, disegna un [Workflow](https://userbot.ai/workflows). Spesso lavorano insieme: il Workflow raccoglie e prepara i dati, l’agente aiuta la persona a decidere. ## Quali sono gli errori più comuni quando si crea un agente AI? - **Il compito troppo largo.** Un agente «che sa tutto dell’ufficio» non si può provare, quindi non si può migliorare. - **Le istruzioni senza formato.** Se non dici come vuoi la risposta, ne arriva una diversa ogni volta e nessuno se ne fida. - **I documenti vecchi o doppi.** L’agente cita con sicurezza la versione superata del capitolato. - **Le azioni di scrittura senza approvazione.** Basta un errore che esce dall’azienda per fermare il progetto. - **Nessun responsabile.** Un agente che nessuno cura dopo il primo mese smette di essere aggiornato. - **Il modello prima del compito.** Cambiare modello raramente rimedia a istruzioni scritte male. ## Come si crea un agente AI in Userbot? Si descrive a parole cosa deve fare, e l’assistente compila la configurazione campo per campo: nome, istruzioni, modello, documenti e azioni. Da lì si rifinisce a mano, si prova nell’anteprima e si condivide con il gruppo. - **Istruzioni e modello:** si parte dalla propria descrizione o da un modello di agente già pronto, e si sceglie fra i modelli di OpenAI, Anthropic, Google e Mistral. - **Documenti:** file allegati o cartelle della Libreria. - **Azioni:** ricerca sul web, richiesta di approvazione, Skill, Integrazioni con centinaia di app e integrazioni su misura via HTTP o MCP. - **Input:** una richiesta scritta oppure un modulo con i campi che servono, per esempio codice della richiesta, budget e data di consegna. - **Controllo:** connessione personale per impostazione predefinita, Regole e Approvazioni dell’azienda, e il Registro di audit che traccia creazione ed eliminazione degli agenti e le integrazioni. La [lezione dell’Academy sugli Agenti](https://userbot.ai/academy/agenti-e-automazioni/agenti) mostra il percorso completo su un agente esperto del contratto nazionale del commercio, dalla descrizione alla condivisione. Video: https://youtu.be/F2BKinC6OCM ## Domande frequenti sugli agenti AI ### Serve saper programmare per creare un agente AI? No, per gli agenti che lavorano su documenti e app collegate. Su una piattaforma come Userbot lo descrivi a parole e rifinisci la configurazione dall’editor. Lo sviluppo serve solo per collegare un gestionale che non è a catalogo, con un’integrazione via HTTP o MCP. ### Quanto tempo serve per creare un agente? La configurazione richiede pochi minuti, se il compito è chiaro e i documenti sono pronti. Il tempo vero va nelle prove: conta qualche giorno di uso su casi reali prima di condividerlo con tutto il reparto. ### Che differenza c’è tra un agente AI e un chatbot? Un chatbot risponde; un agente porta a termine un compito, usando documenti e azioni sulle app aziendali. Ne parliamo nel dettaglio in [Agenti AI vs chatbot](https://userbot.ai/blog/agenti-ai-vs-chatbot). ### L’agente può vedere documenti riservati? Con la connessione personale vede solo quello a cui ha accesso chi lo sta usando. Per questo conviene partire così, e usare una connessione condivisa solo dove serve davvero, con il permesso di un amministratore. ### Quale modello AI conviene usare per un agente? Dipende dal compito: per estrarre e confrontare dati bastano spesso i modelli veloci, per ragionamenti lunghi servono quelli più potenti. Su una piattaforma con più fornitori lo cambi e rifai le prove, senza rifare l’agente. ### Un agente AI sostituisce una persona? No: prende la parte ripetitiva di un compito e lascia la decisione alla persona. Nell’esempio il buyer non ricopia più le offerte a mano, ma il fornitore lo sceglie lui e l’ordine lo approva il responsabile.